L'histoire derrière notre logiciel gratuit de planification d'événements

Dans cet épisode eventplanner.tv, nous souhaitons partager avec vous l'histoire de notre nouveau logiciel événementiel. Pourquoi eventplanner.net a-t-il lancé un logiciel événementiel ? Et qu'est-ce que cela signifie pour vous ?

Kevin Van der Straeten|montrer l'original
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Bonjour et bienvenue dans un nouvel épisode eventplanner.tv et podcast.


Comme vous pouvez le voir : aujourd'hui, je n'ai pas d'invité au studio. Et il y a une bonne raison à cela.

Aujourd'hui, je veux partager avec vous quelques informations générales sur notre nouveau logiciel d'événementiel.

Peut-être, permettez-moi de commencer par : pourquoi eventplanner.net a-t-il lancé un logiciel d'événementiel ? La plupart d'entre vous savent déjà que j'ai écrit un livre, EVENTPLANNER, il y a quelques années.

Dans mon livre, je fais beaucoup référence à Excel pour l'organisation d'événements.


De nombreux organisateurs d'événements débutants et même professionnels utilisent Excel. Pour créer des callsheets , faire des budgets pour leurs événements et ainsi de suite. Et au cours des dernières années, nous avons commencé à croire qu'il devrait y avoir de meilleures façons d'organiser des événements. Et il y en a dans le monde. Il existe de très bons logiciels événementiels. Le problème avec ce logiciel est le suivant : soit il a un coût réel, soit la courbe d'apprentissage pour commencer à l'utiliser est très abrupte. Mais c'est pourquoi nous avons pensé qu'un logiciel qui plairait à un large éventail de planificateurs d'événements et qui serait gratuit aurait beaucoup de sens. Nous avons donc lancé, il y a quelques mois, notre suite logicielle Event planner. Comme je l'ai mentionné précédemment, c'est un logiciel gratuit, donc tout le monde peut l'utiliser. Et il se compose de plusieurs composants.


Le premier outil que nous avons construit est : Moodboards . Les moodboards sont un outil très intéressant lorsque vous êtes dans la phase de démarrage de votre événement. Vous êtes à la recherche du lieu idéal. Vous avez repéré des divertissements intéressants et vous voulez garder une trace de toutes les idées que vous avez. Ou même partager ces idées avec d'autres.

Notre logiciel est donc conçu pour collaborer, avec d'autres membres de l'équipe, ou par exemple si vous...


Disons que vous êtes un organisateur de mariage et que vous souhaitez organiser quelque chose pour un jeune couple. Vous pouvez même leur donner accès. Nous avons donc construit des Moodboards spécialement pour vous permettre de vous inspirer.

Il peut s'agir de lieux, de fournisseurs, de tout ce que vous trouvez sur la plateforme eventplanner.net. Il peut s'agir de publications, d'articles que nous partageons. Vous pouvez les épingler directement sur le moodboard. Mais cela peut aussi être des choses que vous trouvez sur Internet. Liens directs vers les sites Web des fournisseurs, les médias sociaux, tout ce que vous trouvez. Vous pouvez l'épingler sur le moodboard et le partager avec votre équipe. Pour éventuellement sélectionner les bons fournisseurs pour votre événement.


Outre les moodboards, nous avons également créé des listes de contrôle . Et Checklists est, à mon avis, l'un des deux outils les plus importants que nous ayons construits. En fait, c'est un tableau Kanban. Cela signifie donc que vous avez, sur le tableau, plusieurs tuiles avec des éléments de liste de tâches. Et toutes ces tâches à faire, vous pouvez les faire glisser de À faire vers En cours et vers Terminé.


Toutes ces choses à faire que vous pouvez y mettre vous-même. Si vous organisez un événement. Que pouvez-vous faire ? Vous pouvez avoir : trouver un lieu. Organiser la restauration. Peu importe. Toutes les choses que vous devez faire, vous pouvez y mettre. Vous pouvez l'attribuer aux membres de votre équipe ou à vous-même si vous travaillez seul. Ainsi, vous ne les oubliez pas. Vous pouvez mettre des dates cibles. Ainsi, vous recevrez également des notifications lorsque votre date limite approche. Ainsi, vous n'oubliez vraiment rien. Et surtout si vous travaillez en équipe, c'est assez important.


Mais ce que nous avons également fait, c'est qu'il est très facile pour vous de commencer. Si vous n'êtes pas un planificateur d'événements expérimenté, il est très difficile de trouver toutes les choses à faire que vous devriez avoir sur votre tableau Kanban. Alors ce que nous avons fait, c'est : pour chaque type d'événement que vous pouvez organiser sur notre plateforme...


Disons que j'organise un mariage, une conférence ou un festival. Ou tout simplement un teambuilding ou une réunion. Quoi que vous choisissiez lorsque vous créez l'événement, nous pré-remplirons cette liste avec les choses à faire pour vous. Non seulement pré-remplissez ce à quoi vous devriez penser, mais aussi fixez-leur des délais, en fonction de la date réelle de votre événement.


Ainsi, par exemple, si vous avez votre événement dans, disons, dans six mois et que nous savons que la recherche d'un lieu doit être faite six mois à l'avance, alors votre premier délai sera cette semaine, pour trouver ce lieu. Et trouver le traiteur pourrait prendre quatre mois à l'avance. Peu importe. Tu obtiens le point.


Pour un planificateur d'événements expérimenté qui ne veut pas de nos listes de contrôle préremplies. Lorsque vous créez un événement, vous avez la possibilité de ne pas pré-remplir votre événement. Vous pouvez donc partir d'une toile vierge. C'est parfaitement possible. Mais si vous le souhaitez, en standard, nous préremplirons tout pour vous avec les tâches pertinentes.

