Comment choisir les meilleurs fournisseurs d'événements [le guide «New Normal»]

Comment choisir les meilleurs fournisseurs d'événements [le guide «New Normal»]

Organiser des événements en ligne peut être amusant et engageant. Vous pouvez toujours essayer de nouvelles stratégies d'expérience numérique et offrir une valeur élevée à vos participants sans les avoir dans un espace physique. Cependant, les événements et les réunions en ligne s'accompagnent de fatigue, d'une diminution de la durée d'attention et de l'ennui.


Imaginez avoir à assister à un événement en ligne toute la journée. Soyons honnêtes: qui voudra rester en ligne aussi longtemps, quelle que soit la valeur que votre événement apporte? Et si cela ne suffisait pas à nous inquiéter, nous avons commencé à rencontrer un nouveau phénomène appelé «fatigue du zoom». Cet article de TED le décrit parfaitement: «Les gens ont l'impression de devoir faire plus d'efforts émotionnels pour paraître intéressés, et en l'absence de nombreux indices non verbaux, la concentration intense sur les mots et le contact visuel soutenu est épuisant.»


Les interactions en personne, par contre, sont essentielles pour établir et maintenir un rapport, grâce à la communication des attitudes et des sentiments. La mise en ligne de votre événement devrait donc être une stratégie d'urgence et non une approche à long terme. C'est pourquoi vous voudrez passer un peu de temps à réfléchir à la façon dont vous allez frapper le sol une fois que l'industrie de l'événementiel se remettra de la pandémie. En plus de proposer des stratégies de distanciation sociale et de biosécurité, vous voudrez travailler avec les meilleurs fournisseurs d'événements qui seront bien adaptés à la «nouvelle normalité». Ce sont ces personnes et agences qui vous aideront à regagner la confiance des gens et à assurer un haut niveau de sécurité lors de vos événements. En gardant cela à l'esprit, voyons les principales étapes à suivre lors du choix des fournisseurs pour votre prochain événement physique:



Étape 1. Dressez la liste des fournisseurs dont vous avez besoin et des qualités que vous recherchez chez ces fournisseurs

Avant de rechercher des fournisseurs, vous devez savoir ce que vous recherchez. Aurez-vous besoin d'une agence événementielle pour vous aider à concevoir des expériences engageantes pour vos participants? Avez-vous besoin d'aide pour la restauration? Avez-vous besoin de quelqu'un pour vous aider à décorer le lieu et à élaborer une stratégie de distanciation sociale pour l'aménagement du mobilier?


Pour trouver les meilleurs fournisseurs d'événements avec lesquels collaborer, vous devez d'abord créer une chronologie de l'événement et un projet de logistique de planification. Cela vous aidera à déterminer exactement ce qui doit être couvert et les tâches que les fournisseurs peuvent vous aider. En outre, pensez au-delà de la simple liste des principaux fournisseurs dont vous avez besoin - pensez aux qualités que vous recherchez chez un fournisseur. Par exemple, vous voudrez peut-être trouver des fournisseurs d'événements dans un domaine très spécifique, ou peut-être des fournisseurs qui ont déjà une formation en biosécurité. Triez ces éléments avant de passer à l'étape suivante.



Étape 2. Tirez parti de votre réseau pour la recommandation des fournisseurs

Si vous êtes dans le secteur de l'événementiel, il y a de fortes chances que vous soyez entouré de professionnels partageant les mêmes idées qui rencontrent les mêmes défis que vous. Alors parcourez votre liste de contacts ou vos contacts LinkedIn pour trouver des personnes qui organisent des événements similaires et demandez-leur s'ils peuvent recommander des fournisseurs. Comme ils travaillent avec différents fournisseurs d'événements, ils peuvent avoir une meilleure idée des fournisseurs qui peuvent vous aider à offrir de la qualité.



Étape 3. Découvrez les fournisseurs que nous avons répertoriés sur eventplanner.net

Loueriez-vous un endroit Airbnb sans d'abord vérifier les avis? Feriez-vous confiance à une nouvelle plateforme logicielle sans lire les commentaires que les gens laissent sur TrustPilot ou Capterra? Il y a de fortes chances que vous souhaitiez d'abord voir quelles sont vos options et ce que les autres disent de leurs expériences avec une marque ou une personne spécifique avant de l'utiliser. Eh bien, il en va de même pour les fournisseurs d'événements. En fin de compte, vos événements dépendront de ces personnes, vous voudrez donc choisir les meilleures options.


C'est pourquoi, chez eventplanner.net, nous avons travaillé sans relâche pour créer un espace où vous pouvez trouver différents fournisseurs d'événements, vérifier leurs notes et lire les commentaires des clients. Notre catalogue répertorie plus de 10 000 fournisseurs d'événements et 1 000 lieux d'événements et se développe chaque jour. Entrez simplement ce que vous recherchez dans notre champ de recherche, comme la restauration événementielle, la location de tentes, les agences événementielles, etc., et vous obtiendrez une liste d'entreprises potentielles avec lesquelles vous pouvez travailler pour planifier votre prochain événement.



Étape 4. Évaluer le degré d'autonomie des fournisseurs d'événements

Une chose importante qui distingue les grands fournisseurs d'événements des autres fournisseurs d'événements est leur capacité à trouver des solutions par eux-mêmes sans attendre vos instructions. Les grands organisateurs d'événements sont créatifs et ingénieux, ce qui signifie que vous n'êtes pas obligé d'être celui qui leur dit quoi faire. C'est donc un aspect que vous voudrez évaluer lors de la recherche de fournisseurs.


La meilleure façon de le faire est de leur présenter un défi de planification que vous rencontrez et de leur demander comment ils le résoudraient. Par exemple, compte tenu de la nouvelle normalité dans laquelle nous vivons tous, vous voudrez peut-être leur demander leur avis sur la disposition des meubles dans un lieu spécifique et comment ils pourraient aider les participants à maintenir leur distanciation sociale. Ou vous pouvez leur demander leur approche concernant les problèmes techniques inattendus lors d'un discours d'ouverture. Leurs réponses vous permettront de mieux comprendre l'approche de travail de l'entreprise et sa capacité à être indépendant tout en proposant des solutions exploitables à vos problèmes de planification.



Récapitulation rapide

Choisir les meilleurs fournisseurs d'événements à l'ère du COVID-19 ne doit pas être chronophage ou stressant. Il vous suffit d'être conscient de vos exigences et de la logistique événementielle que vous souhaitez couvrir. Utilisez votre réseau professionnel pour trouver des recommandations de fournisseurs et consultez les avis et les notes de chaque fournisseur, ou consultez notre répertoire de fournisseurs d'événements et lisez leurs descriptions, leurs critiques et leurs notes. Enfin, lorsque vous interagissez avec des fournisseurs d'événements potentiels, préparez une liste de questions ou de défis potentiels. Lorsque vous rencontrez ces fournisseurs, posez-leur ces questions et évaluez à quel point ils peuvent être innovants, autonomes ou ingénieux. Par la suite, évaluez les informations que vous avez collectées et travaillez avec les organisateurs d'événements qui répondent le mieux à vos besoins.

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