Coordonne chaque partenaire événementiel avec Fournisseurs
Réunis traiteurs, équipes audiovisuelles, lieux de réception, décorateurs et agents de sécurité dans un espace de travail unique et connecté. Gère les contacts, les contrats, les communications, les tâches et les budgets de chaque fournisseur, sans jongler avec les échanges d'e-mails ni les lecteurs partagés.
Approuvé par 179.000+ organisateurs d'événements
Prends le contrôle de chaque partenaire impliqué dans ton événement
Cesse de courir après les informations fournisseurs éparpillées dans tes boîtes mail, tes tableurs et tes lecteurs partagés. Centralise tous tes partenaires, toutes tes conversations et tous tes engagements en un seul endroit.
Centralise chaque partenaire
- Conserve les coordonnées de tous tes fournisseurs au même endroit.
- Relie directement les fournisseurs aux événements auxquels ils participent.
- Contacte la bonne personne sans avoir à parcourir d'anciens sujets de discussion.
Rationaliser la communication
- Regroupe les messages, les notes et les décisions par fournisseur.
- Associe les résultats des réunions au partenaire approprié.
- Évite la perte d'informations lors des rotations de membres d'équipe.
Définis une fois, vois partout
- Définis une seule fois les tâches, les lignes budgétaires et les lignes des feuilles de service.
- Ouvre n'importe quel fournisseur et visualise en un seul coup d'œil tout ce qui lui est lié.
- Évite la saisie de données en double qui accompagne l'utilisation d'outils déconnectés.
Travaille mieux en équipe
- Donne à ton équipe une source unique d'information fiable sur les partenaires.
- Évite de dupliquer les entrées fournisseurs dans différents outils.
- Veille à ce que tout le monde travaille à partir des mêmes données.
Découvre ta boîte à outils de planification d'événements
Découvre comment Fournisseurs s'intègre au reste de ton logiciel événementiel.
Moodboards
Capture des idées, organise l'inspiration et explore les fournisseurs pour façonner la vision, le thème et la personnalité de ton événement.
Check-lists
Suis attentivement chaque détail de ta planification. Crée et assigne des tâches aux membres de ton équipe et respecte toujours les délais.
Budgets
Gère le budget et les dépenses de ton événement. Obtiens un aperçu complet de l'allocation des fonds et suis tes dépenses.
Billetterie
Génère des tickets d'événement et gère les inscriptions sur place. Crée une expérience d'enregistrement fluide pour tes participants.
Feuilles de service
Crée une liste de tâches à effectuer avant et pendant l'événement. Organise ton équipe afin que chacun connaisse ses responsabilités.
Briefings
Élabore des briefings structurés combinant instructions génériques et instructions spécifiques au fournisseur, le tout étant relié au partenaire approprié.
Diagrammes
Dessine le plan de ton événement à l'échelle, place tables, scènes, bars et murs, et envoie l'aménagement à ton lieu.
Plan / Places assises
Conçois un plan de salle, attribue des places aux invités ou laisse les acheteurs de tickets choisir eux-mêmes leur place au moment de la commande.
Intègre les fournisseurs à ton événement
Choisis la méthode la plus rapide pour obtenir une liste complète de fournisseurs : consulte notre annuaire, ajoute tes partenaires de confiance ou réutilise ce qui a déjà fonctionné.
Ajoute depuis notre annuaire
Sélectionne tes fournisseurs directement dans notre répertoire d'entreprises vérifiées.
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Importe les détails en un seul clic.
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Évite la saisie manuelle des données pour chaque nouvel événement.
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Obtiens un profil vérifié qui se met à jour en même temps que l'entreprise.
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Constitue ta liste de fournisseurs à partir de partenaires événementiels établis.
Ajoute tes propres fournisseurs
Ajoute les partenaires qui ne sont pas encore répertoriés sur la plateforme.
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Capture en interne tous les champs de contact dont tu as besoin.
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Crée une liste privée de fournisseurs que seule ton équipe peut voir.
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Réutilise ces partenaires pour tous tes événements futurs.
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Garde le contrôle total de ton réseau de partenaires.
Réutilisation d'événements passés
Fais appel à des fournisseurs de confiance ayant participé aux événements précédents.
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Évite de ressaisir les mêmes données à répétition.
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Conserve intacts le contexte historique, les évaluations et les notes.
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Construis un réseau personnel que tu contrôles réellement.
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Accélère la planification de chaque événement suivant.
Profils des fournisseurs
Consigne chaque détail concernant chaque partenaire dans un profil structuré qui les suivra d'un événement à l'autre.
Enregistre les coordonnées
Savoir qui appeler en cas de problème représente déjà la moitié du travail. Garde le bon contact à portée de main.
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Sauvegarde les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les coordonnées de tes principaux contacts.
