Comment utiliser les listes de contrôle comme « outil de gestion de projet » pour ton événement ?

Les listes de contrôle garantissent que tu ne perdes pas de vue les choses à faire pour ton événement. Tu peux facilement assigner des tâches à ton équipe et suivre le statut de manière claire. eventplanner.net te facilite désormais la tâche : nous pré-remplissons les listes de contrôle pour chaque type d'événement afin que tu n'aies pas à repartir de zéro. Si un certain sujet n'est pas pertinent, tu peux le supprimer ou ajuster les tâches en fonction de tes besoins.

Pour utiliser les listes de contrôle, tu dois d'abord créer un événement. Une fois que tu as fait cela, tu es prêt à partir.

Voilà comment cela fonctionne:

Créer un événement

Tu peux créer une liste de contrôle pour chaque événement que tu organises. Cela peut être fait directement à partir de la page de la liste de contrôle , qui est également accessible via le lien « logiciel d'événement » dans l'en-tête de notre site Web (si tu es connecté). Comme indiqué, nous pré-remplissons ta liste de contrôle en fonction du type d'événement que tu organises. De cette façon, tu disposes dès le début des tâches les plus courantes pour ton mariage, événement d'entreprise, festival, etc.

Ajouter des tâches

L'ajout d'une tâche à ta liste de contrôle est facile. Clique sur le bouton vert « Ajouter une tâche ». Tu obtiendras une fenêtre contextuelle dans laquelle tu pourras saisir les éléments suivants :

• Titre : indique brièvement et clairement de quoi il s'agit.
• Description : tu peux saisir ici une description plus détaillée des tâches à effectuer.
• Priorité : indique si le travail a une priorité faible, moyenne ou élevée.
• Progression : place la tâche dans la colonne « à faire » pour les tâches que tu souhaites effectuer dans le futur, « en cours » pour les tâches sur lesquelles tu travailles activement ou « terminée » pour les tâches que tu as complètement terminées.
• Catégorie : sélectionne une catégorie pour la tâche dans la liste. Cela aide à garder la liste de contrôle claire. N'y a-t-il pas de catégorie appropriée pour ta tâche ? Ensuite, laisse simplement ce champ vide.
• Date : ta tâche a-t-elle une date limite ? Entre la date ici.
• Attribué à : Ici, tu attribues des tâches à des collègues afin qu'ils puissent en assurer le suivi. Si tu ne vois pas encore de collègues apparaître, tu dois d'abord les ajouter aux 'contacts' de l'événement . Assure-toi de leur donner les bonnes autorisations pour qu'ils puissent voir les tâches.

Enfin, clique sur 'ajouter une tâche' en bas et tu verras que la tâche est ajoutée en bas de la liste.

Modifier/supprimer des tâches

Tu peux modifier une tâche en cliquant sur l'icône en forme de crayon à côté de la tâche. Tu peux ensuite modifier et enregistrer tous les champs ou supprimer la tâche avec le bouton « supprimer ».

Certaines tâches ont des boutons d'action tels que « trouver l'emplacement de l'événement ». Tu ne peux pas régler cela toi-même. Si tu le souhaites, tu peux supprimer la tâche et en créer une nouvelle à la place.

Faire glisser des tâches

Tu peux rapidement placer une tâche de la colonne « à faire » dans la colonne « en cours » en faisant simplement glisser la tâche vers cette colonne. Par exemple, tu peux faire glisser des tâches entre les trois colonnes lorsque, par exemple, tu as terminé une tâche ou souhaite la remettre dans « à faire » pour la reprendre plus tard.

Filtrer la check-list

Lorsque tu as une longue liste de tâches, il est utile de ne voir que tes propres tâches ou celles d'un collègue. C'est possible! Clique sur "filtrer par contact" en haut et sélectionne la ou les personnes dont tu souhaites voir les tâches sur le tableau.

Commentaires

Depuis ton tableau 'kanban', comme s'appelle la méthodologie projet, où tu visualises les tâches en colonnes et les suis en priorité, tu peux maintenant cliquer sur une page de détail de la tâche. Pour ce faire, clique sur le titre. Écris tes commentaires sur la tâche pour partager des informations supplémentaires ou faciliter la conversation entre les membres de l'équipe.

Télécharge et partage des fichiers

Tu peux également télécharger et partager des documents avec ton équipe. Avec chaque commentaire, tu as la possibilité de télécharger et de partager 1 ou plusieurs fichiers.

Une check-list pour les événements ? Ça vaut le coup ou pas ? En tant que gestionnaire d'événements, il y a beaucoup de tâches auxquelles tu dois penser lorsque tu organises un événement. Une liste de contrôle complète de l'événement ou une liste de choses à faire est très utile ! De cette façon, tu n'oublies pas un seul détail, tu travailles de manière réfléchie et structurée et c'est exactement ce qui fait d'un événement réussi une véritable expérience !

Une check-list, que tu aies besoin de faire ta valise, de réserver tes vacances, d'organiser ta rénovation, ou de lancer une nouvelle campagne marketing événementielle, une to-do list complète est utile pour plusieurs raisons. Ta mémoire est un grand atout, mais parfois les tâches peuvent devenir routinières et tu oublies des étapes. Et parfois il y a trop de distraction, ta tête est tout simplement trop pleine, tu perds la concentration, et oups, ... Avec une check-list claire et complète tu évites ces manquements. Tu gagnes également du temps (retournons à tes valises : qui n'est jamais allé à l'aéroport sans son passeport et a obtenu un billet de retour ?) et tu évites les erreurs (faire un gâteau et oublier les œufs, n'importe qui ?).

