Comment utiliser les listes de contrôle comme « outil de gestion de projet » pour ton événement ?
Les listes de contrôle garantissent que tu ne perdes pas de vue les choses à faire pour ton événement. Tu peux facilement assigner des tâches à ton équipe et suivre le statut de manière claire. eventplanner.net te facilite désormais la tâche : nous pré-remplissons les listes de contrôle pour chaque type d'événement afin que tu n'aies pas à repartir de zéro. Si un certain sujet n'est pas pertinent, tu peux le supprimer ou ajuster les tâches en fonction de tes besoins.
Pour utiliser les listes de contrôle, tu dois d'abord créer un événement. Une fois que tu as fait cela, tu es prêt à partir.
Voilà comment cela fonctionne:
Créer un événement
Tu peux créer une liste de contrôle pour chaque événement que tu organises. Cela peut être fait directement à partir de la page de la liste de contrôle , qui est également accessible via le lien « logiciel d'événement » dans l'en-tête de notre site Web (si tu es connecté). Comme indiqué, nous pré-remplissons ta liste de contrôle en fonction du type d'événement que tu organises. De cette façon, tu disposes dès le début des tâches les plus courantes pour ton mariage, événement d'entreprise, festival, etc.
Ajouter des tâches
L'ajout d'une tâche à ta liste de contrôle est facile. Clique sur le bouton vert « Ajouter une tâche ». Tu obtiendras une fenêtre contextuelle dans laquelle tu pourras saisir les éléments suivants :
- Titre : indique brièvement et clairement de quoi il s'agit.
- Description : tu peux saisir ici une description plus détaillée des tâches à effectuer.
- Priorité : indique si le travail a une priorité faible, moyenne ou élevée.
- Progression : place la tâche dans la colonne « à faire » pour les tâches que tu souhaites effectuer dans le futur, « en cours » pour les tâches sur lesquelles tu travailles activement ou « terminée » pour les tâches que tu as complètement terminées.
- Catégorie : sélectionne une catégorie pour la tâche dans la liste. Cela aide à garder la liste de contrôle claire. N'y a-t-il pas de catégorie appropriée pour ta tâche ? Ensuite, laisse simplement ce champ vide.
- Date : ta tâche a-t-elle une date limite ? Entre la date ici.
- Attribué à : Ici, tu attribues des tâches à des collègues afin qu'ils puissent en assurer le suivi. Si tu ne vois pas encore de collègues apparaître, tu dois d'abord les ajouter aux 'contacts' de l'événement . Assure-toi de leur donner les bonnes autorisations pour qu'ils puissent voir les tâches.
Enfin, clique sur 'ajouter une tâche' en bas et tu verras que la tâche est ajoutée en bas de la liste.
Modifier/supprimer des tâches
Tu peux modifier une tâche en cliquant sur l'icône en forme de crayon à côté de la tâche. Tu peux ensuite modifier et enregistrer tous les champs ou supprimer la tâche avec le bouton « supprimer ».
Certaines tâches ont des boutons d'action tels que « trouver l'emplacement de l'événement ». Tu ne peux pas régler cela toi-même. Si tu le souhaites, tu peux supprimer la tâche et en créer une nouvelle à la place.
Faire glisser des tâches
Tu peux rapidement placer une tâche de la colonne « à faire » dans la colonne « en cours » en faisant simplement glisser la tâche vers cette colonne. Par exemple, tu peux faire glisser des tâches entre les trois colonnes lorsque, par exemple, tu as terminé une tâche ou souhaite la remettre dans « à faire » pour la reprendre plus tard.
Filtrer la check-list
Lorsque tu as une longue liste de tâches, il est utile de ne voir que tes propres tâches ou celles d'un collègue. C'est possible! Clique sur "filtrer par contact" en haut et sélectionne la ou les personnes dont tu souhaites voir les tâches sur le tableau.
Commentaires
Depuis ton tableau 'kanban', comme s'appelle la méthodologie projet, où tu visualises les tâches en colonnes et les suis en priorité, tu peux maintenant cliquer sur une page de détail de la tâche. Pour ce faire, clique sur le titre. Écris tes commentaires sur la tâche pour partager des informations supplémentaires ou faciliter la conversation entre les membres de l'équipe.
Télécharge et partage des fichiers
Tu peux également télécharger et partager des documents avec ton équipe. Avec chaque commentaire, tu as la possibilité de télécharger et de partager 1 ou plusieurs fichiers.