Les toilettes sont un problème de maths, pas de plomberie.

Personne ne prévoit les toilettes, et pourtant tout le monde fait la queue. Parmi toutes les choses pour lesquelles on établit un budget et auxquelles on pense constamment, les toilettes sont traitées comme un simple détail technique, une case à cocher pour l'établissement, un service qui ne relève pas de la responsabilité de quelqu'un d'autre.

Pourtant, c'est l'un des rares aspects de votre événement que vous pouvez calculer à l'avance, à la minute près. Une erreur de calcul et aucun budget de production ne pourra vous sauver : le souvenir le plus marquant de votre événement se résumera aux vingt minutes passées par un invité dans un couloir, les jambes croisées.

L'erreur est de croire que la question est « combien de toilettes y a-t-il dans le bâtiment ? » Ce n'est pas le cas. La question est plutôt : à quel moment tout le monde en a besoin ? La demande lors d'un événement n'est pas uniforme ; elle connaît des pics. Lors d'un spectacle assis avec un seul entracte, toute la salle se lève et se dirige vers les mêmes portes au même moment. C'est ce pic, et non le nombre de participants indiqué sur le formulaire de réservation, qu'il faut anticiper.

Faites donc le calcul : c'est exactement le type de calcul de capacité que Kevin Van der Straeten détaille dans son livre, EVENTPLANNER, et c'est plus simple qu'il n'y paraît. Imaginez 300 invités et la règle générale d'une toilette pour 75 personnes, soit quatre cabines. Une visite aux toilettes dure environ deux minutes et demie. Sur une pause de quinze minutes, chaque cabine peut donc accueillir environ six personnes : quatre cabines, soit vingt-quatre personnes, pour toute la pause. Imaginez maintenant qu'un tiers de la salle doive y aller pendant ce créneau horaire, soit une centaine de personnes. Vingt-quatre y parviennent. Les soixante-seize autres sont toujours dans la file d'attente lorsque les lumières s'éteignent et que la seconde partie commence. Le problème ne venait pas du calcul sur le papier, mais du timing.

C'est là le défaut de toute règle de coût par personne : elle suppose implicitement que la demande est uniformément répartie sur l'ensemble de l'événement. Avec quatre toilettes réparties de manière clairsemée, cela suffit. Mais concentrez cette même demande sur un moment précis, et le système s'effondre. Un lieu conçu pour accueillir 500 personnes lors d'une réception informelle, où les invités vont et viennent aux toilettes tout au long de la soirée, peut se révéler catastrophique pour une conférence de 200 places avec une seule pause synchronisée. Le nombre de participants n'a pas changé. Seul le profil de la demande a évolué.

La bonne nouvelle, c'est que vous avez presque tout entre vos mains. Vous pouvez louer des unités supplémentaires. Vous pouvez allonger l'intervalle pour que la file d'attente se résorbe. Vous pouvez échelonner les pauses pour éviter que les deux moitiés de la salle ne se pressent en même temps. Ou encore, vous pouvez remanier le programme pour qu'il n'y ait jamais un seul moment où tout le monde se lève en même temps. La durée de votre pause n'est pas seulement une question de programmation, c'est aussi une question d'accès aux toilettes, et les deux devraient être abordées conjointement.

Et les files d'attente ne sont pas égales, un aspect que la plupart des planificateurs négligent. Les visites des femmes durent plus longtemps que celles des hommes ; par conséquent, des services identiques engendrent des files d'attente très inégales, un côté du couloir vide, l'autre bondé jusqu'au bar. Prévoir davantage de cabines là où la demande et le temps d'attente sont les plus élevés, ou opter pour une approche non genrée, résout un problème qui, autrement, resterait invisible dans un tableau Excel.

Tout cela ne se résume pas au simple confort. Faire la queue aux toilettes, c'est du temps perdu au bar, un manque à gagner, sans parler de l'expérience client dégradée. Un couloir encombré devant les toilettes pose également problème en termes de circulation. L'emplacement est tout aussi important que le nombre de toilettes : un local mal situé ou insuffisamment entretenu peut laisser les odeurs se propager directement dans la pièce voisine, gâcher l'ambiance et détourner l'attention du système audio des odeurs. Certaines entreprises proposent des solutions pour masquer ces odeurs, mais la solution la plus économique consiste à y penser avant même l'ouverture.

Il y a ensuite le service d'entretien que personne ne planifie. Un bureau sans papier à la quarantième minute, ou qui n'est pas réapprovisionné au cours d'une longue journée, est une erreur de calcul d'un autre ordre. Planifiez le personnel, le réapprovisionnement et l'accessibilité des bureaux avec le même sérieux que le reste.

Louer des toilettes, ce n'est pas comme confier des travaux de plomberie à quelqu'un d'autre. C'est un calcul de capacité que vous pouvez faire rapidement, alors faites-le.