Aujourd'hui, les organisateurs d'événements ont accès à de nombreuses solutions numériques qui allègent la charge de travail logistique et marketing, et optimisent les résultats. Les logiciels et applications de gestion d'événements, adaptés aux besoins de chaque professionnel, ne manquent pas. L'utilisation des technologies événementielles devient progressivement un gage de réussite et de retour sur investissement positif.
Les entreprises spécialisées dans les technologies événementielles proposent de plus en plus d'outils performants aux directeurs marketing et aux organisateurs d'événements pour générer de l'engagement, aussi bien en ligne que hors ligne. De plus, l'accès à des solutions performantes permet aux professionnels de l'événementiel de créer des expériences personnalisées pour différents publics, tout en gérant efficacement les éventuelles différences générationnelles parmi leurs participants. Ce n'est qu'une question de temps avant que tous les organisateurs n'adoptent pleinement ces solutions numériques pour relever leurs défis logistiques et marketing.
Toutefois, en attendant, il est important de souligner le décalage entre les progrès fulgurants des technologies événementielles et le manque de connaissances dont les organisateurs ont besoin pour prendre des décisions éclairées.
Comme le souligne Corbin Ball, expert en technologies événementielles : « L’un des défis pour les organisateurs de réunions est de savoir trier le flot d’informations qu’ils reçoivent afin de faire les bons choix. » Souvent, les organisateurs ne perçoivent pas le véritable potentiel des technologies événementielles et finissent par les utiliser à mauvais escient.
Ce problème les empêche de tirer pleinement parti des plateformes de planification et de marketing numériques, ce qui engendre frustration et scepticisme. Pour éviter cela, voici une liste des erreurs à éviter pour les professionnels qui décident d'intégrer la technologie événementielle à leur processus de planification :
Mauvaise raison n° 1. Recherche de solutions de base
Il n'y a rien de mal à vouloir automatiser les procédures logistiques redondantes et fastidieuses. Cependant, il est important de garder à l'esprit que les technologies événementielles offrent bien plus de possibilités… Si vous utilisiez les plateformes ou applications logicielles événementielles uniquement à des fins de numérisation, vous passeriez à côté de leur véritable potentiel.
Vous voyez, même les technologies événementielles les plus basiques peuvent gérer l'automatisation logistique. L'important est de garder à l'esprit qu'avant de choisir une solution numérique pour vos événements, vous devez définir une vision stratégique des aspects que vous souhaitez améliorer et développer considérablement.
Par exemple, vous pouvez rechercher une solution qui, outre la gestion logistique, propose une automatisation complète du marketing et du parcours des participants, des plateformes B2B conviviales ou des fonctionnalités de facturation. Allez plus loin, analysez vos besoins réels (au-delà d'un outil permettant la mise à jour automatique des listes de participants) et optez pour une solution qui optimisera véritablement l'efficacité de votre équipe.
Mauvaise raison n° 2 : vouloir rester au fait des tendances du secteur
Ce sera toujours une mauvaise idée. Les tendances vont et viennent, mais vous rencontrerez toujours les mêmes problèmes de planification et de marketing événementiel. Le problème, c'est que vous n'investirez pas dans une plateforme ou une application de gestion d'événements pour résoudre vos difficultés concrètes et optimiser le retour sur investissement de votre événement. Vous le ferez simplement parce que tout le monde le fait. Par conséquent, vous n'aurez pas une vision claire de la manière dont ces outils numériques peuvent réellement améliorer votre flux de travail.
Raison erronée n° 3 : croire que cela attirera plus de participants à votre événement.
Les gens se moquent bien de pouvoir accéder au programme de l'événement via une application plutôt que par une brochure imprimée. Cela ne les incitera pas à s'inscrire. Si vous souhaitez attirer davantage de participants à votre événement, mettez en œuvre des stratégies marketing performantes. Bien sûr, les technologies événementielles peuvent vous être d'une grande aide grâce à différentes techniques de promotion ; toutefois, il est essentiel de comprendre qu'une plateforme ou une application de gestion d'événements, à elle seule, ne garantit pas un taux de participation plus élevé.
Mauvaise raison n°4. Devenir un « meilleur » professionnel
Soyons clairs : utiliser les technologies événementielles ne fait pas automatiquement de vous un meilleur organisateur. Elles peuvent certes améliorer vos compétences, mais ne sont pas indispensables. Nombre d’organisateurs incompétents utilisent les dernières technologies, et inversement, il existe des professionnels exceptionnels capables de concevoir et de gérer des événements formidables avec des outils numériques basiques.
Raison erronée n° 5 : chercher à « perturber » l’expérience des participants
Il est bien connu que les applications et plateformes mobiles événementielles promettent un engagement accru des participants et/ou une meilleure interaction entre vos invités et l'événement lui-même. De plus, la technologie événementielle a introduit la gamification, un outil précieux pour enrichir leur expérience.
Rien de mal à cela, mais si votre seule motivation pour acheter une application ou une plateforme événementielle est de gamifier votre événement, inutile d'y penser. La gamification n'est pas un simple gadget à la mode. Au contraire, c'est un concept complexe que peu d'organisateurs maîtrisent. Avant de décider de gamifier votre événement, vous devez avoir une idée précise de vos objectifs et de l'impact que vous souhaitez avoir sur le comportement des participants.
Appel à l'action
Avant de choisir une plateforme ou une application de gestion d'événements, listez les aspects de la planification et du marketing événementiel que vous souhaitez améliorer. Interrogez-vous sur vos besoins et sur la manière dont la technologie événementielle peut apporter une réelle valeur ajoutée à vos participants (et aux membres de votre équipe). Analysez vos motivations, élaborez une vision stratégique de votre flux de travail de planification futur, puis recherchez l'outil numérique adapté à vos besoins.