Il en va de même pour toi en tant que gestionnaire d'événements. Que tu organises ton premier événement ou que tu soies un professionnel chevronné de l'événementiel, une check-list d'événement en ligne est indispensable. De cette façon, tu as une vue d'ensemble parfaite de toutes les étapes de ton processus de planification et de son statut !

Étapes de la check-list de ton événement

Pour t'aider à démarrer, nous énumérons les facettes les plus importantes qui accompagnent l'organisation d'un événement, et qui font partie d'une check-list complète si tu prévoies d'organiser un événement (en ligne).

Les objectifs de ton événement sont importants pour tout événement, qu'il s'agisse d'une réunion d'affaires, d'un festival, d'un séminaire, d'un roadshow ou d'une soirée privée. Dans ton logiciel de gestion d'événements, tu peux résumer exactement ce que tu veux réaliser avec ton événement. Ajoute également ton public cible, qui vas-tu inviter ? Cela te donne une première idée du nombre de participants, ce qui a un impact, par exemple, sur le lieu de l'événement que tu choisiras, sur la restauration que tu sélectionneras, etc. En attendant, tu peux rassembler toutes tes idées visuelles dans un moodboard en ligne dans ce processus, comme les lieux, la restauration, la décoration. Tu épingles toutes ces idées ensemble afin d'avoir une belle vue d'ensemble qui déterminera l'ambiance de ta réunion d'affaires, festival ou soirée privée. Prochaine étape, définis ton budget. Combien peut réellement coûter ta fête ? Choisis également une date (de fête) et un lieu d'événement qui a l'apparence adéquate pour les objectifs que tu souhaites atteindre avec ton événement. Le choix de lieux d'événements est très large, des environnements d'affaires aux salles de banquet, une tente dans un environnement extérieur ou pourquoi pas louer un château pour ton événement.

La prochaine étape de ta check-list événementielle consiste à déterminer la restauration : quelles collations et boissons tu proposeras à tes invités, du food truck au repas étoilé. Note-le dans la liste de contrôle de ton événement. Lorsque ton événement prend forme, tu dois également créer un script, un livre de référence (en ligne) qui décrit en détail qui doit faire quoi, quand et où. De plus, lorsque cela est pertinent pour les événements interentreprises, n'oublie pas de prendre les mesures nécessaires pour le marketing de ton événement et de déterminer comment tu commercialiseras ton événement (site Web, médias sociaux, impression, ...). Ensuite, un peu avant le jour J, il y a la construction, comme l'infrastructure technique, le mobilier et la décoration. Et enfin, profite du jour de ton événement ! Il y a un autre point important dans ta checklist d'événement après ton événement : tout comme la phase de préparation et d'exécution de l'événement est essentielle, n'oublie pas de prendre les mesures nécessaires pour évaluer ton événement. N'attends pas trop longtemps et fais-le pendant que ton événement est encore frais dans ton esprit. Tu peux utiliser cette précieuse contribution pour rendre ton prochain événement encore plus mémorable.

Ne manque pas les check-lists des événements eventplanner.net

Les check-lists d'eventplanner.net pour organiser un événement sont en fait très simples. Tu crées un événement. Ensuite, tu commences par lister toutes les tâches, y compris la description, la priorité, l'avancement (tu peux ajuster le statut des tâches en un instant via un simple glisser-déposer) et la personne responsable. Pour te faciliter la tâche, notre check-list d'événements en ligne est même pré-remplie d'éléments, adaptés au type d'événement que tu organises. Par exemple, si tu planifies un mariage, nous te préparerons une « checklist mariage » avec tous les éléments et tâches spécifiques à ce type d'événement et qu'il ne faut absolument pas oublier. S'il y a une tâche qui ne correspond pas à ton concept, tu peux facilement la supprimer dans l'outil de gestion des événements. Si tu organises une réunion d'affaires, ta liste de tâches sera complètement différente. Les checklists eventplanner.net s'adaptent donc comme un caméléon à ce dont tu as besoin pour ton événement. Si tu es un organisateur d'événements chevronné et que tu n'as pas besoin des check-lists détaillées, tu peux également choisir de créer un événement vierge afin de pouvoir créer la liste toi-même. En bref, les check-lists d'événements eventplanner.net sont un outil de gestion de projet à part entière, pour tout type d'événement, pour tout organisateur.

Check-lists d'événements dans un progiciel intégré

Avec la solution logicielle intégrée de gestion d'événements d'eventplanner.net, tu disposes d'un point central où tu peux trouver toutes les informations dont tu as besoin en tant que gestionnaire d'événements. Les check-lists permettent une véritable collaboration digitale avec ton équipe (interne et externe) pour que tout le monde joue de manière synchrone sur le même terrain. Tu choisis qui n'obtient que les droits de lecture et qui peut en modifier davantage.

Un aperçu de toutes ces informations te donne également un aperçu de l'ensemble du processus de planification. Après ton événement, tu peux utiliser ces informations pour optimiser davantage tes processus et ainsi créer de la valeur ajoutée. Un logiciel professionnel de planification d'événements soutiendra ta flexibilité, ta productivité et, en fin de compte, la capacité de croissance de ton entreprise.

Tous les avantages que tu obtiens avec le logiciel professionnel gratuit de planification d'événements d'eventplanner.net. En plus de la check-list événementielle, découvre les moodboards événementiels , l'outil idéal pour collecter, organiser et partager tes idées visuelles avec tes co-organisateurs et les budgets événementielles , les feuilles de service avec lesquelles tu peux facilement gérer toutes les actions et les intégrer de manière transparente. De plus, l'utilisation de ces outils de planification est entièrement gratuite. Tu souhaites te familiariser avec ce logiciel ? Jette un coup d'œil à notre vidéo d'instructions. Convaincu ? Alors, tu peux commencer immédiatement.