Une check-list pour les événements ? Ça vaut le coup ou pas ? En tant que gestionnaire d'événements, il y a beaucoup de tâches auxquelles vous devez penser lorsque vous organisez un événement. Une liste de contrôle complète de l'événement ou une liste de choses à faire est très utile ! De cette façon, vous n'oubliez pas un seul détail, vous travaillez de manière réfléchie et structurée et c'est exactement ce qui fait d'un événement réussi une véritable expérience !
Une check-list, que vous ayez besoin de faire votre valise, de réserver vos vacances, d'organiser votre rénovation, ou de lancer une nouvelle campagne marketing événementielle, une to-do list complète est utile pour plusieurs raisons. Votre mémoire est un grand atout, mais parfois les tâches peuvent devenir routinières et vous oubliez des étapes. Et parfois il y a trop de distraction, votre tête est tout simplement trop pleine, vous perdez la concentration, et oups, ... Avec une checklist claire et complète vous évitez ces lacunes. Vous gagnez également du temps (retour à faire vos valises : qui n'est jamais allé à l'aéroport sans passeport et a obtenu un billet de retour ?) et vous évitez les erreurs (faire un gâteau et oublier les œufs, n'importe qui ?).
Il en va de même pour vous en tant que gestionnaire d'événements. Que vous organisiez votre premier événement ou que vous soyez un professionnel chevronné de l'événementiel, une liste de contrôle d'événement en ligne est indispensable. De cette façon, vous avez une vue d'ensemble parfaite de toutes les étapes de votre processus de planification et de son statut !
Étapes de la liste de contrôle de votre événement
Pour vous aider à démarrer, nous énumérons les facettes les plus importantes qui accompagnent l'organisation d'un événement, et qui font partie d'une liste de contrôle complète si vous prévoyez d'organiser un événement (en ligne).
Les objectifs de votre événement sont importants pour tout événement, qu'il s'agisse d'une réunion d'affaires, d'un festival, d'un séminaire, d'un roadshow ou d'une soirée privée. Dans votre logiciel de gestion d'événements, vous pouvez résumer exactement ce que vous voulez réaliser avec votre événement. Ajoutez également votre public cible, quels invités allez-vous inviter ? Cela vous donne une première idée du nombre de participants, ce qui a un impact, par exemple, sur le lieu de l'événement que vous choisirez, sur la restauration que vous sélectionnerez, etc. En attendant, vous pouvez rassembler toutes vos idées visuelles dans un moodboard en ligne dans ce processus, comme les venies, la restauration, la décoration. Vous épinglez toutes ces idées ensemble afin d'avoir une belle vue d'ensemble qui déterminera l'ambiance de votre réunion d'affaires, festival ou soirée privée. Prochaine étape, définissez votre budget. Combien peut réellement coûter votre fête ? Choisissez également une date (de fête) et un lieu d'événement qui ont l'apparence adéquate pour les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre événement. Le choix de lieux d'événements est très large, des environnements d'affaires aux salles de banquet, une tente dans un environnement extérieur ou pourquoi pas louer un château pour votre événement.
La prochaine étape de votre check-list événementielle consiste à déterminer la restauration : quelles collations et boissons vous proposerez à vos invités, du food truck au repas étoilé. Notez-le dans la liste de contrôle de votre événement. Lorsque votre événement prend forme, vous devez également créer un script, un livre de référence (en ligne) qui décrit en détail qui doit faire quoi, quand et où. De plus, lorsque cela est pertinent pour les événements interentreprises, n'oubliez pas de prendre les mesures nécessaires pour le marketing de votre événement et de déterminer comment vous commercialiserez votre événement (site Web, médias sociaux, impression, ...). Ensuite, à proximité de votre jour J, il y a la construction, comme l'infrastructure technique, le mobilier et la décoration. Et enfin, profitez du jour de votre événement lui-même ! Il y a un autre point important dans votre checklist d'événement après votre événement lui-même : tout comme la phase de préparation et d'exécution de l'événement est essentielle, n'oubliez pas de prendre les mesures nécessaires pour évaluer votre événement. N'attendez pas trop longtemps et faites-le pendant que votre événement est encore frais dans votre esprit. Vous pouvez utiliser cette précieuse contribution pour rendre votre prochain événement encore plus mémorable.
Ne manquez pas les listes de contrôle des événements eventplanner.net
Les listes de contrôle d'eventplanner.net pour organiser un événement sont en fait très simples. Vous créez un événement. Ensuite, vous commencez par lister toutes les tâches, y compris la description, la priorité, l'avancement (vous pouvez ajuster le statut des tâches en un instant via un simple glisser-déposer) et la personne responsable. Pour vous faciliter la tâche, notre liste de contrôle d'événements en ligne est même pré-remplie d'éléments, adaptés au type d'événement que vous organisez. Par exemple, si vous planifiez un mariage, nous vous préparerons une « checklist mariage » avec tous les éléments et tâches spécifiques à ce type d'événement et qu'il ne faut absolument pas oublier. S'il y a une tâche qui ne correspond pas à votre concept, vous pouvez facilement la supprimer dans l'outil de gestion des événements. Si vous organisez une réunion d'affaires, votre liste de tâches sera complètement différente. Les checklists eventplanner.net s'adaptent donc comme un caméléon à ce dont vous avez besoin pour votre événement. Si vous êtes un organisateur d'événements chevronné et que vous n'avez pas besoin des listes de contrôle détaillées, vous pouvez également choisir de créer un événement vierge afin de pouvoir créer la liste vous-même. En bref, les listes de contrôle d'événements eventplanner.net sont un outil de gestion de projet à part entière, pour tout type d'événement, pour tout organisateur.
Listes de contrôle d'événements dans un progiciel intégré
Avec la solution logicielle intégrée de gestion d'événements d'eventplanner.net, vous disposez d'un point central où vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin en tant que gestionnaire d'événements. Les checklists permettent une véritable collaboration digitale avec votre équipe (interne et externe) pour que tout le monde joue de manière synchrone sur le même terrain. Vous choisissez qui n'obtient que les droits de lecture et qui peut en modifier davantage.
Un aperçu de toutes ces informations vous donne également un aperçu de l'ensemble du processus de planification. Après votre événement, vous pouvez utiliser ces informations pour optimiser davantage vos processus et ainsi créer de la valeur ajoutée. Un logiciel professionnel de planification d'événements soutiendra votre flexibilité, votre productivité et, en fin de compte, la capacité de croissance de votre entreprise.
Tous les avantages que vous obtenez avec le logiciel professionnel gratuit de planification d'événements d'eventplanner.net. En plus de la checklist événementielle, découvrez les moodboards événementiels , l'outil idéal pour collecter, organiser et partager vos idées visuelles avec vos co-organisateurs et les checklists événementielles , les callsheets avec lesquelles vous pouvez facilement gérer toutes les actions et les intégrer de manière transparente. De plus, l'utilisation de ces outils de planification est entièrement gratuite. Vous souhaitez vous familiariser avec ce logiciel ? Jetez un coup d'œil à notre vidéo d'instructions . Convaincu? Ensuite, vous pouvez commencer immédiatement.
