Logiciel de gestion de projets événementiels pour chaque professionnel de l'événementiel

Le temps de copier-coller, de stocker quelque chose quelque part et de ne plus jamais le retrouver lorsque tu as besoin d'inspiration pour ton événement est définitivement révolu. Avec un Moodboard en ligne, tu peux donner à ton événement un style personnel en rassemblant des lieux spéciaux, des fournisseurs innovants ou des idées intéressantes. Les Moodboards sont un collage d'idées qui peuvent t'aider à façonner ta vision créative et à réaliser tes plans.

La gestion de projets événementiels te permet de planifier ton événement, d'en assurer le suivi avec les membres de ton équipe et le tout en un seul endroit dans un logiciel intégré de gestion de projets événementiels. Cela te paraît-il un rêve ?

Cela peut sembler impossible, mais c'est possible, rationalise et organise ton plan d'événement en un coup d'œil, tout en collaborant avec ton équipe et en suivant l'avancement et les objectifs de ton événement !

Lorsque tu vas organiser un événement en suivant une approche classique de gestion de projet « cascade », que tu le fasses toi-même ou à la demande d'un client (externe), tu perds souvent beaucoup de temps sur les détails au début de la planification de ton événement, parce qu'ils sont chronologiquement traités en premier. Le risque est que tu te retrouves à court de temps plus tard pour des tâches bien plus importantes. En adoptant une approche de gestion de projet agile, toi, en tant que gestionnaire d'événements, divises ton projet d'événement en petits morceaux. L'équipe de projet examine ensuite quels sont les points d'action les plus importants à ce moment-là par période, également appelées « vagues » ou « sprints ». Après une période de, par exemple, deux ou trois semaines, cet exercice est répété pour réévaluer les priorités actuelles. Grâce à cette méthode de gestion de projet agile pour les événements, tu travailles au sein d'une petite équipe de projet dirigée par un chef de projet (scrum master), qui surveille la gestion des tâches et l'avancement du projet événementiel, et qui veille à son bon déroulement. Cela te permet d'ajuster en permanence ta trajectoire en tant qu'équipe et de faire preuve de flexibilité face aux changements, une compétence essentielle à l'époque et dans le secteur dans lequel nous vivons actuellement. Les lacunes, omissions, erreurs ou problèmes sont rapidement détectés et peuvent être résolus par l'équipe.

Gérer ton projet événementiel selon une approche de gestion de projet événementiel agile et professionnelle présente de nombreux avantages. Nous te présentons les plus importants d'entre eux. Pour commencer, tu construis un workflow efficace pour chacun de tes projets événementiels. Avec une solide approche de gestion de projet événementiel et un logiciel de gestion d'événements, tu peux suivre en détail l'ensemble de ton projet événementiel du début à la fin. Tu peux créer toutes tes tâches, les attribuer à la bonne personne et en assurer le suivi dans des colonnes (par glisser-déposer). Et tu peux facilement voir ce qu'il y a encore à faire par toi ou par les membres de ton équipe. Si tu utilises un logiciel de gestion de projet événementiel, tu sais également que les informations dont toi et les membres de ton équipe disposez sont toujours à jour. La planification de projet est « rendue facile », pour ainsi dire.

Cela permet à ton équipe (interne et externe) de passer plus rapidement à l'action, souvent un sujet épineux lors de l'organisation d'événements. Parce que tu collabores de manière structurée et crées un alignement clair autour de ton projet d'événement en ajoutant des progrès ou des commentaires à chaque tâche, tu rassembles tout à un seul endroit et tu n'oublies rien. Comme les informations sont toujours partagées, la « mémoire collective » de ton équipe se développe également plus rapidement. De plus, les membres de ton équipe ont plus de contenu à apporter sur le projet, ils peuvent souvent assumer plusieurs rôles et tu peux leur attribuer différentes tâches, du consultant à l'exécutant ou au concepteur. Tu mets ton équipe au défi d'essayer de nouvelles choses, ce qui est l'ingrédient idéal pour l'innovation et la créativité. Cela profite au développement personnel de tes employés, l'un des aspects qui joue un rôle important dans leur motivation et leur bonheur au travail.

Tu augmentes également la transparence dans la communication de ton équipe et dans l'exécution de ta gestion d'événements, que ton équipe travaille sur le même site que toi ou de l'autre côté du globe: tout le monde reste aligné. Et si ton entreprise est en croissance, si tu organises plus d'événements ou si tes projets deviennent plus importants ? Alors, avec une gestion de projet professionnelle et un logiciel de gestion de projet spécialisé pour les événements, tu es prêt pour l'avenir ; ton approche et ton logiciel sont adaptables à la taille et à la composition de chaque concept d'événement et de chaque équipe, quelle que soit leur taille et leur composition.

Avec une approche de gestion de projet événementielle agile, tu construis également une équipe solide. De plus, en collaborant de manière très directe avec une petite équipe et en partageant les défis, les gens développent une forte mentalité de « yes, we can ». Dans cet esprit, les membres de l'équipe obtiennent un meilleur résultat dans le même laps de temps car la priorité est constamment donnée à ce qui est vraiment important dans la gestion d'événements.

Es-tu complètement convaincu de tous les arguments que nous avons listés sur l'utilité de la gestion de projet événementiel et d'un logiciel de gestion de projet événementiel ? Nous sommes fiers de présenter les Check-Lists eventplanner.net. Organiser des événements devient facile avec ce logiciel de planification. Dans le logiciel, tu commences par créer un événement, tu listes toutes les tâches, y compris la description de la tâche, la priorité et la personne affectée et tu attribues un statut. Tu peux facilement ajuster le statut des tâches tout au long de ta gestion d'événements via un simple glisser-déposer. Tu choisis, soit tu donnes aux membres de ton équipe un accès en lecture, soit tu leur accordes également des droits de modification. Une véritable collaboration numérique devient possible avec cet outil de projet événementiel.

Tu es suffisamment occupé en tant que professionnel de l'événementiel et tes défis sont sans fin. C'est pourquoi nous aimons te faciliter la tâche sur eventplanner.net : nous avons même pré-rempli les check-lists événementiels en ligne avec quelques éléments, adaptés au type d'événement que tu vas organiser. Supprimer un élément qui ne correspond pas au concept de ton événement ou en ajouter un autre est un jeu d'enfant.