Comment créer un script ou une feuille de service pour ton événement ?

Un script répertorie toutes les actions qui doivent avoir lieu avant, pendant et après ton événement. C'est un aperçu pratique indiquant avec qui, quoi, quand et où tu dois faire quelque chose. Avec le logiciel événementiel d'eventplanner.net tu n'as plus besoin de faire ton script dans Excel, mais tu peux le faire en ligne très rapidement et le partager avec toute ton équipe. Tu décides toi-même qui peut uniquement consulter le script ou qui peut aussi le modifier.

Pour utiliser la feuille de service en ligne, tu dois d'abord créer un événement. Une fois que tu as fait cela, tu es prêt à l'utiliser.

1. Créer un événement

La création d'un nouvel événement peut se faire directement depuis la page des moodboards, accessible également via le lien « logiciel d'événement » dans l'en-tête de notre site Web (si tu es connecté), ou via le lien « ajouter à un nouvel événement » qui devient visible quand tu aimes une page professionnelle ou enregistres un message.

2. Créer un scénario

Tu peux créer un script pour chaque événement que tu organises. Cela peut être fait directement à partir de la page Script, qui est également accessible via le lien « logiciel d'événement » dans l'en-tête de notre site Web (si tu es connecté).

3. Ajouter des actions à ta feuille de service

Clique sur « ajouter une ligne » pour ajouter une nouvelle action à ta feuille de service. Tu verras une fenêtre contextuelle dans laquelle tu pourras saisir ces données :

  • Date/heure de début : quand la tâche doit-elle commencer ? Entre à la fois la date et l'heure.
  • Date/heure de fin : l'action doit-elle être prête avant une certaine heure ? Saisis ensuite la date et l'heure de fin ici. S'il n'y a pas d'heure de fin spécifique pour la tâche, tu peux laisser ce champ vide.
  • Quoi : On doit faire 'quoi' ? Décris-le !
  • Qui : Commence à taper ici le nom de la personne qui doit effectuer l'action. Sélectionne ensuite la personne dans la liste déroulante. Si la personne n'a pas encore été ajoutée à l'événement en tant que personne de contact, sélectionne d'abord « ajouter un contact ». CONSEIL ! Tu peux associer plusieurs contacts à une seule action.
  • : ici tu peux entrer l'emplacement. Pratique pour un événement avec plusieurs zones, par exemple.
  • Commentaires : ici tu peux saisir des commentaires supplémentaires.
  • Ajouter à la section : si ton script comporte plusieurs sections (voir ci-dessous pour plus d'informations), tu peux sélectionner une ou plusieurs sections dans lesquelles l'action doit être affichée.

Clique sur « ajouter une ligne » en bas pour enregistrer l'action. Tu les verras immédiatement apparaître dans ta feuille de service.

4. Modifier/supprimer des actions

Tu peux modifier une ligne en cliquant dessus. Tu peux ensuite modifier et enregistrer tous les champs ou supprimer la ligne avec le bouton « supprimer ».

5. Sections

Parfois, il est utile de diviser ton script en sections. Par exemple, des sections pour le "montage", le "jour de l'événement" et le "démontage". Il peut également être utile de mettre en place une section par jour pour les événements qui durent plusieurs jours.

Par défaut, toutes les actions tombent dans la section « par défaut », mais tu peux ajouter des segments supplémentaires via le bouton « Ajouter une section ». Tu peux modifier le nom des sections en cliquant sur l'icône en forme de crayon.

6. Imprimer

Pendant ton événement, tu peux toujours consulter ton script via l'application eventplanner.net, mais parfois c'est un peu plus facile si tu peux imprimer ton script. Ainsi, tu peux rapidement griffonner quelque chose dans le feu de l'action et disposer d'une sauvegarde en cas de panne de ta connexion Internet. Le bouton « imprimer » en haut de ton script t'amène à une version imprimable.

