Permettez-moi de vous poser une question rapide : combien de temps consacrez-vous à la stratégie par rapport à la planification d’un événement ? Si vous êtes comme la plupart des gens, vous consacrez probablement quelques heures à la conception de l’événement, à la définition de sa mission et de ses objectifs, de son format et des résultats attendus.
À partir de là, vous consacrez probablement l'essentiel de votre temps à surmonter les obstacles logistiques et les difficultés de planification. Après tout, c'est ce à quoi on peut s'attendre lors de l'organisation d'un événement. Cependant, cette stratégie consistant à passer moins de temps à réfléchir et plus de temps à agir ne garantit pas le succès de votre événement.
De nos jours, l'organisation d'événements repose moins sur la planification que sur la stratégie. Pourquoi ? C'est simple : utiliser une plateforme ou un logiciel de gestion d'événements vous fait gagner un temps précieux, car toute la logistique est prise en charge automatiquement.
Bien évidemment, vous rencontrerez toujours des difficultés imprévues ; cependant, la plupart des choses qui vous prenaient des jours à faire manuellement seront résolues en quelques heures (voire quelques minutes) numériquement.
Grâce à cela, vous pourrez enfin vous libérer des contraintes logistiques et vous concentrer sur la conception d'une stratégie événementielle efficace qui non seulement vous assurera le succès, mais vous offrira également un meilleur contrôle sur la planification et les résultats.
Si vous êtes prêt à utiliser votre mise à niveau lors de votre prochain événement, prenez note de ces recommandations sur la façon de maîtriser votre stratégie :
Établissez votre vision à long terme
Deux éléments distinguent la planification d'événements de la stratégie événementielle. Le premier concerne la mise en œuvre, c'est-à-dire les actions concrètes à entreprendre pour atteindre vos objectifs. Le second porte sur votre cadre stratégique, qui déterminera comment générer de la valeur ajoutée pour l'entreprise grâce à l'événement.
Lors de l'élaboration de votre stratégie événementielle, il est essentiel d'adopter une vision à long terme. Cette approche prend en compte des éléments tels que les coûts et l'énergie consacrés à la planification, les acteurs du secteur qui soutiendront vos événements, votre identité de marque et vos objectifs futurs.
Autrement dit, lors de l'élaboration de votre stratégie événementielle, vous ne penserez pas à votre prochain événement. Au contraire, vous vous concentrerez sur la série d'événements que vous souhaitez organiser au cours des deux prochaines années et sur la manière dont ils contribueront à la croissance de votre entreprise.
En définissant une vision centrale à long terme, vous saurez non seulement où vous allez, mais vous aurez également la flexibilité nécessaire pour expérimenter et maximiser l'impact de chacun de vos événements.
Définir les OKR de l'événement
Lors de la planification d'événements, nous avons l'habitude de définir des indicateurs clés de performance (KPI) et d'analyser le retour sur investissement (ROI). La plupart d'entre nous ne connaissent pas encore le concept d'objectifs et de résultats clés (OKR), qui, dans la plupart des cas, permettent d'optimiser les KPI.
Dans son ouvrage *Mesure ce qui compte*, l'investisseur et capital-risqueur américain John Doerr affirme que les indicateurs clés de performance (KPI) ne sont que des chiffres dénués de sens et de contexte. Selon lui, « les objectifs et les résultats clés sont les deux faces d'une même pièce : le yin et le yang de la définition d'objectifs – le principe et la pratique, la vision et l'exécution. Les objectifs sont sources d'inspiration et portent sur des perspectives lointaines. Les résultats clés, quant à eux, sont plus concrets et axés sur des indicateurs précis. Ils comprennent généralement des données chiffrées pour un ou plusieurs indicateurs : chiffre d'affaires, croissance, nombre d'utilisateurs actifs, qualité, sécurité, part de marché, engagement client. »
Vous pourriez être tenté de surcharger votre liste d'OKR, mais comme le recommande Doerr, « une limite de trois à cinq OKR par cycle permet aux entreprises, aux équipes et aux individus de choisir ce qui compte le plus ».
Les OKR de votre événement peuvent viser, par exemple, à accroître la notoriété de votre marque, à créer une communauté, voire à convertir les participants en clients. Ces OKR consistent principalement à définir la vision de l'événement et à déterminer les résultats qui témoigneront de son succès.
Alignez l'événement avec vos objectifs commerciaux
Si votre objectif est de vendre vos produits ou de transformer vos clients en ambassadeurs de votre marque, il serait dommage de ne pas recourir au marketing événementiel. En effet, il arrive que l'on organise des événements simplement parce que c'est la norme, sans réaliser qu'ils peuvent réellement contribuer à la réalisation de nos objectifs commerciaux.
Lors de l'élaboration de votre stratégie événementielle, commencez par définir vos objectifs commerciaux, puis alignez les OKR (objectifs clés pour la réussite) de vos événements sur ces objectifs. Ainsi, vos ressources seront judicieusement investies dans des événements qui auront un impact positif concret sur votre activité et contribueront à sa croissance.
Organisez un événement 100% centré sur les participants
C'est un point essentiel. Même si vous organisez des événements pour atteindre vos objectifs, vous ne pourrez pas faire grand-chose si vous ne placez pas votre public au cœur de votre démarche. En faisant preuve de transparence et d'honnêteté, en démontrant votre volonté d'offrir le meilleur à vos participants et en partageant pleinement la valeur ajoutée que vous pouvez leur apporter, vous gagnerez leur confiance et les inciterez à agir comme vous le souhaitez.
Adopter une approche 100 % centrée sur les participants est essentiel pour définir votre stratégie événementielle. Notez tous les besoins de votre public, ainsi que la manière dont vos événements peuvent y répondre, ce que vous pouvez leur offrir et comment les rendre aussi conviviaux et sereins que possible.
Changez la façon dont vos participants pensent
Ce qui rend les événements véritablement compétitifs dans le monde numérique, c'est leur pouvoir de transformation. Bien organisés, ils peuvent changer les mentalités. Qu'il s'agisse d'une expérience unique, d'échanges enrichissants ou d'un contenu novateur, un événement peut amener votre public à penser et à ressentir les choses différemment.
Et cela ne se produit pas par défaut ; on peut le concevoir.
Lors de l'élaboration de votre stratégie événementielle, demandez-vous précisément ce que vous souhaitez changer chez vos invités. Voulez-vous qu'ils fassent confiance à votre marque ? Ou peut-être souhaitez-vous bâtir une communauté solide ? Savoir ce que vous attendez de vos invités et ce que vous êtes prêt à leur offrir en retour vous rapproche de vos objectifs.
Conclusion
Il n'existe pas de modèle type pour élaborer une stratégie événementielle. Chaque stratégie est unique et dépend des objectifs de l'entreprise ou de la marque. Toutefois, certains éléments permettent d'optimiser le plan d'action.
Commencez par définir votre vision à long terme. Pourquoi organisez-vous cet événement et quel est votre objectif ? Ensuite, définissez vos OKR (objectifs et résultats clés) et alignez-les sur vos objectifs commerciaux. Adoptez toujours une approche centrée sur les participants, en veillant à ce que leur expérience soit la plus agréable et sereine possible. Enfin, demandez-vous comment vous souhaitez que votre événement influence la perception et les émotions de vos invités, et concevez des expériences et des dynamiques spécifiques en conséquence.