S'il y a une tâche dans la liste qui ne vous concerne pas, vous pouvez simplement la supprimer.


À côté des choses à faire ou de la liste de contrôle comme nous l'appelons, vous avez les feuilles d'appel. Les callsheets sont pour le jour de votre événement. Où vous pouvez réellement dire : d'accord, à neuf heures, cette personne de mon équipe doit ouvrir les portes. Une heure plus tard, ce fournisseur doit entrer. Et ainsi de suite.


La partie intéressante est que, encore une fois, vous pouvez partager ces choses à faire avec d'autres membres de votre équipe. Et qu'est-ce qui est intéressant alors ? Si, par exemple, vous travaillez avec un traiteur. Vous pouvez donner à ce traiteur l'accès à votre feuille d'appel. Il ne verra que les lignes qui le concernent. Et par là, il a une feuille d'appel personnalisée. Et selon les droits d'accès que vous leur accordez, ils peuvent également suggérer ou même modifier des éléments.

Mais c'est à vous de décider : d'accord, qui a quel accès. Vous pouvez choisir entre : d'accord, juste un accès en lecture, un accès en écriture ou également donner un accès administrateur pour vraiment changer les choses.


Donc, nous avons des Moodboards. Nous avons des listes de contrôle. Nous avons des feuilles d'appel. Et en plus de cela, nous avons également lancé, récemment, Budgets .


Les budgets sont un outil qui est, comme le dit le mot, un outil qui vous aide à créer un budget pour votre événement. Où vous pouvez dire, par exemple : ok, ma salle me coûte 2.500 euros. J'ai de la restauration. 50 euros par personne.

J'invente juste ces chiffres. Juste sur place, ici.


Mais vous pouvez vraiment tout remplir pour votre événement. Et ce qui est intéressant, c'est que nous avons des paramètres centraux. Comme, par exemple, le nombre de personnes qui viennent. Et si vous mettez une ligne, comme par exemple pour la restauration, et que vous dites : ok, c'est 50 par personne, et plus tard, vous modifieriez le nombre de personnes au niveau de l'événement, alors le budget sera automatiquement mis à jour globalement .

Cela dépend également du fait que vous soyez un organisateur professionnel ou non. Les organisateurs professionnels voudront probablement travailler avec des prix hors TVA. C'est possible. Vous pouvez définir cela comme paramètre sur l'événement.

Mais si vous organisez un mariage pour vous-même, vous voudrez probablement voir uniquement les prix TTC. C'est un paramètre sur l'événement lui-même.


Si vous commencez par organiser la TVA incluse, vous pouvez modifier le paramètre en exclusif. Mais assurez-vous ensuite d'ajuster manuellement les prix. Parce que vous devez également définir les niveaux de TVA. Parce que nous calculerons la TVA aussi pour vous. Vous avez donc une idée de votre trésorerie. C'est aussi important. Mais il est important de se rappeler que vous ne pouvez pas inverser cela. Une fois que vous avez défini un événement hors TVA, vous ne pouvez plus revenir en arrière. C'est donc quelque chose à garder à l'esprit.


Comme je l'ai déjà mentionné, ces quatre outils ont la capacité de travailler avec toute une équipe. Nous avons donc également une gestion de compte où vous pouvez ajouter des membres de l'équipe, leur donner des droits. Vous pouvez même décider : d'accord, cette personne ne peut voir que les moodboards mais pas le budget ou vice versa.


Si vous êtes, par exemple, une agence événementielle et que vous souhaitez donner accès à votre client, vous voudrez peut-être lui donner accès à certains outils mais pas au budget ou à autre chose. C'est totalement à vous de décider.



Comme je l'ai également mentionné auparavant; la bonne nouvelle est que le logiciel est entièrement gratuit. Il y aura une version Premium à venir. Ainsi, pour les utilisateurs qui ont un compte ou un abonnement eventplanner.pro, ils peuvent organiser plus d'événements et ils auront, à l'avenir, également accès à des fonctionnalités plus avancées. Mais c'est notre promesse que la fonctionnalité principale restera disponible pour tous les utilisateurs, même dans la version gratuite.

Peut-être pour conclure : nous savons que le logiciel n'est pas encore à 100 %. Nous y travaillons toujours. Nous travaillons sur de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Comme, par exemple, nous avons reçu des commentaires d'utilisateurs qui ont dit : d'accord, sur les listes de tâches, nous voulons pouvoir ajouter des commentaires, télécharger des fichiers, etc. C'est donc, par exemple, quelque chose sur lequel nous travaillons et vous pouvez vous attendre dans les prochaines semaines ou mois.

Mais il y a aussi beaucoup d'autres commentaires qui arrivent. Et j'aimerais vous inviter, si vous commencez à utiliser notre logiciel et que vous tombez sur quelque chose, où vous dites : oh, ce serait vraiment pratique si j'avais cette fonctionnalité ou changerait ma vie si je pouvais organiser des événements avec le logiciel, mais cette chose en particulier manque, faites-le nous savoir. Et peut-être pouvons-nous l'ajouter à notre feuille de route. Nous nous engageons à créer et à créer le meilleur logiciel d'événementiel que vous puissiez utiliser.


Donc, en gros, c'est ce que je voulais partager avec vous aujourd'hui. Tout savoir sur notre logiciel événementiel. Pourquoi nous l'avons créé.

Vous pouvez le trouver sur notre site Web : eventplanner.net/eventsoftware Vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

Contactez-nous si vous avez des questions ou des remarques. Nous aimerions avoir de vos nouvelles.

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