7. Filtrer la feuille de service

Lorsque tu as une longue liste de tâches, il est utile de ne voir que tes propres tâches ou celles d'un collègue. C'est possible! Clique sur "filtrer par contact" en haut et sélectionne la ou les personnes dont tu souhaites voir les tâches sur le tableau.

 
 
 
 

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Une feuille de service garantit que toutes les personnes impliquées dans l'organisation de ton événement savent exactement quoi faire, où et quand. Un tel script d'événement professionnel ou une feuille de service est indispensable si tu souhaites organiser un événement parfaitement organisé et qui se déroule sans heurts.

Tu connais peut-être la feuille de service : il s'agit d'une planification de la journée de tournage d'une production cinématographique, par exemple. Cette feuille contient toutes les informations pratiques telles que les horaires de tournage, ce qui va être filmé, les adresses des lieux, les coordonnées des membres de l'équipe, etc. Mais tu peux également utiliser une feuille de service pour d'autres projets, par exemple pour des événements.

Une feuille de service pour ton événement = structure

Tu crées un scénario pour un événement afin de garder une vue d'ensemble avant, après et pendant l'événement. Tu fournis une structure avec cela. Conseil : divise ton script en différentes parties ou sections. Elles peuvent être, par exemple : la préparation, le montage, le jour de ton événement et le lendemain de ton événement.

De nombreux aspects pratiques et techniques sont inclus dans une feuille de service d'événement : la date de début et de fin, l'heure, ce qui doit être fait, qui doit effectuer l'action et où l'événement a lieu.

Bye bye Excel, bienvenue la feuille de service en ligne pour événements

La création d'un scénario pour un événement se fait souvent dans Excel. Mais tu n'as plus besoin de travailler dans des feuilles de calcul. Un script pour organiser un événement peut parfaitement se faire en ligne ou via une application. Bienvenue au XXIe siècle ! Plus de soucis avec les versions, plus de problèmes de communication avec le transfert vers toutes ces différentes boites mails : tout le monde dispose à tout moment de la version la plus récente et correcte du scénario de ton événement, exactement la version dont tu as besoin en tant qu'employé ou fournisseur d'événements.

La communication est l'élément clé

As-tu tous tes points d'action en ordre ? Assures-toi que toutes les personnes impliquées (tes employés et tes fournisseurs) connaissent le script pour l'organisation de ton événement. Tu peux laisser tes collègues suivre (droits de lecture), mais tu peux également leur donner le droit de participer au script (droits de modification). Tu décides qui obtient quels droits. Cela rend possible une véritable collaboration en ligne. De cette façon, tout le monde sait quoi, où et quand faire et ton événement se déroulera sans heurts. Un conseil : fournis aux membres les plus importants de ton équipe une version papier pour écrire rapidement quelque chose ou comme sauvegarde lorsque Internet ne fonctionne pas.

A ne pas manquer : les Feuilles de service eventplanner.net

Avec les Feuilles de service d'eventplanner.net, tu peux facilement gérer tous les points d'action de ton événement dans un ordre chronologique en quelques clics. Avec les Feuilles de service eventplanner.net, tu affectes une personne responsable aux tâches et la partages avec toute l'équipe. L'outil est parfaitement adapté aux évènements qu'ils soient petits, grands ou en ligne : des salons professionnels, festivals de musique, conférences aux grandes fêtes privées telles que les mariages , les baby showers et les fêtes de départ à la retraite.

Scénarios dans un progiciel événementiel intégré

En tant qu'organisateur d'événements, tu as des centaines de choses en tête. C'est donc pratique lorsque tes outils sont intégrés autant que possible et que tu peux les partager avec ton équipe pour que tout le monde soit aligné. C'est possible avec un logiciel professionnel d'organisation d'événements. Tes scripts d'événements où tu gères facilement tous les points d'action, mais aussi un outil de gestion de projets événementiels, des moodboards d'événements et des check-lists d'événements se trouvent dans la solution logicielle intégrée d'eventplanner.net. De plus, en tant que professionnel de l'événementiel, tu utilises ces outils entièrement gratuitement. Pas de temps à perdre ? Au travail !