Comment organiser un événement ?

Si vous avez un budget limité ou si vous aimez organiser des événements, organiser vous-même votre événement est certainement une option. Découvrez les avantages et les inconvénients d'organiser vous-même votre événement corporatif par rapport à le faire sous-traiter à une agence événementielle.

Si vous choisissez une agence événementielle, vous devriez alors respecter ces règles sur l'argumentaire de vente aupès des agences événementielles.

Le lieu de l'événement détermine en grande partie l'apparence et l'atmosphère de votre événement. On peut donc dire que le lieu de l'événement peut faire ou défaire un événement. Mais louer une tente peut certainement être une option. N'oubliez pas de prendre en compte les aspects pratiques. Utilisez ces listes de contrôle pratiques :

• Liste de contrôle pour lieux d'événements

On ne choisi pas un traiteur événementiel au hasard. Lors d'un événement, l'amour des participants passe par l'estomac. La restauration est donc très importante et doit correspondre à l'objectif de votre événement et au groupe cible. Nous proposons également des conseils pour choisir le bon traiteur :

• Comment choisir un traiteur de fête ?
• Recommandations : combien de boissons et de snacks fournir

Vous souhaitez avoir de la musique pendant vos pauses de conférence ? Vous offrez une piste de danse lors de votre événement du personnel ? Vous voulez avoir une musique de fond élégante pour votre réception ? Sur fr.eventplanner.be, vous trouverez les meilleurs groupes de musique, orchestres et discjockeys pour votre événement corporatif.

Le divertissement ne se résume pas à la réservation des animations, ... Il faut aussi prendre en compte certains aspects pratiques. De quels permis avez-vous besoin ? Que faire lorsqu'un artiste annule à la dernière minute ?

• liste de contrôle pour le divertissement de votre événement

La décoration détermine en grande partie l'apparence de l'événement et l'expérience de vos invités. Il est important de créer une atmosphère globale et harmonieuse. Un bel endroit agréable suffit certes, mais vous pouvez également opter pour une décoration complète dans votre propre style, ou placer des décos spéciales qui ne passeront pas inaperçues pour créer la bonne ambiance.

Calendars are overflowing. The invitation to your event or party must not only arrive on time, but also encourage the recipient to make part of his time available for your event. The first impression, just a glance, can make all the difference between response and trash. So pay close attention to developing a stimulating invitation. After all, inviting is the art of seduction. Send a pre-announcement or save-the-date 10 weeks before your event.

La constitution d'une liste d'invités est une tâche qui prend du temps. Cependant, vous ne pouvez pas vous permettre de faire des erreurs. Oublier quelqu'un est impardonnable. Demandez de l'aide à d'autres personnes lors de la constitution de la liste des invités.

N'oubliez pas de parler du code vestimentaire ! Dans de nombreux cas, les invités peuvent choisir leurs vêtements librement. Des vêtements spécifiques contribuent-ils à l'ambiance de l'événement ou sont-ils nécessaires compte tenu des conditions (météorologiques) ? Alors vous apprécierez avoir un certain type de vêtements ( code verstimentaire ). Découvrez tous les codes vestimentaires ici.

Plan d'action

Dans le plan d'action ou le script, vous définissez les tâches et les responsabilités de votre équipe. Pendant tout le processus, vous affinez le script. L'organisation d'un événement est un défi complexe auquel de nombreuses parties participent. En tant qu'organisateur, vous devez avoir les compétences en gestion de projet nécessaires pour vous assurer que tout se passe bien.

Budget

L'établissement d'un budget pour les événements est un processus continu. Il est préférable de commencer par une estimation globale. Vous pouvez le faire avant de demander des devis. De cette façon, vous pouvez voir immédiatement si vous travaillez de manière réaliste. Vous ajusterez systématiquement le budget prévisionnel lorsque vous recevrez des offres ou lorsque vous pourrez faire une estimation plus ciblée.

• Liste de contrôle du budget pour les événements

Technologie événementielle

Le rôle des technologies devient de plus en plus important, mais elles peuvent être très différentes d'un événement à l'autre. Parfois, les prouesses techniques volent littéralement la vedette. Lors d'autres événements, des concepts audiovisuels sont utilisés en appui de présentations ou de spectacles. Dans tous les cas, choisissez un prestataire fiable pour la location de matériel audiovisuel.

Photo et vidéo

N'oubliez pas d'engager un photographe et/ou un caméraman. Vous pouvez les envoyer capturer de belles images de moments, d'actes et de public importants.

• Liste de contrôle : à quoi faire attention lors de l'embauche d'un photographe pour votre événement ?

Permis et assurances

Les permis et l' assurance événementielle sont particulièrement importants pour vous en tant qu'organisateur. Si tout vous convient, vous pouvez éviter beaucoup de maux de tête et une gueule de bois financière.