Aujourd'hui, les organisateurs ont accès à de multiples solutions numériques qui peuvent alléger la charge de travail liée à la logistique et au marketing événementiel, et ainsi accroître les résultats. Les logiciels et applications de gestion d'événements conçus pour répondre aux besoins de chaque professionnel ne manquent pas. L'utilisation de la technologie événementielle devient progressivement la garantie de résultats réussis et d'un retour sur investissement positif.
Les entreprises de technologie événementielle sont de plus en plus en mesure de fournir les outils nécessaires aux directeurs marketing et aux organisateurs pour générer un engagement hors ligne et en ligne. De plus, l'accès à des solutions précieuses aide les professionnels de l'événementiel à créer des expériences personnalisées pour différents publics, tout en parvenant à combler les écarts générationnels potentiels entre leurs participants. Ce n'est qu'une question de temps avant que tous les organisateurs adoptent pleinement ces solutions numériques pour résoudre leurs problèmes logistiques et marketing.
Cependant, en attendant que cela se produise, il est important de souligner l’écart entre l’avancée inéluctable de la technologie événementielle et le manque de connaissances dont les planificateurs ont besoin pour prendre des décisions éclairées.
Comme le souligne Corbin Ball, expert en technologies de réunion, « l'un des défis des organisateurs de réunions est de savoir comment trier la masse d'informations qui leur parvient afin de pouvoir faire les bons choix. » Souvent, les organisateurs ne comprennent pas le véritable potentiel des technologies événementielles et finissent par les utiliser pour de mauvaises raisons.
Ce problème les empêche de tirer parti de la véritable valeur des plateformes de planification et de marketing numériques, ce qui génère par la suite frustration et incrédulité. Pour éviter cela, voici une liste des mauvaises raisons que les professionnels doivent éviter lorsqu'ils décident d'intégrer la technologie événementielle dans le processus de planification :
Mauvaise raison n°1 : rechercher des solutions de base
Il n'y a rien de mal à vouloir automatiser des procédures logistiques redondantes et fastidieuses. Cependant, il est important de garder à l'esprit que la technologie événementielle peut faire bien plus... Si vous utilisiez des plateformes ou des applications logicielles événementielles uniquement à des fins de numérisation, vous ne parviendriez pas à exploiter le véritable potentiel de ces outils.
Vous voyez, même la technologie événementielle la plus médiocre peut gérer l'automatisation logistique. Ce qu'il est important de garder à l'esprit, c'est qu'avant de choisir une solution numérique pour vos événements, vous devez élaborer une vision stratégique de ce que vous souhaitez améliorer et développer massivement.
Par exemple, vous pouvez rechercher un outil qui, en plus de couvrir la logistique, offre une automatisation complète du marketing et du parcours des participants, des plateformes B2B faciles à utiliser ou des fonctionnalités de génération de factures. Allez plus loin, analysez ce dont vous avez réellement besoin (en dehors d'un outil qui vous aidera à mettre à jour automatiquement les feuilles de calcul des participants) et optez pour quelque chose qui améliorera réellement l'efficacité de votre équipe.
Mauvaise raison n°2 : vouloir suivre les tendances du secteur
Ce sera toujours une mauvaise idée. Les tendances vont et viennent, mais vous aurez toujours les mêmes problèmes de planification et de marketing événementiel. Le problème ici est que vous n'achèterez pas une plateforme ou une application de gestion d'événements pour résoudre des problèmes concrets et amplifier le retour sur investissement de votre événement. Au lieu de cela, vous le ferez simplement parce que tout le monde le fait. Par conséquent, vous n'aurez pas une vision claire de la manière dont ces outils numériques peuvent réellement améliorer votre flux de travail.
Mauvaise raison n° 3. Croire que cela attirera plus de participants à votre événement
Les gens ne se soucient pas de pouvoir accéder au programme de l'événement à partir d'une application plutôt que d'un livret imprimé. Cela ne les influencera pas et ne les convaincra pas de s'inscrire. Si vous souhaitez attirer plus de personnes à votre événement, utilisez des stratégies marketing efficaces. Bien sûr, la technologie événementielle peut certainement vous aider avec différentes techniques de promotion ; cependant, vous devez comprendre qu'une plate-forme ou une application de gestion d'événements, à elle seule, ne garantit pas un taux de participation plus élevé.
Mauvaise raison n°4 : devenir un « meilleur » professionnel
Soyons clairs : utiliser la technologie événementielle ne signifie pas automatiquement devenir un meilleur organisateur. Cela peut certainement améliorer vos compétences, mais ce n'est pas une obligation. Il existe de nombreux organisateurs d'événements incompétents qui utilisent les dernières technologies événementielles et, inversement, il existe des professionnels incroyablement talentueux qui peuvent planifier et organiser des événements exceptionnels avec des ressources numériques de base.
Mauvaise raison n°5 : viser à « perturber » l'expérience de vos participants
Ce n'est un secret pour personne que les applications et plateformes mobiles événementielles promettent un degré d'engagement plus élevé des participants et/ou une meilleure interaction entre vos invités et l'événement lui-même. De plus, la technologie événementielle a introduit la fonction de gamification que vous pouvez utiliser pour « perturber » leur expérience.
Il n'y a rien de mal à cela, mais si votre seule raison d'acheter une application ou une plateforme événementielle est de gamifier votre événement, ne vous embêtez pas. La gamification n'est pas seulement un autre élément indispensable. Au contraire, c'est un concept complexe que seuls quelques organisateurs comprennent. Avant de décider de gamifier votre événement, vous devez avoir une idée claire de ce que vous en attendez et de la manière dont vous souhaitez modifier le comportement de vos participants.
Appel à l'action
Avant de décider quelle plateforme ou application de gestion d’événements adopter, notez les concepts de planification et de marketing d’événements que vous souhaitez améliorer. Demandez-vous quels sont vos besoins et comment la technologie événementielle peut vous aider à apporter une valeur ajoutée considérable à vos participants (et aux membres de votre équipe). Analysez soigneusement vos motivations, concevez une vision stratégique du flux de travail de planification futur, puis commencez à rechercher un outil numérique adapté à vos besoins.
