Comment rendre votre événement hybride attrayant pour vos participants virtuels

Comment rendre votre événement hybride attrayant pour vos participants virtuels

Les événements sont passés au numérique, mais ce n'est pas une raison pour abandonner les rassemblements physiques. Une fois que les choses s'amélioreront (et nous espérons que cela se produira bientôt), nous reviendrons aux événements en personne et aux interactions en face à face. Cependant, le monde ne sera pas le même. Après avoir expérimenté le réel pouvoir et la portée des événements en ligne, il sera impossible de ne pas tirer parti de cette nouvelle approche et de l'intégrer dans une stratégie événementielle holistique.


Et bien que nous connussions les événements hybrides avant le COVID-19, c'était une exception plutôt que la norme. Aujourd'hui, cependant, nous sommes de plus en plus certains que nous assisterons à une forte hybridation de ces événements dans un avenir proche, combinant à la fois l'expérience physique et numérique et se connectant à la fois en personne et en ligne avec les participants du monde entier.


Au cas où vous ne seriez pas familier avec ce concept, les événements hybrides représentent la synergie de la présence en personne et de la participation à distance. Les gens peuvent choisir de voyager et d'assister physiquement à l'événement ou de se connecter dans le confort de leur bureau. Cependant, ce type d'événement comporte sa juste part de défis.


Et l'un d'eux est de rendre votre événement attractif pour vos participants virtuels. C'est un vrai problème, compte tenu du surplus de choix et d'options en ligne. Lorsque vous choisissez d'assister à un événement en personne, vous vous y engagez à 100%. Vous devez vous rendre sur place, puis passer un ou plusieurs jours entouré de professionnels partageant les mêmes idées. La vraie valeur des événements physiques réside dans leur expérience immersive.


Avec les expériences en ligne, cependant, les choses sont différentes. Pourquoi choisir d'assister à un événement hybride en vous connectant via votre ordinateur, alors que vous pouvez simplement regarder quelques vidéos YouTube des orateurs invités? C'est pourquoi vous devrez faire très attention à vos participants virtuels et mettre en valeur la valeur des expériences en ligne que vous proposez dans le cadre de votre événement hybride. Pour vous aider à le faire, nous avons rassemblé une liste de conseils:



Offrez des expériences en ligne uniques

Lors de l'exécution d'événements hybrides, il est presque impossible d'offrir les mêmes expériences physiques et en ligne. Mais au lieu de le voir comme un défaut, vous pouvez le transformer en une proposition de valeur pour vos participants virtuels. Lors de la planification de l'événement, vous voudrez consacrer du temps et des ressources à la création d'expériences en ligne uniques qui ne seront accessibles qu'à votre public virtuel.


Par exemple, vous pouvez préparer un ensemble de sessions DJ en direct qui n'est disponible qu'en participant à la version en ligne de l'événement hybride. Ou, vous pouvez intégrer différentes sessions d'activation de marque qui peuvent être appréciées exclusivement si vous êtes un invité virtuel. Imaginez un partenariat avec une entreprise de boissons pour adultes et la conception d'une séance de dégustation spéciale.


Vous pouvez envoyer à vos participants en ligne un kit de dégustation spécial chez eux, puis pendant la session elle-même, demander à un ambassadeur de la marque d'expliquer tous les différents goûts et nuances de la boisson pendant que les gens utilisent leurs kits pour faire leurs propres créations à la maison. C'est un excellent moyen d'amener les gens à mieux se connecter avec votre marque et d'accroître leur confiance dans la valeur ajoutée de la version en ligne de l'événement.



Fournissez un réseau individuel à vos participants virtuels

Le réseautage est l'une des principales raisons pour lesquelles les gens assistent à des événements physiques. Mais cela ne devrait plus être le cas. Il existe d'innombrables plates-formes de gestion d'événements qui fournissent des solutions de jumelage B2B pour les événements hybrides. La seule chose que vous voudrez prendre en compte est la façon dont vous assurez la mise en relation entre vos participants. Par exemple, lors de l'inscription de vos invités, vous pouvez poser des questions qualificatives (telles que des centres d'intérêt ou des domaines d'activité), puis utiliser ces informations pour garantir une meilleure compatibilité entre les participants virtuels qui voudront avoir des réunions d'affaires en tête-à-tête.



Assurez-vous que la scène virtuelle est conviviale

La technologie événementielle s'est énormément développée, en particulier au cours des derniers mois, lorsque la pandémie a poussé les marques et les entreprises technologiques à innover. C'est pourquoi les nouvelles solutions pour les événements en ligne sont bien meilleures qu'avant. Cependant, il y a certaines choses auxquelles vous voudrez penser lors du choix d'un partenaire technique événementiel, et c'est la convivialité de la scène virtuelle.


La dernière chose que vous voulez est de repousser vos participants virtuels en leur offrant un espace en ligne maladroit et déroutant. Assurez-vous d'ajouter de la valeur à l'expérience en ligne en établissant un partenariat avec la bonne société de technologie événementielle qui fournit une scène virtuelle facile à naviguer.



Donner accès à la scène virtuelle avant l'événement

Faire en sorte que les gens s'inscrivent à la version en ligne de votre événement hybride est une étape. La prochaine étape consiste à garder leur intérêt et à les amener à y assister. Une façon de faire est d'ouvrir l'accès à la scène virtuelle une semaine avant l'événement. Vous pouvez ajouter différentes salles à la scène virtuelle et demander à vos invités de les explorer.


En outre, vous pouvez convaincre les gens de remplir leurs profils en ajoutant leurs photos, leurs profils de réseaux sociaux, leurs sites Web, etc., ainsi que de fournir différents éléments visuels liés à l'événement, tels qu'une bande-annonce ou des interviews en coulisses. Tous ces éléments garderont l'intérêt de vos invités et les feront se sentir plus déterminés à participer réellement à votre événement.



Communiquez les avantages exclusifs d'assister à l'événement à distance

Enfin, il n'y a aucune raison d'ajouter de la valeur à la version en ligne de votre événement hybride si vous ne communiquez pas ces avantages. Mentionnez tous ces avantages exclusifs dans votre newsletter, votre copie sur les réseaux sociaux et votre publicité en ligne. De cette façon, les gens comprendront pourquoi ils devraient assister à l'événement et seront plus désireux de s'abonner.



Résumé

Organiser des événements hybrides peut être difficile en raison du volume de travail à venir. Et la dernière chose que vous voulez est de passer d'innombrables heures à concevoir la version en ligne de votre événement pour découvrir que vous avez une poignée de participants virtuels. Pour éviter cela, ajoutez des expériences exclusives en ligne auxquelles les personnes peuvent accéder uniquement si elles participent à l'événement à distance. Emballez la version numérique de votre événement dans un format attractif et communiquez sa valeur ajoutée. Et puis, assurez-vous de tenir vos promesses et de répondre aux attentes des gens.

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