Logiciel de gestion d'événements

Pourquoi le logiciel événementiel est une bonne idée pour votre événement

Le logiciel événementiel de vos événements présente de nombreux avantages. En tant qu'organisateur d'événements, vous savez que l'organisation d'un événement implique beaucoup de choses. Parfois, vous ne pouvez même pas voir la forêt pour les arbres. Heureusement, un logiciel de planification d'événements peut vous aider dans la planification et la coordination de votre événement ou fête hors ligne, hybride et en ligne. Avec un logiciel de planification d'événements, vous pouvez automatiser de nombreux aspects de la planification de votre événement : marketing, inscription, gestion des participants, répartition des tâches, badges, gestion du budget, horaires, scripts et gestion de votre emplacement.

Le logiciel événementiel connecte tous les composants de la communication événementielle. Vous et votre équipe n'avez plus besoin de travailler avec des systèmes différents, ce qui vous fait gagner du temps et commettre moins d'erreurs. Toutes les informations sont toujours à jour car chaque ajustement que vous effectuez est immédiatement mis à jour dans tous les documents et rapports. De cette façon, vous et votre équipe travaillez toujours avec les informations les plus récentes.

Logiciel événementiel étonnamment polyvalent

Le logiciel événementiel vous simplifie la vie et augmente le retour sur investissement de votre événement. Les outils de gestion d'événements offrent également plusieurs avantages pour vos invités et visiteurs. Les fonctions en libre-service telles que les inscriptions en ligne, les modules de communication push et de paiement sont également des options agréables et efficaces que propose ce logiciel.

En termes de fonctionnalités, les logiciels événementiels peuvent varier considérablement. Ces fonctions sont souvent présentes :

1/ Le logiciel événementiel rationalise votre communication. Vous communiquez avec vos fournisseurs de manière simple et rapide, et vous facilitez également votre communication interne, votre collaboration et votre gestion de projet avec votre équipe organisationnelle.

2/ Le logiciel de gestion d'événements fait également de vous et de votre équipe des maîtres de la planification. Vous gérez l'intégralité de la planification de votre événement, du début à la fin. Créer des scripts, planifier des employés (flexibles), ... vous faites tout au même endroit et vous gardez une vue d'ensemble complète.

3/ Dans votre logiciel d'organisation d'événements, vous travaillez aussi avec vos chiffres : vous faites des devis et vous gérez vos budgets. Fournisseurs, emplacement, divertissement, restauration, technologie, marketing, dépenses et revenus, vous bénéficiez beaucoup de l'image (financière) claire de votre logiciel.

4/ Avec l'aide d'un logiciel événementiel, vous pouvez créer un site Web événementiel réactif dans le look & feel de votre marque. Le site web de l'événement est le hub central de toute votre communication. Sur tous vos moyens de communication vous faites référence à votre domaine où vos visiteurs peuvent consulter des informations sur votre événement.

5/ Depuis les plateformes de messagerie intégrées du logiciel événementiel, vous pouvez facilement envoyer des invitations à vos invités potentiels, de la date de réservation à la confirmation finale. Vous déterminez votre (vos) groupe(s) cible(s) et il est possible d'envoyer les campagnes par e-mail entièrement dans votre propre style maison. De nombreuses options de rapport sont souvent fournies dans le logiciel d'événement, de sorte qu'en tant qu'organisateur d'événements, vous sachiez exactement ce que vos campagnes offrent.

6/ Avec ce logiciel, vous gérez également votre enregistrement des visiteurs dans une plate-forme conviviale. Vos invités s'inscrivent via des outils d'inscription tels qu'un formulaire d'inscription personnalisé et via cette inscription à l'événement, vous suivez tous les faits et chiffres de manière transparente dans votre back-office.

7/ Vous souhaitez également automatiser votre processus de facturation et de paiement via un logiciel événementiel ? Qui peut! Avec la billetterie événementielle vous pouvez définir votre droit d'entrée comme vous le souhaitez, avec ou sans réduction, en différentes parties selon vos besoins. Après paiement, vos invités recevront automatiquement un email de confirmation et leur (e)-billet.

8/ Le logiciel événementiel simplifie également le contrôle d'accès sur votre événement. Grâce à un outil de numérisation, vous pouvez lire les codes-barres sur les (e)-tickets ou badges de vos visiteurs. Vous savez à tout moment lequel de vos invités est présent et qui ne l'est pas.

9/ Vous souhaitez augmenter l'impact de votre événement avec un logiciel événementiel ? C'est possible avec une application d'événement. Avec cette application mobile sur smartphone ou tablette, vos visiteurs ont en poche toutes les informations générales et personnelles (e-billet, programme, plan, ...). Vous montrez le chemin à vos invités, les impliquez dans votre communauté et vous pouvez toujours les joindre. Pratique, non ?

10/ Fermez les portes. Votre travail est-il terminé ? Pas encore tout à fait. En tant que professionnel de l'événementiel, vous connaissez l'importance de rester en contact et d'établir la relation avec vos invités. Vous alimentez votre communauté avec des photos de l'événement, des enregistrements vidéo de vos sessions et des présentations sur le site Web de l'événement. Vous pouvez aussi facilement envoyer à vos invités un email de remerciement pour leur présence avec ce logiciel.

11/ Très important : votre évaluer l'événement. Vous mesurez le succès en demandant des commentaires via des questions ouvertes ou fermées ou une échelle d'évaluation. Ces retours sont précieux pour vos prochains événements. Demander des commentaires, tout est intégré, grâce à un logiciel de planification d'événements professionnel.

Des extensions logicielles sont possibles

Les logiciels événementiels contiennent également souvent une API ouverte, qui permet à ces programmes de communiquer facilement avec d'autres applications logicielles telles qu'un logiciel CRM et/ou comptable. De cette façon, vous pouvez facilement étendre les fonctionnalités de votre logiciel de planification d'événements à d'autres domaines de votre planification d'événements.

Logiciel événementiel pour votre événement, qu'attendez-vous ?

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