Établir la liste des invités pour un événement (d'entreprise) est un travail qui prend beaucoup de temps. Cependant, vous ne pouvez pas vous permettre de commettre des erreurs. Oublier quelqu'un est impardonnable.
Demandez l’aide d’autres services lors de la constitution de la liste des invités (ou de vos amis et de votre famille pour une soirée privée). Contactez le service marketing, commercial et achats. N'oubliez pas les perspectives ! Si vous organisez un événement interne, merci de vous rendre au service RH.
Tenez-vous également en au groupe cible. Là, vous avez déjà indiqué sur quelle base vous sélectionnerez. Par exemple, qui est un « client fidèle » et qui ne l’est pas. Si vous ne le faites pas, la liste des invités s'allongera rapidement, ce qui peut faire pression sur le budget.
Quelques conseils supplémentaires :
- Lors d’un événement interne, pensez également aux retraités, aux travailleurs à temps partiel, aux indépendants et éventuellement aux ex-employés de votre entreprise. Ne perdez pas de vue les salariés : agents d'hygiène, logisticiens, ...
- Par exemple, votre usine a-t-elle été entièrement rénovée ? Invitez ensuite les résidents locaux et le gouvernement local à y jeter un œil. Ils ont peut-être été gênés pendant la construction. Vous pourrez ainsi les remercier pour leur bonne volonté. Une communication ouverte évite également beaucoup de ressentiment et la création d’histoires incorrectes.
- Vous pouvez également approcher les groupes d’action de cette manière. Un regard dans les coulisses dans une ambiance détendue peut faire des merveilles.
- Certains organisateurs fournissent une liste d'invités de secours. Il s'agit d'une liste de personnes qu'ils peuvent inviter à remplacer les invités de premier plan lorsqu'ils ne peuvent pas y assister. Cela peut être utile, par exemple, lorsque vous organisez une conférence où vous souhaitez que la salle soit belle et pleine.
Rendez la formule de salutation sur l'invitation aussi personnelle que possible, mais assurez-vous que les détails (titre, titres, noms et sexe) sont corrects. Une erreur ne semble pas professionnelle et constitue un véritable rebut. Évitez les drames personnels. N'envoyez pas d'invitation à venir avec votre partenaire à votre collègue qui vient de perdre sa femme. Vous ne pouvez pas vérifier les données externes à ce niveau, mais en interne, de telles erreurs sont inexcusables. Contactez donc à nouveau le responsable du personnel vers la fin du voyage pour tout vérifier à nouveau.
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