Comment préparer votre lieu d'événement pour la nouvelle normalité

Comment préparer votre lieu d'événement pour la nouvelle normalité

La préparation d'unlieu d'événementsûr est une priorité absolue, maintenant nous revenons aux événements physiques. Et si nous ne voulons pas de nouvelles épidémies ou d'incidents malheureux, cette nouvelle responsabilité devrait figurer en premier sur votre liste de planification. En fait, GES a interrogé 1 330 participants pour comprendre leur volonté de revenir aux événements physiques.


Étonnamment, 88 pour cent des personnes interrogées étaient disposées à assister à des spectacles en personne. Cependant, comme on s'y attendait, la majorité - 65 pour cent - a demandé une certaine forme d'atténuation pour pouvoir participer. En d'autres termes, vos invités veulent que vous preniez soin de leur bien-être et que vous mettiez en place de nouvelles règles pour montrer votre engagement à assurer leur sécurité.


Et bien que nous soyons toujours en attente quant au moment où nous pourrons à nouveau organiser des événements physiques, vous voudrez vous préparer et réfléchir aux mesures que vous prendrez pour préparer votre site à la nouvelle normalité. Pour vous aider à le comprendre, nous avons élaboré une série d'exigences et de protocoles pour les événements et les rassemblements. Nous avons soigneusement analysé différentes recommandations, et nous avons pensé que n'importe qui pouvait profiter de ces principes directeurs et les utiliser lorsque viendra le temps de reprendre les activités de planification d'événements.



Organisez des événements en plein air lorsque cela est possible

Les répondants trouvent que les rassemblements à l'extérieur sont plus sûrs que ceux à l'intérieur. Ainsi, lorsque vous vous préparez à recommencer à planifier des événements en personne, pensez à les organiser à l'extérieur. Évidemment, cela dépendra grandement de la météo. S'il n'est pas possible d'organiser un événement complet à l'extérieur, pensez à planifier certaines activités en dehors du lieu, telles que des sessions de réseautage ou une expérience sociale amusante comme visiter des lieux importants.



Préparez des pièces plus grandes pour un plus petit nombre de personnes

Celui-ci va sans dire, et bien que vous puissiez vous sentir obligé de vendre plus de billets, vous devez toujours vous rappeler que vous ne pouvez pas avoir une salle complète (du moins, pas pour le moment). Au contraire, vous devez limiter la participation et vous assurer qu'il y a suffisamment d'espace entre chaque participant.



Assurer une distance de sécurité entre les participants en repensant la disposition des sièges

Et puisque nous avons parlé de créer un espace sûr entre vos invités, vous voudrez redessiner l'ensemble de la disposition des sièges en utilisant la règle des six pieds ou deux mètres. Si votre salle dispose de sièges de style théâtre, faites une distinction claire entre les sièges qui peuvent être occupés et ceux qui peuvent être touchés. Par exemple, vous pouvez mettre un morceau de papier au dos des sièges qui ne peut pas être utilisé.



Placer des désinfectants pour les mains à l'entrée de chaque pièce

Si vous organisez un événement plus important et que vos invités doivent changer de salle pour assister à différentes sessions, placez des désinfectants pour les mains à l'entrée de chaque salle et assurez-vous que les gens l'utilisent. Envoyez à vos invités un e-mail pré-événement avec les règles qu'ils doivent suivre et assurez-vous de mentionner qu'ils doivent utiliser un désinfectant pour les mains chaque fois qu'ils entrent dans une pièce. De plus, placez des panneaux autour de la salle pour informer les gens qu'ils ne peuvent pas entrer dans une pièce sans d'abord appliquer un désinfectant pour les mains.



Exiger l'utilisation de masques parmi le personnel et encourager vos participants à apporter leur propre masque

Cette recommandation dépend de l'endroit où vous vous trouvez. Les règles de port du masque varient considérablement d'un pays à l'autre. Mais si cela est (ou sera) requis dans votre pays, assurez-vous de fournir à votre personnel l'équipement nécessaire. Informez également vos participants de la nécessité de porter un masque lors de votre événement. Au cas où vous ne seriez pas en mesure de fournir des masques à vos invités, n'oubliez pas de leur envoyer un e-mail ou une notification push-up précisant qu'ils doivent apporter un masque à l'événement.



Afficher des panneaux dans des endroits très visibles qui promeuvent les mesures de protection quotidiennes

La mise en place de nouvelles règles n'est que la moitié de l'équation. Vous devrez également vous assurer que les gens les respectent. C'est pourquoi c'est une bonne idée d'afficher des panneaux dans tout le site pour rappeler poliment les mesures de protection que tout le monde doit suivre.



Assurer le nettoyage et la désinfection fréquents des surfaces

Celui-ci va sans dire, mais vous devrez doubler vos ressources pour le nettoyage des lieux. Assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel pour nettoyer et désinfecter les salles et les surfaces après chaque séance.


Vérifiez que tous les systèmes de ventilation fonctionnent correctement

Selon un rapport publié par le Centre européen de prévention et de contrôle des maladies , « Une mauvaise ventilation dans les espaces intérieurs confinés est associée à une transmission accrue des infections respiratoires. Il y a eu de nombreux événements de transmission de COVID-19 associés à des espaces fermés, y compris certains à partir de cas pré-symptomatiques. »


Le même rapport note que « les administrateurs du bâtiment doivent entretenir les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation conformément aux instructions actuelles du fabricant, en particulier en ce qui concerne le nettoyage et le changement des filtres », et « le flux d'air direct doit être détourné des groupes de individus pour éviter la dispersion des agents pathogènes à partir des sujets infectés et la transmission.


Aussi, avant d'organiser un événement, explorez différentes options avec l'aide de l'équipe technique ou de maintenance du site pour éviter l'utilisation de la recirculation d'air.



Servir des options à emporter pour les repas

Pour le moment, vous voudrez peut-être mettre de côté toutes les idées créatives de restauration que vous avez et opter pour la stratégie la plus simple et la plus sûre. Vous ne voulez pas que les gens se tiennent près les uns des autres attendant leur tour ou se mélangent tout en profitant d'un buffet debout. La meilleure chose que vous puissiez faire est de servir des options à emporter et de mettre en place des tables à une distance raisonnable entre elles.



résumer

Les recommandations de sécurité des événements ou des lieux ne manquent pas, et cette liste est loin d'être complète. Cependant, lorsque vous planifiez un événement, demandez-vous si vous pouvez l'organiser à l'extérieur pour le rendre plus sûr pour vos participants. Préparez-vous également à louer une grande salle pour un nombre réduit de participants et à repenser la disposition des sièges pour garantir la règle de la distance de six pieds ou de deux mètres.


Si vous organisez plusieurs événements dans différentes pièces, placez toujours des désinfectants pour les mains à chaque entrée et assurez-vous que les gens les utilisent. En fonction de votre emplacement et de la réglementation, assurez-vous que votre personnel et les participants portent leur masque en tout temps. Pour augmenter la conformité, placez des panneaux dans tout le site qui décrivent les règles de sécurité. En outre, doublez vos ressources sur le nettoyage fréquent de la salle et une bonne ventilation. Enfin, évitez la restauration raffinée pour le moment et tenez-vous-en aux options à emporter pour vos participants.

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