Nombre d'organisateurs travaillent encore selon une approche projet classique, avec des échéanciers serrés et des diagrammes de Gantt. Mais quiconque a déjà organisé un événement sait à quel point la réalité peut être imprévisible. Les délais sont fixes, les fournisseurs changent et les priorités évoluent en cours de route.
C’est pourquoi de plus en plus d’organisateurs optent pour une méthode de travail agile, une méthode flexible qui permet des ajustements continus, une meilleure collaboration et des résultats plus rapides.
Dans l'extrait ci-dessous du livre EVENTPLANNER, Kevin Van der Straeten explique pourquoi la gestion de projet agile, notamment Scrum et Kanban, révolutionne le secteur de l'événementiel. Cette approche est également au cœur du logiciel de gestion d'événements eventplanner.net, où les principes agiles se traduisent en outils pratiques. Nombre d'organisateurs utilisent déjà l'agilité, parfois même sans le savoir !
Extrait du livre :
Le principal inconvénient d'une approche projet traditionnelle avec des diagrammes de Gantt est qu'une chose est sûre : les estimations initiales sont toujours erronées. C'est logique, puisqu'il s'agit, et qu'il s'agira toujours, d'estimations. Pour un événement, cette incertitude quant à la planification peut être fatale. Après tout, on ne peut pas repousser la date de quelques jours à la dernière minute simplement parce qu'on n'est pas encore prêt. Avec une approche projet traditionnelle, il est également fort probable de perdre beaucoup de temps sur des détails dès le début, car ils sont prioritaires chronologiquement, ce qui peut entraîner un manque de temps par la suite pour des tâches bien plus importantes. Une approche projet agile, dont Scrum est un exemple, adopte une approche totalement différente, ce qui présente des avantages considérables pour l'organisation d'événements.
La méthode Agile est une approche de gestion de projet reconnue depuis des années dans le secteur informatique, permettant aux entreprises de la Silicon Valley comme Facebook et Google de déployer des projets de haute qualité à une vitesse fulgurante. De quoi ravir les organisateurs d'événements.
Avec une approche agile, vous divisez un projet en petites tâches réalisables. Vous travaillez en équipe Scrum, composée de dix personnes maximum, pour une efficacité optimale. Vous désignez un Scrum Master qui supervise l'avancement du projet.
Commencez par créer une liste de toutes les tâches liées à votre événement. Le logiciel eventplanner.net utilise un tableau Kanban où les tâches sont affichées en trois colonnes : à faire, en cours et terminées. Ainsi, vous avez toujours une vue d'ensemble des personnes qui travaillent sur chaque tâche et de son statut. Chaque tâche se voit attribuer une priorité spécifique par l'équipe. Au cours du projet, des tâches peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées en fonction de l'évolution des besoins. Dans tous les cas, assurez-vous que vos tâches soient clairement définies. « Trouver un lieu » est peut-être un peu vague et gagnerait à être divisé en sous-tâches telles que « Établir une liste de lieux présélectionnés », « Visiter les lieux », « Négocier le prix », etc. De cette façon, chaque sous-tâche n'a pas besoin d'être attribuée à la même personne. Notre logiciel événementiel peut pré-remplir votre tableau Kanban avec un modèle de tâches courantes pour le type d'événement que vous organisez, vous évitant ainsi de partir de zéro. Vous pouvez également créer un nouvel événement à partir d'un événement précédent. Le logiciel prend alors en charge toutes les tâches et les règles de script et les adapte à la nouvelle date. C'est une méthode idéale pour tirer parti de l'expérience acquise lors de vos événements précédents.
Une fois votre liste de tâches établie, le travail commence vraiment. Vous identifiez les tâches prioritaires et les déléguez à l'équipe en les attribuant à une personne en particulier. L'avancement est suivi quotidiennement. La journée débute par une réunion debout où chaque membre de l'équipe partage brièvement ses activités de la veille, ses projets et les éventuels problèmes rencontrés. Cela permet d'apporter des ajustements immédiats si quelqu'un est bloqué ou a besoin d'aide. Les réunions se tiennent debout pour être courtes et efficaces (dix minutes maximum).
Le principal avantage du travail agile réside dans sa capacité d'adaptation continue, sa flexibilité face à l'évolution du marché et la rapidité avec laquelle les erreurs et les problèmes sont identifiés et résolus par l'équipe. La collaboration directe et le partage des difficultés renforcent considérablement l'état d'esprit positif et proactif de l'équipe. En d'autres termes, on obtient de meilleurs résultats avec la même équipe et dans les mêmes délais. De meilleurs résultats car la priorité est constamment donnée à ce qui compte vraiment.
L'inconvénient de la méthode agile est qu'elle exige une plus grande implication du client, ce qui est crucial, et qu'elle offre moins de visibilité initiale sur le résultat final précis. Il est indispensable d'avoir confiance à la fois dans le processus et dans l'équipe. Un chef d'équipe expérimenté est donc essentiel.
Tu trouveras plus d'informations sur ce sujet et de nombreux autres conseils sur l'organisation d'événements dans le livre EVENTS.
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