Comment se préparer à exécuter un événement hybride

Comment se préparer à exécuter un événement hybride

Dans les mois à venir, vous verrez de plus en plus de gens parler d'événements hybrides. Et bien que ce ne soit pas un concept nouveau, nous commençons seulement maintenant à réaliser son réel potentiel.


En plus de toucher les participants locaux, les événements hybrides peuvent nous aider à construire et à entretenir une communauté en ligne mondiale solide à laquelle nous ne pourrions pas accéder autrement. Ils vous donnent également la possibilité de combiner des expériences physiques et numériques, d'expérimenter différents formats et de dialoguer avec un public en personne et virtuel. Cependant, ce type d'événement comporte de nouveaux défis, et l'un d'eux est la charge de travail.


La planification d'un événement physique est suffisamment difficile et stressante, et il en va de même pour les événements en ligne. Avec les événements en ligne, vous n'avez pas à préparer et décorer un lieu, à trouver un bon service de restauration, ... vous devez tout de même concevoir différentes expériences en ligne, créer une scène virtuelle et gérer le streaming (ce qui est assez difficile lorsque vous avez des sessions simultanées ou consécutives).


Imaginez maintenant mettre tout cela ensemble et devoir faire le double du travail que vous aviez auparavant. Après tout, les événements hybrides combinent la présence en personne et la participation à distance, et vous devez créer et gérer les versions physiques et numériques de l'événement. Pas exactement un travail pour les timides. C'est pourquoi nous avons rassemblé quelques étapes à suivre lors de la préparation de vos événements hybrides. Ces étapes vous aideront à mieux vous organiser et à vous préparer à la charge de travail attendue.



Étape 1: Ajoutez de nouveaux rôles à votre équipe de planification

Il y a de fortes chances que vous ayez déjà une fantastique équipe de planification d'événements physiques. Cependant, pour gérer un événement hybride, vous aurez également besoin de personnes en charge de la partie en ligne, vous devrez donc ajouter de nouveaux rôles à vos équipes de planification. Vous pouvez commencer par quelqu'un qui sera responsable de la mise en place de la scène virtuelle et de travailler avec le partenaire technique événementiel de votre choix.


Vous aurez également besoin d'un professionnel A / V qui sera responsable de la diffusion des sessions de connaissances. En dehors de cela, si vous décidez d'offrir des expériences en ligne exclusives, vous aurez besoin d'une personne responsable des coulisses numériques. Cette personne se connectera avec des conférenciers en ligne ou des fournisseurs d'expérience (tels que des professeurs de yoga, des ambassadeurs de marque, etc.) et les aidera à passer en direct sur la scène virtuelle. Enfin, vous aurez besoin d'une personne en charge de l'engagement des participants virtuels.



Étape 2: Acquérez de nouveaux outils pour la version en ligne de l'événement

Une autre chose que vous voudrez considérer est l'achat de nouveaux équipements et outils numériques pour exécuter la version en ligne de votre événement hybride. Par exemple, vous devrez vous associer à une plateforme de technologie événementielle qui fournit des solutions pour les événements en ligne. De plus, si vous souhaitez améliorer l'expérience en ligne, vous pouvez créer un studio d'événements spéciaux pour la diffusion en continu.



Étape 3: Convenez du type d'expériences exclusives que vous offrirez

Pour rendre votre événement hybride attrayant, vous souhaiterez concevoir des expériences différentes pour l'environnement physique et en ligne. Par exemple, une expérience physique peut être la réalisation d'un spectacle de lumière ou l'invitation d'interprètes qui interagiront avec votre public. Pour l'expérience en ligne, vous pouvez inviter un musicien de violon à distance et le faire jouer pour votre public virtuel. Le secret ici est de savoir exactement ce qui rendra les expériences physiques et en ligne différentes et quelles sessions exclusives vous préparerez.



Étape 4: Prévoyez le réseau physique et en ligne

Votre public virtuel peut avoir un accès limité au réseautage. Après tout, ils ne peuvent pas prendre de pause-café, se mêler aux autres participants ou engager des conversations spontanées. Cependant, puisque vous offrirez la possibilité de réseauter aux personnes qui assistent à votre événement physique, vous voudrez faire de même pour votre public en ligne. Vous pouvez le faire en proposant des sessions de réseautage en ligne alimentées par votre plateforme de technologie événementielle. De cette façon, les gens pourront planifier des réunions pendant les heures que vous avez établies pour le réseautage et se connecter en ligne pour des discussions d'affaires.



Étape 5: Créez la scène virtuelle

Les sites sont réservés aux événements physiques; les scènes virtuelles sont destinées aux événements en ligne. C'est l'endroit où les gens pourront regarder l'événement, discuter, se connecter, poser des questions et vivre des expériences en ligne uniques. C'est également là que vous présenterez les profils de vos sponsors d'événements. Encore une fois, pour créer une scène virtuelle pour votre événement hybride, vous devrez faire équipe avec une société de logiciels de technologie événementielle qui propose des solutions pour les événements en ligne.



Étape 6: Décidez comment gérer le composant d'engagement virtuel

Enfin, vous voudrez garder vos participants virtuels connectés et engagés pendant l'événement hybride, ce qui signifie que vous devrez déterminer les outils d'interaction et la dynamique à offrir. Par exemple, vous devrez décider comment vos participants virtuels pourront participer aux sessions de questions-réponses, répondre aux sondages en direct et laisser des commentaires de chat partageant leurs opinions et leurs expériences. De plus, vous devrez déléguer un membre de votre équipe pour surveiller le chat, exécuter les sondages en direct et collecter les questions pour les sessions de questions-réponses.



Résumé

Planifier et organiser un événement hybride implique le double du travail. Cependant, les résultats et son impact augmenteront de façon exponentielle. Outre vos participants réguliers, vous aurez accès à une communauté mondiale alignée sur votre mission et vos objectifs. C'est pourquoi nous vous proposons de profiter de cette pause que nous avons en ce moment des événements physiques pour repenser et réorganiser vos futures étapes, ainsi qu'une stratégie événementielle renforcée et renouvelée.

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