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Ajoute plusieurs contacts par fournisseur si nécessaire.
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Note qui s'occupe de quoi : ventes, opérations, responsable sur site.
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Une seule mise à jour suffit, et toute l'équipe constate le changement.
Suivi de l'historique des communications
Les accords perdus se transforment en e-mails perdus. Centralise toutes les conversations pour chaque fournisseur.
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Centralise les fils de discussion, les notes et les contrats.
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Arrête de chercher le dernier accord dans tes boîtes de réception.
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Vois en un coup d'œil ce qui a été promis et quand.
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Intègre les nouveaux membres de l'équipe sans avoir à réexpliquer le contexte.
Joindre des documents et des fichiers
Les devis, contrats et confirmations ont la fâcheuse tendance à disparaître au moment où on en a besoin. Épingle-les plutôt au fournisseur.
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Joins les devis, les contrats et les certificats d'assurance pour chaque partenaire.
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Trouve des documents sans avoir à fouiller dans des dossiers.
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Partage les fichiers en toute sécurité avec le reste de l'équipe.
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Conserve une trace écrite de chaque engagement par fournisseur.
Intégré à ta planification d'événements
Définis tes tâches, tes lignes de budget et tes feuilles de service une seule fois dans ton événement, puis ouvre n'importe quel fournisseur et consulte tous les détails qui lui sont associés. Fini le travail en double et les copier-coller entre outils.
En lien avec ton budget
Les lignes de coûts définies dans ton budget apparaissent automatiquement dans le profil du fournisseur, et tu peux également étiqueter les coûts côté fournisseur. Le total des dépenses par partenaire reste à jour sans aucun rapprochement.
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Associe les coûts des fournisseurs aux catégories budgétaires de part et d'autre.
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Consulte le total des dépenses par fournisseur sans exporter de feuilles de calcul.
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Compare les coûts estimés et les coûts réels côte à côte.
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Repère les dérives budgétaires avant qu'elles ne deviennent un problème.
Lié à ta feuille de service
Associe une ligne de feuille de service à un prestataire dans ton planning, et elle apparaîtra sur son profil. Ouvre la fiche du prestataire pour voir précisément quand il est disponible. L'affichage est bidirectionnel : le planning et la liste des prestataires restent synchronisés.
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Associe les fournisseurs à des éléments spécifiques de la feuille de service de chaque côté.
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Vois précisément qui fait quoi à chaque instant de la journée.
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Une seule mise à jour suffit pour que la feuille de service, la vue fournisseur et le brief restent alignés.
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Évite de te retrouver face à la question « Qui s'occupe de ça ? » le jour de l'événement.
Lié à tes tâches
Les tâches définies dans la gestion de projet peuvent être attribuées à un fournisseur, et pour chaque fournisseur, tu visualises toutes les tâches en cours relatives à l'événement. Plus besoin de jongler entre les outils pour vérifier l'état d'avancement, fini les échéances manquées cachées entre les systèmes.
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Crée les tâches une seule fois dans la gestion de projet et étiquette le fournisseur.
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Consulte toutes les tâches en cours pour chaque partenaire dans son profil.
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Suis les échéances et l'avancement des travaux sans quitter la vue fournisseur.
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Obtiens une responsabilité visible des deux côtés.
Onboarding et modèles
Mets rapidement tes nouveaux partenaires à niveau grâce à des flux de travail structurés qui s'adaptent à chaque événement que tu organises.
Utilise des check-lists d'onboarding
Les nouveaux fournisseurs ont besoin de contrats, de briefings et d'un accès — et s'il en manque un, ça te coûte cher. Standardise l'onboarding une bonne fois.
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Veille à ce que chaque nouveau partenaire reçoive les bons contrats et briefings.
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Standardise l'onboarding pour tous tes événements.
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Réduis les allers-retours pour préparer tes partenaires à livrer.
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Repère les informations manquantes avant qu'elles ne causent un retard.
Crée des modèles réutilisables
La plupart des catégories de fournisseurs ont des exigences récurrentes. Note-les une seule fois et applique-les partout.
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Crée des modèles pour les traiteurs, l'audiovisuel, la sécurité et plus encore.
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Applique les exigences standard à chaque fournisseur de ce type.
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Gagne du temps à chaque nouvel événement que tu organises.
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Maintiens une qualité constante d'un événement récurrent à l'autre.
Connexion automatique aux briefings
Les briefings restent exacts lorsqu'ils sont liés aux données en temps réel des fournisseurs. Associe les deux et évite le copier-coller.
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Génère des briefings spécifiques au fournisseur, liés au profil du partenaire.
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Mets à jour les infos du fournisseur et vois le briefing rester actuel.
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Envoie le bon briefing au bon partenaire en un seul clic.
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Arrête d'envoyer des documents obsolètes aux mauvaises personnes.
