Les secteurs de l'événementiel et du tourisme d'affaires (MICE) évoluent constamment au rythme des progrès technologiques et de l'analyse des données. La planification d'événements atteint de nouveaux sommets de complexité et de numérisation.
La manière dont nos participants vivent les différentes interactions en personne (avec les autres invités, les intervenants, les influenceurs et l'environnement de l'événement lui-même) prend également plus de sens et de valeur.
Même des concepts comme l'engagement, l'apprentissage, la co-création et le réseautage sont constamment repensés et optimisés pour obtenir de meilleurs résultats. Rien ne semble pouvoir freiner cette course à l'efficacité, à l'automatisation et à la croissance des événements. Il semble que nous, professionnels de l'événementiel, n'ayons d'autre choix que de nous adapter à cette nouvelle ère, de suivre les tendances et d'innover sans cesse.
Cependant, même si l'on peut penser que ce qui fonctionne aujourd'hui dans l'événementiel ne fonctionnera plus demain, certaines vérités demeurent immuables. De plus, ces éléments clés, outre leur rôle essentiel dans la réussite de l'événement, constituent le cœur même de l'expérience vécue lors de sa planification et de sa participation.
Ces aspects simples, mais essentiels, qui définissent à la fois la nature humaine de nos participants et la logistique de l'organisation, vous feront penser qu'en effet, même si tout change, les fondamentaux resteront toujours les mêmes.
Quelles sont donc les cinq vérités immuables dans les secteurs de l'événementiel et du tourisme d'affaires (MICE), quelles que soient les évolutions technologiques ? Découvrons-le :
Vérité n°1 : Les participants ont leurs propres motivations cachées.
Les motivations paraissent séduisantes sur le papier lorsqu'elles sont étayées par des statistiques. L'une des principales raisons pour lesquelles les gens participent à des événements est d'acquérir des connaissances et de nouvelles perspectives (bien qu'à l'ère de YouTube, cet objectif soit susceptible de diminuer).
Une autre raison importante de s'inscrire à un événement est la possibilité d'échanger avec d'autres personnes et de se constituer un réseau (en clair : échanger des cartes de visite, et rien de plus). Certaines personnes participent à un événement simplement pour vivre l'expérience et rompre la monotonie de leur routine professionnelle.
Mais qu'en est-il des professionnels contraints par leur hiérarchie d'assister à votre événement, sans aucun intérêt réel pour y participer ou en tirer le meilleur parti ? Et que dire de ceux qui cherchent un emploi et utilisent votre événement comme simple tremplin ? Sans oublier ces invités peu scrupuleux qui profitent de votre événement pour tenter de vendre leurs produits ou services sans y être invités.
Écoutez, le fait est que, même si nous aimons deviner pourquoi les gens assistent à nos événements, la vérité est que, dans la plupart des cas, nous ignorons tout de leurs motivations cachées. Et cela ne changera jamais dans le secteur de l'événementiel.
Que pouvez-vous faire ? Définissez des paramètres clairs concernant la présence et le réseautage, et assurez-vous que les motivations cachées de certains participants n’aient pas d’impact négatif sur les autres. Par exemple, vous pourriez modérer les interactions (discussions de groupe, projets d’équipe, entretiens individuels) en attribuant des sujets précis, ou veiller à adapter l’offre et la demande aux besoins et objectifs de votre public.
Vérité n°2. Pour obtenir des résultats, misez sur des expériences transformatrices.
Un autre élément qui restera inchangé dans le secteur événementiel est la soif d'expériences extraordinaires. La perception a évolué.
Par exemple, selon certains rapports, la génération Y privilégie les expériences aux biens matériels. Dans ce contexte de nouvelle économie, il est essentiel de garder à l'esprit que le succès de votre événement dépendra de l'impact transformateur des expériences vécues par vos invités.
Pourquoi insister sur le terme « transformateur » ? Si vous parvenez à modifier la façon dont vos participants ressentent, pensent ou se comportent (ce qui est extrêmement difficile), alors vous (et votre événement) vous serez assurés une place dans la mémoire de vos invités.
Que votre objectif soit de transformer vos participants en clients, de construire une communauté ou de leur faire reconnaître votre marque, vous ne pouvez y parvenir (lors d'événements) qu'en concevant et en proposant des expériences transformatrices.
Vérité n° 3. Les plateformes d'interaction en face à face sont toujours nécessaires.
Oui, la jeune génération est plus réservée quant aux interactions en personne. Cependant, tout l'intérêt et le potentiel des événements résident dans la possibilité d'échanger avec des personnes partageant les mêmes idées et de nouer des relations professionnelles qui, on l'espère, perdureront.
D'après un rapport publié par Meetings Mean Business et Skifton sur les attentes des millennials en matière de réunions, « les réunions et les événements constituent la meilleure plateforme pour aider les millennials à élargir leur réseau, à personnaliser leur formation et à construire leur parcours professionnel ». Un jeune professionnel a souligné lors d'un entretien pour ce rapport : « Rencontrer quelqu'un en personne permet de découvrir l'essentiel de sa personnalité et de son parcours professionnel. Le contact visuel, un sourire, une poignée de main : autant de gestes qui contribuent à créer un lien irremplaçable par le biais du numérique. »
Autrement dit, aussi fascinantes que soient la réalité augmentée et virtuelle, ou aussi pratiques que soient les conférences en ligne, rien ne remplace les interactions en personne que peuvent offrir les événements.
Vérité n°4. Pour réussir à trouver les bons participants
Vous pouvez disposer de toutes les technologies du monde et appliquer les méthodes de planification les plus innovantes, mais si vous n'attirez pas le public adéquat, votre événement risque d'être un échec. C'est inévitable. Si vous vous adressez au mauvais public, vous n'obtiendrez aucun des résultats escomptés. Avant même de commencer à planifier votre événement, vous devez donc vous assurer de trouver les participants adéquats.
Vérité n°5. La technologie ne doit pas être un obstacle.
L'application des nouvelles solutions et outils de planification numérique peut s'avérer complexe. Avec tant de choses à apprendre et de fonctionnalités à retenir, la transition numérique risque de virer au cauchemar.
Vous ne savez pas quelle technologie utiliser ni comment optimiser vos protocoles de planification grâce à des applications permettant de gagner du temps ou à des logiciels événementiels ? N'oubliez jamais la règle numéro un : la technologie ne doit pas être un obstacle.
Ces solutions numériques doivent vous simplifier la vie et enrichir l'expérience de vos participants, et non compliquer votre routine de façon décuplé et détourner l'attention de vos invités de l'environnement de l'événement vers leurs écrans de smartphone.
Plus ça change, plus c'est la même chose
On parle souvent des dernières tendances et innovations du secteur événementiel. Pourtant, certains fondamentaux resteront probablement immuables. Alors, au lieu de courir après la nouveauté, concentrez-vous sur la maîtrise des bases et atteignez des résultats exceptionnels. Bonne chance !
