Comment créer un script ou une feuille de service pour ton événement ?

Un playbook répertorie toutes les actions qui doivent se produire avant, pendant et après ton événement. C'est un aperçu pratique de qui, quoi, quand et où tu dois faire quelque chose. Avec le logiciel événementiel eventplanner.net tu n'as plus besoin de faire ton script dans Excel, mais tu peux le faire en ligne très rapidement et le partager avec toute ton équipe. Tu décides toi-même qui peut uniquement consulter ou modifier la feuille de service.

Pour utiliser la feuille de service en ligne, tu dois d'abord créer un événement. Une fois que tu as fait cela, tu es prêt à l'utiliser.

Voilà comment cela fonctionne:

Créer un événement

Tu peux créer une feuille de service pour chaque événement que tu organises. Cela peut être fait directement à partir de la page de script , qui est également accessible via le lien « logiciel d'événement » dans l'en-tête de notre site Web (si tu es connecté).

Ajouter des actions à ta feuille de service

Clique sur « ajouter une ligne » pour ajouter une nouvelle action à ta feuille de service. Tu obtiendras une fenêtre contextuelle dans laquelle tu pourras saisir ces données :

• Date/heure de début : quand la tâche doit-elle commencer ? Entre à la fois la date et l'heure.
• Date/heure de fin : l'action doit-elle être prête avant une certaine heure ? Saisis ensuite la date et l'heure de fin ici. S'il n'y a pas d'heure de fin spécifique pour la tâche, tu peux le laisser vide.
• Quoi : décris brièvement 'ce' qui doit être fait
• Qui : Commence à taper ici le nom de la personne qui doit effectuer l'action. Sélectionne la personne dans la liste déroulante. Si la personne n'a pas encore été ajoutée à l'événement en tant que personne de contact, sélectionne « Ajouter un contact ». CONSEIL! Vous pouvez associer plusieurs contacts à une seule action.
• Où : ici tu peux entrer l'emplacement. Pratique pour un événement avec plusieurs zones, par exemple.
• Commentaires : ici tu peux saisir des commentaires supplémentaires.
• Ajouter à la section : s'il y a plusieurs sections dans ton playbook (voir ci-dessous pour plus d'informations), tu peux sélectionner une ou plusieurs sections dans lesquelles afficher l'action.

Clique sur « ajouter une ligne » en bas pour enregistrer l'action. Tu les verras immédiatement apparaître dans ta feuille de service.

Actions de modification/suppression

Tu peux modifier une ligne en cliquant dessus. Tu peux ensuite modifier et enregistrer tous les champs ou supprimer la ligne avec le bouton « supprimer ».

Sections

Parfois, il est utile de diviser ton script en sections. Par exemple, une section pour « construire », « le jour de l'événement » et une pour « s'effondrer ». Il peut également être utile de mettre en place une section par jour pour les événements qui se déroulent sur plusieurs jours.

Par défaut, toutes les actions tombent dans la section « par défaut », mais tu peux ajouter des segments supplémentaires via le bouton « Ajouter une section ». Tu peux modifier le nom des sections en cliquant sur l'icône en forme de crayon.

Imprimer

Pendant ton événement, tu peux toujours consulter ton script via l'application eventplanner.net, mais parfois c'est un peu plus facile si tu peux imprimer ton script. Ainsi, tu peux rapidement te rattraper dans le feu de l'action et disposer d'une sauvegarde en cas de panne de ta connexion Internet. Le bouton « imprimer » en haut de ton script t'amène à une version imprimable.

Filtrer la feuille de service

Lorsque tu as une longue liste de tâches, il est utile de ne voir que tes propres tâches ou celles d'un collègue. C'est possible! Clique sur "filtrer par contact" en haut et sélectionne la ou les personnes dont tu souhaites voir les tâches sur le tableau.

Une feuille de service garantit que toutes les personnes impliquées dans l'organisation de ton événement savent exactement quoi faire, où et quand. Un tel script d'événement professionnel ou une feuille de service est indispensable si tu souhaites organiser un événement parfaitement organisé et qui se déroule sans heurts.

Tu connais peut-être la feuille de service : il s'agit d'une planification de la journée d'enregistrement d'une production cinématographique, par exemple. Ce script contient toutes les informations pratiques telles que les horaires de tournage, ce qui va être filmé, les adresses des lieux, les coordonnées des membres de l'équipe, etc. Mais tu peux également utiliser une feuille de service pour d'autres projets, par exemple pour des événements.

Une feuille de service pour ton événement = structure

Tu crées un scénario pour un événement afin de garder une vue d'ensemble avant, après et pendant l'événement. Tu fournis une structure avec cela. Conseil : divise ton script en différentes parties ou sections. Cela peut être, par exemple : la préparation, le montage, le jour de ton événement, le lendemain de ton événement.

De nombreux aspects pratiques et techniques sont inclus dans une feuille de service d'événement : date et heure de début et de fin, ce qu'il faut faire, qui doit réaliser l'action et où (le lieu ou l'adresse où se déroule ton événement).

Bye bye Excel, bienvenue la feuille de service en ligne pour événement

La création d'une feuille de service pour un événement se fait souvent dans Excel. Mais tu n'as plus besoin de travailler dans des feuilles de calcul. Un script pour organiser un événement peut parfaitement se faire en ligne ou via une application. Bienvenue au 21ème siècle ! Plus de soucis avec les versions, plus de problèmes de communication avec le transfert vers toutes ces différentes boites mails : tout le monde dispose à tout moment de la version la plus récente et correcte de la feuille de service pour ton événement, exactement la version dont tu as besoin en tant qu'employé ou fournisseur d'événements.

La communication est la clé

As-tu tous tes points d'action en ordre ? Assures-toi que toutes les personnes impliquées connaissent la feuille de service pour l'organisation de ton événement, tes employés et tes fournisseurs. Tu peux laisser tes collègues suivre (droits de lecture), mais tu peux également leur donner le droit de participer au script (droits de modification). Tu décides qui obtient quels droits. Cela rend possible une véritable collaboration en ligne. De cette façon, tout le monde sait quoi, où et quand faire et ton événement se déroulera sans heurts. Un conseil : fournis aux membres les plus importants de ton équipe une version papier pour écrire rapidement quelque chose ou comme sauvegarde lorsque Internet ne fonctionne pas.

A ne pas manquer : les Feuilles de service eventplanner.net

Avec les Feuilles de service d'eventplanner.net, tu peux facilement gérer tous les points d'action de ton événement dans un ordre chronologique en quelques clics. Avec les Feuilles de service eventplanner.net, tu affectes une personne responsable aux tâches et la partages avec toute l'équipe. L'outil est parfaitement adapté aux évènements qu'ils soient petits, grands ou en ligne : des salons professionnels, festivals de musique, conférences aux grandes fêtes privées telles que les mariages , les baby showers et les fêtes de départ à la retraite.

Feuille de service dans un progiciel événementiel intégré

En tant qu'organisateur d'événements, tu as des centaines de choses en tête. Pratique lorsque tu as intégré au maximum tes outils et que tu peux les partager avec ton équipe pour que tout le monde soit aligné. C'est possible avec un logiciel professionnel d'organisation d'événements. Tes scripts d'événements où tu gères facilement tous les points d'action, mais aussi un outil de gestion de projet d' événement, des moodboards d'événements et des check-lists d'événements se trouvent dans la solution logicielle intégrée d'eventplanner.net. De plus, en tant que professionnel de l'événementiel, tu utilises ces outils entièrement gratuitement. Pas de temps à perdre? Mets-toi au travail!