Contrôles d'équipe et de collaboration
Donne à ton équipe et à tes partenaires un accès contrôlé aux bonnes informations, avec des autorisations et des rôles clairs.
Partage les données des fournisseurs avec l'équipe
Les doublons dans les fiches fournisseurs et les communications contradictoires viennent de listes cloisonnées. Donne à ton équipe un espace de travail partagé.
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Donne à chaque membre de l'équipe accès à la liste complète des fournisseurs.
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Évite les doublons et les conflits de versions.
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Veille à ce que la communication au sein de l'équipe se base sur les mêmes données.
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Intègre plus rapidement les nouveaux membres de l'équipe à chaque événement.
Définis les niveaux d'autorisation
Tout le monde n'a pas besoin de voir les conditions commerciales. Accorde le niveau d'accès approprié à chaque rôle.
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Décide qui peut modifier, commenter ou simplement consulter les données des fournisseurs.
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Protège les informations financières et contractuelles sensibles.
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Maintiens la responsabilité avec des rôles clairement définis.
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Ajuste les accès au fur et à mesure que le projet avance par phases.
Coordonne sur plusieurs événements
Organiser plusieurs événements en parallèle multiplie le risque de doubles réservations. Garde une vision d'ensemble claire.
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Vois quels fournisseurs sont impliqués dans quels événements.
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Repère les conflits d'horaires avant qu'ils ne surviennent.
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Réutilise des partenaires de confiance avec tout leur contexte historique.
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Gère les relations au niveau de l'agence, pas par projet.
Gestion des fournisseurs intégrée à ton logiciel événementiel
Arrête de jongler entre les outils pour suivre qui fait quoi. Réunis chacun de tes partenaires dans un espace de travail connecté où contexte, contacts et engagements vivent ensemble — et reste en phase avec le reste de ton événement.
Un seul espace de travail, conçu pour la clarté
Chaque fournisseur, chaque conversation, chaque document dans un seul espace. Plus besoin de jongler entre cinq outils pour trouver ce dont tu as besoin.
Un profil, conçu pour le contexte
Un dossier complet par partenaire, comprenant l'historique, les accords et les décisions, prêt à être consulté dès que tu en as besoin.
Un réseau, conçu pour la réutilisation
Construis un réseau privé de partenaires de confiance qui t'accompagne d'un événement à l'autre, d'un projet à l'autre.
Une seule source, conçue pour la vérité
Garde ton équipe, ta feuille de service, ton budget et tes briefings basés sur les mêmes données du fournisseur — automatiquement.
Questions fréquemment posées
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Comment commencer à utiliser la gestion des fournisseurs ?
Crée un compte, crée un événement, passe à .PRO et tu trouveras l'outil Fournisseurs dans ton espace de travail. De là, tu peux sélectionner des fournisseurs dans notre annuaire, ajouter tes propres partenaires privés ou réutiliser des fournisseurs d'événements précédents.
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Puis-je ajouter des fournisseurs qui ne figurent pas sur eventplanner.net ?
Oui. Tu peux ajouter manuellement n'importe quel partenaire, y compris ses coordonnées et toutes les notes nécessaires. Ces informations seront visibles uniquement par ton équipe et réutilisables pour tous tes futurs événements.
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Comment la gestion des fournisseurs s'intègre-t-elle aux autres outils ?
Les fournisseurs sont directement connectés à tes budgets, feuilles de service, check-lists et briefings. Lorsque tu associes un fournisseur à une ligne budgétaire, une ligne de feuille de service ou un briefing, ces données restent synchronisées dans tous tes outils.
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Puis-je réutiliser les mêmes fournisseurs pour plusieurs événements ?
Oui. Une fois un fournisseur enregistré dans ton compte, tu peux l'associer à n'importe quel événement futur en un clic. Ses coordonnées, son historique et tous les documents que tu as enregistrés restent disponibles ; tu n'as donc pas à tout recommencer à chaque fois.
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Quelle est la différence entre la gestion des fournisseurs et un CRM ?
On pourrait l'appeler un CRM événementiel. Le principe reste le même : un profil unique par partenaire, regroupant toutes les interactions, tous les documents et tous les engagements. La différence réside dans les données suivies : non pas un pipeline de ventes clients, mais chaque fournisseur lié à des événements spécifiques, à des budgets, à des lignes de feuille de service et à des briefings — avec les flux de travail dont les équipes événementielles ont réellement besoin.
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Qui, dans mon équipe, a accès aux données des fournisseurs ?
Tu as le contrôle. Définis les autorisations pour chaque membre de l'équipe : lecture seule, aucun ou accès complet en modification — et protège ainsi les informations commerciales sensibles des personnes qui n'ont pas besoin d'y accéder.
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Quel est le lien avec les briefings ?
