Si vous choisissez de travailler avec une agence événementielle, il est préférable d'externaliser la mission via un pitch entre agences événementielles. Les règles du jeu ?
Un pitch est un concours de beauté entre différentes agences, dont chacune soumet une proposition et un devis qui l'accompagne sur la base d'un briefing très détaillé. Préparer le briefing, qui doit contenir au moins l'objectif, le groupe cible, le budget cible et les critères d'attribution, est votre devoir. Le concept le plus fort avec la citation la plus intéressante remporte alors la mission. Lors de la rédaction d’un pitch, vous devez respecter quelques règles :
- Ne permettez pas à plus de trois agences événementielles de participer au pitch. Cela suffit pour faire un choix pertinent et éviter des coûts inutiles pour vous et les agences participantes. Informez toujours une agence à l'avance du nombre d'agences événementielles que vous souhaitez participer au pitch afin qu'elles puissent décider elles-mêmes si elles trouvent le risque acceptable de concourir pour la mission. Après tout, participer à un pitch est toujours un investissement majeur pour une agence. L'élaboration d'une proposition moyenne peut facilement prendre deux à trois jours complets et, dans les cas extrêmes, les coûts peuvent s'élever jusqu'à 10 000 euros.
- Conclure des accords clairs sur une éventuelle compensation financière pour la soumission de concepts dans le cadre d'un pitch. Bien que ce ne soit certainement pas une obligation, c'est tout à l'honneur d'un client lorsqu'il supporte les frais remboursables pré-approuvés que doit engager une agence.
- À moins que vous ne preniez d'autres dispositions à l'avance ou que vous ayez payé des frais, il existe un gentleman's Agreement qui stipule que les droits intellectuels sur les concepts créatifs proposés par une agence événementielle restent la propriété de l'agence. Il ne faut donc pas refuser une agence et ensuite se lancer dans l'idée.
- Informez immédiatement toutes les agences événementielles participantes lorsque vous avez pris une décision et que les résultats sont connus.
