Comment organiser un événement ?

Si tu as un budget limité ou si tu aimes organiser des événements, organiser toi-même ton événement est certainement une option. Découvre les avantages et les inconvénients d'organiser toi-même ton événement corporatif par rapport à le faire sous-traiter à une agence événementielle.

Si tu choisis une agence événementielle, tu devrais alors respecter ces règles sur l'argumentaire de vente auprès des agences événementielles.

Le lieu de l'événement détermine en grande partie l'apparence et l'atmosphère de ton événement. On peut donc dire que le lieu de l'événement peut faire ou défaire un événement. Mais louer une tente peut certainement être une option. N'oublie pas de prendre en compte les aspects pratiques. Utilise ces check-lists pratiques :

• Check-list pour lieux d'événements

On ne choisi pas un traiteur événementiel au hasard. Lors d'un événement, l'amour des participants passe par l'estomac. La restauration est donc très importante et doit correspondre à l'objectif de ton événement et au groupe cible. Nous proposons également des conseils pour choisir le bon traiteur :

• Comment choisir un traiteur de fête ?
• Recommandations : combien de boissons et de snacks fournir

Tu souhaites avoir de la musique pendant tes pauses de conférence ? Tu offres une piste de danse lors de ton événement du personnel ? Tu veux avoir une musique de fond élégante pour ta réception ? Sur fr.eventplanner.be, tu trouveras les meilleurs groupes de musique, orchestres et disc-jockeys pour ton événement corporatif.

Le divertissement ne se résume pas à la réservation des animations, ... Il faut aussi prendre en compte certains aspects pratiques. De quels permis as-tu besoin ? Que faire lorsqu'un artiste annule à la dernière minute ?

• check-list pour le divertissement de ton événement

La décoration détermine en grande partie l'apparence de l'événement et l'expérience de tes invités. Il est important de créer une atmosphère globale harmonieuse. Un bel endroit agréable suffit certes, mais tu peux également opter pour une décoration complète dans ton propre style, ou placer des décos spéciales qui ne passeront pas inaperçues pour créer la bonne ambiance.

Les calendriers débordent. L' invitation à votre événement ou fête doit non seulement arriver à l'heure, mais aussi inciter le destinataire à mettre une partie de son temps à disposition pour votre événement. La première impression, juste un coup d'œil, peut faire toute la différence entre réponse et poubelle. Portez donc une attention particulière à l'élaboration d'une invitation stimulante. Après tout, inviter est l'art de la séduction. Envoyez une pré-annonce ou réservez la date 10 semaines avant votre événement.

La constitution d'une liste d'invités est une tâche qui prend du temps. Cependant, tu ne peux pas te permettre de faire des erreurs. Oublier quelqu'un est impardonnable. Demande de l'aide à d'autres personnes lors de la constitution de la liste des invités.

N'oublie pas de parler du code vestimentaire ! Dans de nombreux cas, les invités peuvent choisir leurs vêtements librement. Des vêtements spécifiques contribuent-ils à l'ambiance de l'événement ou sont-ils nécessaires compte tenu des conditions (météorologiques) ? Alors tu apprécieras avoir un certain type de vêtements ( code verstimentaire ). Découvre tous les codes vestimentaires ici.

Plan d'action

Dans le plan d'action ou le script, tu définis les tâches et les responsabilités de ton équipe. Pendant tout le processus, tu affines le script. L'organisation d'un événement est un défi complexe auquel de nombreuses parties participent. En tant qu'organisateur, tu dois avoir les compétences en gestion de projet nécessaires pour t'assurer que tout se passe bien.

Budget

L'établissement d'un budget pour les événements est un processus continu. Il est préférable de commencer par une estimation globale. Tu peux le faire avant de demander des devis. De cette façon, tu peux voir immédiatement si tu travailles de manière réaliste. Tu ajusteras systématiquement le budget prévisionnel lorsque tu recevras des offres ou lorsque tu pourras faire une estimation plus ciblée.

• Check-list du budget pour les événements

Technologie événementielle

Le rôle des technologies devient de plus en plus important, mais elles peuvent être très différentes d'un événement à l'autre. Parfois, les prouesses techniques volent littéralement la vedette. Lors d'autres événements, des concepts audiovisuels sont utilisés en appui de présentations ou de spectacles. Dans tous les cas, choisis un prestataire fiable pour la location de matériel audiovisuel.

Photo et vidéo

N'oublie pas d'engager un photographe et/ou un caméraman. Tu peux les envoyer capturer de belles images de moments, d'actes et de public importants.

• Check-list : à quoi faire attention lors de l'embauche d'un photographe pour ton événement ?

Permis et assurances

Les permis et l'assurance événementielle sont particulièrement importants pour toi en tant qu'organisateur. Si tout te convient, tu peux éviter beaucoup de casse-têtes et une déconvenue financière.