Suivre les règles peut parfois être difficile, surtout si elles nous obligent à changer nos habitudes. Cependant, compte tenu de la crise sanitaire actuelle, il est crucial non seulement de mettre en place de nouvelles règles pour vos futurs événements physiques, mais aussi de s'assurer que les gens les suivent. Sinon, nous risquons de compromettre la sécurité de nos participants, ainsi que la chance de relancer l'industrie de l'événementiel.
De plus, si certains de nos invités sont réticents à faire ce qui est nécessaire pour assurer la sécurité de tous, il est probable que le reste de vos participants ressentira un malaise et même un danger. Cela, par la suite, compromettra grandement leur expérience, et les fera peut-être décider d'éviter d'assister à votre prochain événement.
Et c'est la dernière chose dont vous avez besoin en tant que personne dont l'entreprise a déjà été grandement affectée par COVID-19. Donc, pendant que nous sommes sur le point de mettre fin à tout ce cauchemar, nous devons également repenser la façon dont nous veillerons à ce que tout le monde suive les nouvelles règles de sécurité. En d'autres termes, votre rôle passe de la planification d'un événement à celui de vous assurer que votre événement est un environnement sûr pour vos participants. Et bien que la sécurité de l'événement ait toujours été importante, à l'avenir, ce sera une question d'implication personnelle. Bien que cela puisse sembler accablant, vous pouvez amener vos participants à respecter et à suivre le nouveau protocole de sécurité en suivant ces étapes simples :
Étape 1 : Communiquez clairement les nouvelles règles avant l'événement
Maintenant que nous recommençons à organiser des événements physiques, les choses seront radicalement différentes. Les gens ne sauront pas à quoi s'attendre lors de votre événement, ils auront donc besoin de conseils. Après tout, comment vos participants peuvent-ils suivre les nouvelles règles s'ils ne sont pas au courant de la réglementation que vous avez en place ? C'est pourquoi votre responsabilité numéro un est de communiquer correctement ces nouvelles règles. Il est crucial de le faire avant l'événement afin que vos invités aient le temps de se préparer et de s'habituer à l'idée. Et n'hésitez pas à les informer plus d'une fois via des campagnes d'emails.
Nous vous recommandons d'envoyer un e-mail à vos invités avec un aperçu des nouvelles règles, ainsi que les sanctions que les personnes encourront pour ne pas les suivre. Cette campagne par e-mail doit être envoyée séparément des e-mails typiques liés à l'événement. Après tout, le simple fait d'énumérer les règles à la fin de votre e-mail d'inscription diminuera leur importance. Créez une campagne d'e-mails axée exclusivement sur l'information des gens sur ce que l'on attend d'eux. Vous pouvez envoyer cette campagne par e-mail après l'e-mail d'acceptation de l'inscription. Par la suite, vous voudrez peut-être le renvoyer un ou deux jours avant l'événement pour que les gens ne l'oublient pas.
Étape 2 : Placez des panneaux dans des endroits visibles et encouragez les gens à suivre les règles
La préparation du lieu est aussi importante que la préparation de vos participants. Les panneaux joueront toujours le rôle de rappels, amenant les gens à se conformer plus facilement. Par exemple, vous pouvez placer un grand panneau à l'entrée du lieu qui répertorie les règles principales, puis placer des panneaux plus petits à l'entrée de chaque pièce. Vous pouvez également placer quelques panneaux dans la salle de pause-café et la salle à manger. Si votre événement a une grande salle à manger, placez un panneau à chaque extrémité de la salle. De cette façon, vous vous assurerez que tout le monde peut voir les règles, peu importe où ils se trouvent dans la salle et se rappeler ce que l'on attend d'eux.
Étape 3 : Fournissez des rappels doux si nécessaire
Les gens ne seront probablement pas habitués à suivre certaines règles lorsqu'ils assistent à des événements. Après tout, ces réglementations sont nouvelles pour nous tous, et nous aurons peut-être besoin de temps pour nous adapter. C'est pourquoi vous découvrirez peut-être que certaines personnes oublient de se désinfecter les mains en entrant dans une nouvelle pièce ou en portant correctement leur masque. Donc, c'est une bonne idée de donner aux gens des rappels doux si vous voyez cela se produire. Discutez avec votre équipe du moment où elle doit intervenir. Assurez-vous de faire savoir à votre équipe que tous les rappels doivent être doux, non agressifs ou paternalistes, afin que les participants ne soient pas contrariés ou stressés.
Étape 4 : Fournir des désinfectants pour les mains et des masques à l'entrée
En dehors des panneaux et des rappels doux, assurez-vous de fournir des désinfectants pour les mains et même des masques jetables (selon la réglementation locale) à l'entrée de chaque pièce. Même si les gens n'ont peut-être pas besoin de masque parce qu'ils en ont le leur, les masques pourraient servir de rappel pour suivre les nouvelles consignes de sécurité.
Étape 5 : Ayez un protocole d'action au cas où certains participants ne respecteraient pas les règles
Personne ne veut faire face à un participant provocateur qui ne respecte pas les règles. En fin de compte, votre objectif est de faire en sorte que tout le monde profite de l'événement et de ne punir personne pour avoir fait les choses différemment. Cependant, si nécessaire, vous et votre équipe devrez peut-être prendre des mesures plus sévères pour assurer la sécurité de tous. Et nous ne parlons pas de ces rappels doux dont certains participants peuvent avoir besoin de temps en temps - nous faisons référence aux invités qui peuvent ignorer carrément les règles. Alors, que devez-vous faire si cela se produit, étant donné que certaines personnes peuvent devenir violentes ?
Dans un premier temps, vous ou un membre de votre équipe pouvez approcher la personne et lui demander poliment de porter son masque ou de respecter une règle précise. Ensuite, en fonction de la réponse que vous obtenez, évaluez la situation et répétez la suggestion si elle n'est pas suivie la première fois. Si la personne refuse, vous voudrez peut-être faire intervenir quelqu'un de la sécurité. Ne confrontez jamais le participant par vous-même. Cela peut être dangereux. Assurez-vous d'être soutenu par une équipe de sécurité qui peut parler à cette personne et prendre les mesures nécessaires. Mais espérons que les choses ne dégénèrent pas à ce point et que tout le monde respecte les règles.
résumer
Devoir établir de nouvelles règles pour votre événement physique et amener les gens à les suivre peut sembler accablant et stressant. Après tout, n'avons-nous pas assez de choses à nous soucier ? Cependant, il s'agit d'une nouvelle réalité, et si nous voulons recommencer à organiser des événements en personne, nous devrons être proactifs et veiller à ce que tout le monde soit en sécurité. Notez qu'il faudra du temps avant que vous et vos participants vous habituiez aux nouvelles réglementations, mais avec de la patience et des actions claires, vous pouvez surmonter ces défis et créer un environnement sûr et confortable pour vos invités.