Chaque briefing peut être associé à un profil fournisseur, et les sections spécifiques à chaque fournisseur ne sont visibles que par le partenaire concerné. En cas de modification des informations fournisseur, le briefing reste à jour : fini les envois de documents obsolètes.
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La gestion des fournisseurs est-elle incluse dans le forfait gratuit ?
Non. La gestion des fournisseurs fait partie d'eventplanner.PRO, notre formule professionnelle conçue pour les équipes qui gèrent plusieurs fournisseurs et des événements complexes.
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Puis-je importer une liste de fournisseurs que j'utilise déjà ?
Oui. Tu peux ajouter des fournisseurs manuellement, les importer depuis notre annuaire ou les réutiliser d'événements précédents. Pour les importations plus importantes, contacte-nous via le chat intégré à l'application ; nous t'aiderons à configurer le système.
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Pourquoi la gestion des fournisseurs d'eventplanner.net est-elle meilleure que les tableurs ou un CRM générique ?
Les tableurs deviennent inutilisables dès que les données changent, et un CRM ne prend pas en compte les événements. Notre solution de gestion des fournisseurs est spécialement conçue pour les équipes événementielles : elle relie les partenaires aux budgets, aux briefings et aux feuilles de service, assurant ainsi une diffusion automatique des mises à jour tout au long de ton événement. Aucun outil non conçu pour la réalité du déroulement des événements ne t'offre cette fonctionnalité.
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Puis-je conserver une liste privée de fournisseurs privilégiés ou agréés ?
Oui. La liste des fournisseurs de ton compte est privée : seule ton équipe peut la consulter. Tu peux importer des fournisseurs depuis l'annuaire public d'eventplanner.net, ajouter les tiens (y compris ceux qui ne sont pas référencés publiquement) et les réutiliser pour tous tes événements futurs. De nombreuses agences et entreprises utilisent cette liste comme leur « liste de fournisseurs privilégiés » interne, avec des notes sur leurs performances passées, les tarifs convenus et les spécificités contractuelles, qui ne sont visibles qu'au sein de l'équipe.
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Comment intégrer efficacement un nouveau fournisseur ?
eventplanner.net propose des checklists d'intégration pour les fournisseurs : une série d'étapes standard (contrat signé, attestation d'assurance reçue, briefing validé, interlocuteur unique confirmé) à appliquer à chaque nouveau partenaire. Ainsi, la même rigueur d'intégration est appliquée à chaque événement, et les éléments manquants (contrat non signé, certificat périmé) sont détectés avant de compromettre la prestation. De nombreuses équipes créent des modèles d'intégration par catégorie de fournisseur (traiteur, audiovisuel, sécurité, décoration) pour que les exigences standard appropriées soient appliquées automatiquement.
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Puis-je suivre les performances des fournisseurs sur plusieurs événements ?
Oui, en privé, en parallèle des avis publics de l'annuaire. Chaque profil de fournisseur dans ton compte contient les notes, les évaluations et l'historique de ton équipe pour chaque événement auquel tu as contribué. Tu disposes ainsi d'un historique interne, indépendant des avis publics, qui facilite les décisions comme le choix du traiteur pour ton prochain événement important. L' ouvrage EVENTPLANNER de Kevin Van der Straeten aborde l'évaluation des fournisseurs dans le cadre du bilan post-événementiel ; c'est là que ce type de prise de notes structurée s'avère le plus utile.
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En quoi cela diffère-t-il d'un CRM comme HubSpot ou Salesforce ?
Un CRM s'articule autour d'un pipeline de vente : prospects, opportunités, contrats. La gestion des fournisseurs, quant à elle, s'articule autour de la relation opérationnelle avec les prestataires événementiels : contrats, briefings, déroulement de l'événement et lignes budgétaires. Bien que conceptuellement similaires (centralisation des contacts et de l'historique), leurs processus diffèrent. Un CRM ne tient pas compte des engagements d'un fournisseur, tels qu'une heure d'installation et une confirmation de livraison ; la gestion des fournisseurs, elle, est précisément axée sur ces engagements spécifiques à l'événement. On pourrait qualifier la gestion des fournisseurs d'eventplanner.net de « CRM événementiel », en précisant toutefois que le suivi porte sur des aspects opérationnels et non commerciaux.
gratuit pour toujours
Idéal pour les professionnels et les petites équipes de planification d'événements gérant un événement à la fois.
à partir de par utilisateur/mois
Idéal pour les professionnels et les grandes équipes gérant plusieurs événements à la fois.
à partir de par mois
Idéal pour les organisations nécessitant des solutions personnalisées, une sécurité avancée et un support dédié
Un logiciel de planification d'événements qui évolue avec toi
Choisis un plan qui correspond à tes ambitions, que tu gères un seul événement ou que tu diriges plusieurs projets simultanément.
