Vous êtes-vous déjà demandé quel était le côté humain de votre événement ? Dans un monde où la rapidité d’exécution est primordiale et où les expériences numériques dictent la manière dont nous devons planifier et organiser les événements, faire en sorte que vos participants se sentent vraiment pris en charge peut être une tâche difficile.
Il existe une liste d'exigences que vous devez fournir lorsque vous organisez un événement, comme un espace de réseautage ou pour encourager le transfert de connaissances, mais lorsqu'il s'agit de stimuler les sentiments positifs de vos participants, rien ne vous guide.
Après tout, les objectifs que vous poursuivez en tant qu'organisateur dépendent des émotions que vos participants ressentiront et des impressions qu'ils recueilleront au cours de l'événement. Ce n'est pas une tâche facile à réaliser, car, comme le souligne Nesana Pineda, directrice des services aux exposants chez The Freeman Company, « créer une impression durable signifie connaître intimement votre public ».
Heureusement, il existe un élément qui peut entièrement définir l'état émotionnel de vos participants : l'ambiance que vous allez créer pour votre événement, et la bonne nouvelle est que vous avez le contrôle total sur cet élément. Voici quelques conseils qui vous aideront à créer la meilleure ambiance possible lors de votre prochain événement et à conquérir le cœur de vos participants, en leur offrant un environnement humain, convivial et attrayant.
Astuce 1. Choisissez la musique avec soin
Combien de fois avez-vous choisi quelques albums de jazz ou de chill-out sans savoir ce qu'ils contenaient ? Après tout, la musique n'est pas si importante que ça : c'est juste quelque chose que vous allez jouer avant le début de l'événement et pendant les pauses, alors pourquoi prendre la peine d'écouter tous les morceaux ? Rien de plus faux.
La musique donne le ton et le rythme de l'atmosphère de l'événement, ce qui peut avoir une influence significative sur le ressenti de vos participants. Selon le compositeur et chercheur Barry Goldstein, « écouter de la musique peut créer des émotions intenses, qui augmentent la quantité de dopamine, un neurotransmetteur spécifique produit dans le cerveau et qui aide à contrôler les centres de récompense et de plaisir du cerveau ». Goldstein explique : « Une composition de Beethoven pourrait être utilisée pour représenter la tristesse, ou la chanson « Happy » de Pharrell Williams pourrait être utilisée pour représenter la joie ». Vous pouvez donc influencer directement le ressenti de vos participants simplement en dynamisant l'atmosphère avec la bonne musique.
Astuce 2. Faites attention à la décoration et aux lumières du lieu
Comme le souligne le fondateur d'eventplanner.tv, Kevin Van der Streaten, « le lieu déterminera dans une large mesure l'atmosphère, l'attrait et l'attrait de votre événement. En d'autres termes, le choix du lieu peut faire toute la différence entre le succès et l'échec. »
La décoration et l'éclairage du lieu auront un impact non seulement sur l'état émotionnel de vos participants, mais aussi sur leur niveau de participation et d'engagement pendant l'événement. Vous ne pouvez pas espérer faire bonne impression si vous n'offrez pas de confort et d'esthétique.
Parallèlement, une étude de N. Shishegar et M. Boubekri montre que « l’éclairage naturel a été associé à une amélioration de l’humeur, à une amélioration du moral, à une diminution de la fatigue et à une réduction de la fatigue oculaire ». Pour une meilleure ambiance lors de la dynamique de réseautage, par exemple, vous pouvez inviter les gens dans une salle avec beaucoup de lumière du jour.
Astuce 3. Proposez un récit engageant
Pour créer la meilleure ambiance possible, ne pensez pas seulement à la réalité physique, mais aussi à la réalité cognitive. Impressionnez vos participants en faisant de la place à des histoires captivantes pour accompagner l'événement. Par exemple, vous pouvez inviter une personnalité inspirante qui pourrait partager ses expériences. Ou, si vous souhaitez promouvoir votre propre message, vous pouvez envelopper votre histoire dans une session expérientielle où vous pourrez engager les cinq sens de vos participants.
Astuce 4. Invitez un modérateur professionnel
Faites appel à un professionnel. Un bon modérateur sait comment retenir l'attention du public et créer un lien significatif entre lui et le contenu de l'événement, tout en dynamisant l'atmosphère. Il est judicieux de réévaluer le programme de l'événement avec le modérateur. Vous pouvez tous deux rechercher des moyens intéressants de relier différents récits et décider à quel moment précis du programme le modérateur doit interagir avec les participants. Un bon modérateur est la garantie d'une atmosphère d'événement unique.
Astuce 5. Planifiez une activité amusante et divertissante
Les événements peuvent parfois être intenses, surtout lorsqu'il y a beaucoup de contenu à assimiler pour les participants. Alors, au lieu de vous contenter de quelques pauses café, pensez à des activités amusantes qui aideront vos participants à se ressourcer. De plus, en divertissant vos invités, vous pourrez leur offrir une atmosphère conviviale et détendue.
Conclure
Vous ne pouvez pas vous contenter de planifier vos événements en vous occupant uniquement de la logistique et de la communication. Vous devez également créer une atmosphère spécifique qui marquera durablement vos participants. C'est pourquoi il est si important de veiller à ce que chaque détail, de la musique à la décoration en passant par les types d'activités, ait une influence positive sur l'humeur de vos invités.
