Comment créer un script ou une feuille de service pour ton événement ?
Un playbook répertorie toutes les actions qui doivent se produire avant, pendant et après ton événement. C'est un aperçu pratique de qui, quoi, quand et où tu dois faire quelque chose. Avec le logiciel événementiel eventplanner.net tu n'as plus besoin de faire ton script dans Excel, mais tu peux le faire en ligne très rapidement et le partager avec toute ton équipe. Tu décides toi-même qui peut uniquement consulter ou modifier la feuille de service.
Pour utiliser la feuille de service en ligne, tu dois d'abord créer un événement. Une fois que tu as fait cela, tu es prêt à l'utiliser.
Voilà comment cela fonctionne:
Créer un événement
Tu peux créer une feuille de service pour chaque événement que tu organises. Cela peut être fait directement à partir de la page de script , qui est également accessible via le lien « logiciel d'événement » dans l'en-tête de notre site Web (si tu es connecté).
Ajouter des actions à ta feuille de service
Clique sur « ajouter une ligne » pour ajouter une nouvelle action à ta feuille de service. Tu obtiendras une fenêtre contextuelle dans laquelle tu pourras saisir ces données :
- Date/heure de début : quand la tâche doit-elle commencer ? Entre à la fois la date et l'heure.
- Date/heure de fin : l'action doit-elle être prête avant une certaine heure ? Saisis ensuite la date et l'heure de fin ici. S'il n'y a pas d'heure de fin spécifique pour la tâche, tu peux le laisser vide.
- Quoi : décris brièvement 'ce' qui doit être fait
- Qui : Commence à taper ici le nom de la personne qui doit effectuer l'action. Sélectionne la personne dans la liste déroulante. Si la personne n'a pas encore été ajoutée à l'événement en tant que personne de contact, sélectionne « Ajouter un contact ». CONSEIL! Vous pouvez associer plusieurs contacts à une seule action.
- Où : ici tu peux entrer l'emplacement. Pratique pour un événement avec plusieurs zones, par exemple.
- Commentaires : ici tu peux saisir des commentaires supplémentaires.
- Ajouter à la section : s'il y a plusieurs sections dans ton playbook (voir ci-dessous pour plus d'informations), tu peux sélectionner une ou plusieurs sections dans lesquelles afficher l'action.
Clique sur « ajouter une ligne » en bas pour enregistrer l'action. Tu les verras immédiatement apparaître dans ta feuille de service.
Actions de modification/suppression
Tu peux modifier une ligne en cliquant dessus. Tu peux ensuite modifier et enregistrer tous les champs ou supprimer la ligne avec le bouton « supprimer ».
Sections
Parfois, il est utile de diviser ton script en sections. Par exemple, une section pour « construire », « le jour de l'événement » et une pour « s'effondrer ». Il peut également être utile de mettre en place une section par jour pour les événements qui se déroulent sur plusieurs jours.
Par défaut, toutes les actions tombent dans la section « par défaut », mais tu peux ajouter des segments supplémentaires via le bouton « Ajouter une section ». Tu peux modifier le nom des sections en cliquant sur l'icône en forme de crayon.
Imprimer
Pendant ton événement, tu peux toujours consulter ton script via l'application eventplanner.net, mais parfois c'est un peu plus facile si tu peux imprimer ton script. Ainsi, tu peux rapidement te rattraper dans le feu de l'action et disposer d'une sauvegarde en cas de panne de ta connexion Internet. Le bouton « imprimer » en haut de ton script t'amène à une version imprimable.
Filtrer la feuille de service
Lorsque tu as une longue liste de tâches, il est utile de ne voir que tes propres tâches ou celles d'un collègue. C'est possible! Clique sur "filtrer par contact" en haut et sélectionne la ou les personnes dont tu souhaites voir les tâches sur le tableau.