Un événement devient rapidement un défi complexe impliquant de nombreuses parties. En tant qu'organisateur, vous devez donc avoir les compétences nécessaires en gestion de projet pour garder une bonne vue d'ensemble à tout moment.
Vous devez séparer les problèmes principaux des problèmes secondaires, définir les bonnes priorités et déléguer les tâches dont vous n'avez pas le temps. Par conséquent, travaillez toujours avec soin et de manière structurée.
Puisqu'un événement est limité dans le temps et les ressources, et se conclut par un résultat de projet concret, vous pouvez voir l'organisation d'un événement comme un projet et appliquer les techniques classiques de gestion de projet.
Pour pouvoir travailler en mode projet, vous devrez structurer votre projet. Vous pouvez le faire en divisant votre événement en différentes phases. Vous pouvez utiliser le « modèle de phase » de Jan Verhaar pour cela (voir son livre : Gestion de projet - Une approche professionnelle des événements). Vous trouverez ci-dessous un résumé des différentes phases avec le résultat de la phase (ou le document de décision) entre parenthèses.
1. Phase de lancement (proposition de projet)
Dans cette phase, vous explorez la mission et déterminez les conditions préalables et les points de départ du projet. Vous déterminez les objectifs, développez le concept de base, établissez un plan d'action et faites une planification globale et une première estimation des coûts.
2. Phase de préparation (plan de projet)
Vous développez le concept, déterminez le programme de votre événement et mettez la planification détaillée du projet sur papier.
3. Phase d'élaboration (programme de production)
Pendant la phase d'élaboration, vous traduisez pratiquement le plan que vous avez développé dans les phases précédentes aux membres de votre équipe. Des accords sont passés avec les fournisseurs et des scénarios sont élaborés.
4. Phase d'exécution (événement lui-même)
La phase de mise en œuvre peut être subdivisée en la construction, l'événement lui-même et le démantèlement. Dans cette phase, la production de l'événement est réalisée sur la base du scénario.
5. Phase de résolution (rapport d'évaluation)
Vous assurez l'entretien et le suivi nécessaires à l'événement. L'évaluation du projet a également lieu dans cette phase.
La prise de décision par le client potentiel peut se faire sur la base des documents de décision que vous pouvez établir à la fin de chaque phase de préparation.
Afin de gérer (gérer) votre projet sur tous ses aspects, vous pouvez encore le subdiviser en différents processus qui peuvent ou non se dérouler en parallèle les uns aux autres. Considérons, par exemple, une trajectoire de communication, une trajectoire substantielle qui se concentre sur les locuteurs et le divertissement, etc.
Déterminer au sein de votre projet quels sont les facteurs critiques de succès et leurs échéances et utiliser un logiciel de gestion de projet d'événements pour en assurer le suivi, ce sont des éléments qu'il faut absolument aborder pour concrétiser le projet. Pensez à trouver un lieu convenable, la disponibilité d'un certain artiste ou conférencier, l'approbation du budget et atteindre un nombre prédéterminé d'inscriptions. Après chaque facteur de succès, prévoyez un moment de non-participation lorsque vous évaluez les objectifs intermédiaires et décidez avec toutes les parties concernées si vous poursuivez l'organisation de l'événement. Si un facteur critique de succès n'est pas atteint, dans le pire des cas, vous devrez annuler l'événement.
Déterminez les différentes tâches pour chaque jalon de votre événement, indiquez qui au sein de l'équipe en est responsable et fixez les délais nécessaires.
![Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]](https://cdn.eventplanner.fr/images/avatar/8845-200.jpg)
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