Comment construire une analyse de rentabilisation pour ton événement ?
Pour suivre le budget de ton mariage, événement (d'entreprise) ou festival, notre logiciel événementiel est le bon choix. Dans 'Budgets' tu mets tous les coûts de ton événement et ils s'ajustent automatiquement lorsque tu modifies le nombre d'invités. As-tu également une source de revenus telle que la vente de billets ? Alors, tu peux l'ajouter pour compléter ton analyse de rentabilisation.
Si tu souhaites utiliser notre planificateur de budget d'événement, crée d'abord un événement (si tu ne l'as pas déjà fait). Voici comment tu travailles :
Créer un événement
Tu peux créer une feuille de Budget pour chaque événement que tu organises. Tu le fais directement depuis la page des budgets, qui est également accessible via le lien "logiciel événementiel" dans l'en-tête de notre site Web (si tu es connecté).
Ajouter des coûts ou des revenus à ton événement
Clique sur le bouton "Ajouter une ligne budgétaire" pour ajouter un nouveau coût ou un nouveau revenu à ton fichier budgétaire. Saisis tes données dans la pop-up :
- Catégorie : sélectionne une catégorie dans laquelle le coût ou le revenu s'inscrit. Pour les frais de boissons et de nourriture, par exemple, tu choisis la catégorie 'restauration'. De cette façon, tu peux soigneusement regrouper tous les coûts par catégorie.
- Coût/Revenu : Indique si la ligne est un coût ou un revenu.
- Description : une brève description du coût ou du revenu.
- Fournisseur : ici, tu peux entrer le fournisseur ou le lieu de l'événement avec lequel tu travailles. Lorsque tu commences à taper, une liste de fournisseurs que nous connaissons sur notre plateforme apparaîtra. Clique sur le nom de l'entreprise de l'événement dans la liste. Ton fournisseur n'est pas dans la liste ? Ensuite, tape simplement le nom sans faire de sélection.
- Prix fixe : tu entres ici le prix fixe que tu paies à un fournisseur. Par exemple € 2500 de loyer pour le lieu de l'événement.
- Prix unitaire : paies-tu un montant par personne ? En tente ? Ensuite, tu peux entrer le prix unitaire ici. Par exemple € 50 par personne pour le traiteur.
- # unités : Ce champ indique le nombre d'unités par lequel l'outil multiplie le prix unitaire. Par défaut, l'outil prend le nombre de personnes que tu as défini dans les paramètres de ton événement. C'est super pratique, car si tu ajustes le nombre de personnes, l'outil corrige automatiquement toutes les lignes de budget qui fonctionnent avec ce nombre. Cependant, tu souhaites parfois travailler avec un numéro différent, par exemple si tout le monde ne participe pas au dîner. Dans ce cas, coche la case "Ajuster manuellement # unités". De cette façon, tu peux ajuster toi-même le nombre d'unités. Tu noteras que si ces chiffres changent, tu devras ajuster ce champ toi-même. Cela ne se fait pas automatiquement.
- Pourcentage de TVA : Ce champ n'est disponible qu'en mode 'avancé' pour les événements d'entreprise. Tu entres tous les prix hors TVA et entres le pourcentage de TVA de la ligne budgétaire dans ce champ. L'outil calcule ensuite les totaux TTC et HT. As-tu un fournisseur qui utilise deux pourcentages de TVA ou plus sur le devis ? Crée alors deux lignes budgétaires ou plus.
Modifier/supprimer des lignes budgétaires
Tu peux modifier une ligne en cliquant dessus. Tu peux ensuite modifier et enregistrer tous les champs ou supprimer la ligne avec le bouton « supprimer ».
Mode avancé : TVA
Notre logiciel suppose que tous les prix que tu entres incluent la TVA. C'est parfait pour les mariages, les événements privés, etc. Si tu organises un événement professionnel pour ton entreprise, tu souhaites pouvoir voir la répartition de la TVA. Via les paramètres de ton événement, tu peux activer la case à cocher «Travailler avec les prix ex. TVA dans les budgets ». Si tu fais cela, un champ supplémentaire apparaîtra lorsque tu ajouteras ou modifieras des lignes budgétaires où tu saisiras le pourcentage de TVA. Tu entres ensuite tous les prix hors TVA et notre outil calcule la TVA pour toi.
Attention:
- Si tu passes ultérieurement d'une vue simple sans calculs de TVA au mode avancé, tu dois vérifier toutes les lignes budgétaires saisies précédemment (c'est-à-dire ajuster les prix pour exclure la TVA et saisir les pourcentages de TVA corrects).
- Une fois passé en mode avancé, il n'est plus possible de remettre l'événement en mode standard.
Versions de budget
Tu peux également créer plusieurs versions de ton budget. Si tu travailles sur une analyse de rentabilisation pour un festival, tu voudras peut-être créer un scénario réaliste, optimiste et pessimiste. D'autres organisateurs, en revanche, aiment garder une trace des versions de leurs budgets : la version de ton pitch puis des versions avec différents ajustements. A partir de maintenant tout est possible.
Voici comment créer des versions
Tu peux créer une nouvelle version de ton budget en cliquant sur le nom de la version en haut à gauche. Clique sur le lien "Créer une nouvelle version" dans la liste déroulante qui s'affiche. Tu peux partir d'une feuille vierge ou d'une copie du budget actif et te baser dessus. Tu peux facilement basculer entre les différentes versions via le même menu déroulant.