Établir un budget est une tâche complexe où il est facile d'oublier un poste de dépense. Avec la liste de contrôle ci-dessous, qui ne vise certainement pas à être exhaustive, nous vous aiderons à rendre votre budgétisation aussi détaillée et complète que possible.
L'élaboration d'un budget est un processus continu. Il est préférable de commencer par une évaluation globale. Vous le faites avant de demander des devis. De cette façon, vous pouvez immédiatement voir si vous êtes réaliste. Vous ajustez systématiquement le budget prévisionnel lorsque vous recevez des devis ou lorsque vous pouvez réaliser une estimation plus ciblée.
Votre budget est trop élevé ? Vérifiez ensuite tous les éléments de coût un par un et voyez s'il existe des alternatives moins chères ou si vous pouvez éliminer certaines dépenses, sans jamais faire de compromis sur la qualité. Vous pouvez également envisager du sponsoring pour augmenter le budget de votre événement. Un partenariat avec une autre entreprise souhaitant toucher le même groupe cible peut également être une solution. Vous pourrez alors partager les frais.
Conseil de pro ! Utilisez le logiciel événementiel eventplanner.net pour établir le budget de votre événement et le surveiller facilement.
Événements de la liste de contrôle budgétaire
Communication
❐ Site Internet
❐ Impression
❐ Commercialisation
❐Application mobile
❐ Médias sociaux
❐ Billetterie (frais fixes ou commission ?)
❐…
Emplacement/tente
❐ Location de salle
❐ Vestiaire
❐ Scène/piste de danse
❐ Mobilier, stands...
❐ Ameublement et décoration
❐ Vestiaires
❐ Signalétique
❐ Frais de stationnement
❐ Toilettes (n'oubliez pas les toilettes dames)
❐ Chauffage/climatisation
❐ Nettoyage
❐...
Restauration
❐ Restauration
❐ Boire
❐ Restauration de l'équipage
❐ Couverts, verrerie, vaisselle, linge de table
❐ Bars, buffets...
❐...
Accomplissement
❐ Divertissement
❐ Présidents et intervenants
❐ Activités (ateliers...)
❐ Animations pour enfants
❐ Musique
❐ Copyright : Sabam (B) ou Buma (NL)
❐...
Support audiovisuel
❐ Projection
❐ Écrans plasma et LCD
❐ Micros
❐ Système audio
❐ Installation lumière
❐ Capture vidéo ou reportage photo
❐ Effets spéciaux (feux d'artifice, neige...)
❐ Réseau Wi-Fi
❐ Événements hybrides (live streaming…)
❐...
Personnel
❐ Responsable(s) d'étage et d'événements
❐ Coordinateur sécurité
❐ Hôtesses
❐ Préposés au stationnement
❐ Sécurité
❐ Équipe de premiers secours
❐ Machinistes/technique
❐ Personnel de restauration (serveurs...)
❐ Vestiaire et toilettes dames
❐ Interprètes/traducteurs
❐...
Divers
❐ Frais de port
❐ Cadeaux
❐ Transports (VIP)
❐ Frais d'hôtel
❐ Permis et assurance
❐ Tout dommage ou vol
❐ Électricité, eau...
❐ Traitement des déchets
❐ Logistique
Coûts d'organisation (internes et externes)
TVA et taxes
Coûts imprévus
(prévoir 10 pour cent)
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