Organisation de conférences et séminaires

L'organisation de votre conférence, qu'elle soit numérique, hybride ou physique, prend beaucoup de temps. Avec des conseils professionnels, vous, en tant qu'organisateur de votre événement, dormirez profondément !

Organiser un congrès ? À quoi devez-vous penser ?

Il y a mille et une choses à garder à l'esprit lors de l'organisation d'une conférence. Bien sûr, vous voulez que tout se passe bien - vous vous efforcez d'offrir la meilleure qualité et votre réputation est en jeu. Nous vous donnons quelques conseils.

Le contenu de votre conférence

L'une des choses les plus importantes lors de l'organisation d'une conférence est d'avoir un groupe cible clair à l'esprit. Vous adapterez le contenu de votre conférence en conséquence. Déterminez également l'objectif de votre conférence : que souhaitez-vous accomplir pour vos participants ? Et adaptez le contenu et la forme de votre événement en conséquence.

Commencez à préparer l'organisation de votre congrès à temps

Vous allez organiser une conférence ? Assurez-vous d'envoyer une date de réserve à vos invités bien à l'avance, puis l'invitation. Il peut être bref : ce que la conférence implique, quels avantages elle a pour les participants, quels problèmes elle résout, où elle se déroule et comment se déroulent les inscriptions. N'oubliez pas de déterminer votre budget disponible dans le temps lors de l'organisation d'un séminaire. Cartographiez tous les coûts, revenus, sponsors et fournisseurs possibles.

La planification est tout

Une bonne préparation et une parfaite coordination lors de l'événement lui-même déterminent le succès des événements physiques et numériques. Si vous travaillez avec un script et une checklist, vous ne négligerez plus un seul détail. Avec un logiciel de planification d'événements professionnel, vous et votre équipe gardez une vue d'ensemble de l'ensemble du processus de planification. Une autre chose que vous pouvez faire est de visualiser votre événement comme un film dans votre tête. Comment entrez-vous, où marchez-vous, de quoi avez-vous besoin en tant que visiteur ? De cette façon, vous découvrirez peut-être des lacunes dans votre organisation que vous pourrez résoudre à l'avance.

Visitez également le lieu où vous allez organiser votre conférence bien à l'avance. Vérifiez si la salle est en ordre, si la technologie fonctionne, la signalisation est claire et tous les employés savent exactement ce qu'on attend d'eux.

Congrès terminé ? Travail effectué? Laissez-nous de vos nouvelles après la fin de votre événement. Pensez à un court sondage (input en or pour votre prochain congrès), et faites vivre votre séminaire sur divers supports via des résumés de fond des principaux messages, surtout si vous avez eu plusieurs intervenants, mais aussi des reportages photos , et pourquoi pas, prévoyez un aftermovie comme vous allez organiser une conférence. De cette façon, vos invités peuvent revivre votre conférence une fois de plus.

Vous recherchez des partenaires plus spécialisés pour réussir l'organisation de votre conférence ? Les bureaux de congrès, la restauration et les traiteurs , les lieux de congrès et les animateurs et conférenciers peuvent également vous aider et assurer le bon déroulement de votre événement en ligne ou de votre congrès physique ou hybride.

Vous cherchez un organisateur de congrès ?

Vous allez organiser une conférence ? Lors de l'organisation de cet événement, recherchez-vous une partie fiable qui a fait de l'organisation de conférences sa spécialité ? Rassurez-vous : dans la liste ci-dessous, vous trouverez la « fine fleur » des entreprises qui ont fait de l'organisation de congrès leur cœur de métier. En tant qu'organisateur de conférence, vous pouvez trouver qui vous cherchez encore plus rapidement si vous utilisez les filtres.

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