Comment utiliser les listes de contrôle comme « outil de gestion de projet » pour votre événement ?
Les listes de contrôle garantissent que vous ne perdez pas de vue les choses à faire pour votre événement. Vous pouvez facilement assigner des tâches à votre équipe et suivre le statut de manière claire. eventplanner.net vous facilite désormais la tâche : nous pré-remplissons les listes de contrôle pour chaque type d'événement afin que vous n'ayez pas à repartir de zéro. Si un certain sujet n'est pas pertinent, vous pouvez le supprimer ou ajuster les tâches en fonction de vos besoins.
Pour utiliser les listes de contrôle, vous devez d'abord créer un événement. Une fois que vous avez fait cela, vous êtes prêt à partir.
Voilà comment cela fonctionne:
Créer un événement
Vous pouvez créer une liste de contrôle pour chaque événement que vous organisez. Cela peut être fait directement à partir de la page de la liste de contrôle , qui est également accessible via le lien « logiciel d'événement » dans l'en-tête de notre site Web (si vous êtes connecté). Comme indiqué, nous pré-remplissons votre liste de contrôle en fonction du type d'événement que vous organisez. De cette façon, vous disposez dès le début des tâches les plus courantes pour votre mariage, événement d'entreprise, festival, etc.
Ajouter des tâches
L'ajout d'une tâche à votre liste de contrôle est facile. Cliquez sur le bouton vert « Ajouter une tâche ». Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez saisir les éléments suivants :
- Titre : indiquez brièvement et clairement de quoi il s'agit.
- Description : vous pouvez saisir ici une description plus détaillée des tâches à effectuer.
- Priorité : indique si le travail a une priorité faible, moyenne ou élevée.
- Progression : placez la tâche dans la colonne « à faire » pour les tâches que vous souhaitez effectuer dans le futur, « en cours » pour les tâches sur lesquelles vous travaillez activement ou « terminée » pour les tâches que vous avez complètement terminées.
- Catégorie : sélectionnez une catégorie pour la tâche dans la liste. Cela aide à garder la liste de contrôle claire. N'y a-t-il pas de catégorie appropriée pour votre tâche ? Ensuite, laissez simplement ce champ vide.
- Date : votre tâche a-t-elle une date limite ? Entrez la date ici.
- Attribué à : Ici, vous attribuez des tâches à des collègues afin qu'ils puissent en assurer le suivi. Si vous ne voyez pas encore de collègues apparaître, vous devez d'abord les ajouter aux 'contacts' de l'événement . Assurez-vous de leur donner les bonnes autorisations pour qu'ils puissent voir les tâches.
Enfin, cliquez sur 'ajouter une tâche' en bas et vous verrez que la tâche est ajoutée en bas de la liste.
Modifier/supprimer des tâches
Vous pouvez modifier une tâche en cliquant sur l'icône en forme de crayon à côté de la tâche. Vous pouvez ensuite modifier et enregistrer tous les champs ou supprimer la tâche avec le bouton « supprimer ».
Certaines tâches ont des boutons d'action tels que « trouver l'emplacement de l'événement ». Vous ne pouvez pas régler cela vous-même. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer la tâche et en créer une nouvelle à sa place.
Faire glisser des tâches
Vous pouvez rapidement placer une tâche de la colonne « à faire » dans la colonne « en cours » en faisant simplement glisser la tâche vers cette colonne. Par exemple, vous pouvez faire glisser des tâches entre les trois colonnes lorsque, par exemple, vous avez terminé une tâche ou souhaitez la remettre dans « à faire » pour la reprendre plus tard.
Filtrer la liste de contrôle
Lorsque vous avez une longue liste de tâches, il est utile de ne voir que vos propres tâches ou celles d'un collègue. C'est possible! Cliquez sur "filtrer par contact" en haut et sélectionnez la ou les personnes dont vous souhaitez voir les tâches sur le tableau.