L'organisation d'événements en ligne est amusante et excitante, mais c'est formidable de pouvoir à nouveau organiser des « événements en direct ». Nous vous donnons des conseils pour sélectionner les meilleurs lieux événementiels et fournisseurs pour vos événements post-corona.
Imaginez devoir assister à un événement en ligne toute la journée. Soyons honnêtes : qui voudra rester en ligne aussi longtemps, quelle que soit la valeur de votre événement ? Et si cela ne suffisait pas à nous inquiéter, nous avons commencé à rencontrer un nouveau phénomène connu sous le nom de "fatigue du zoom". Cet article de TED le décrit parfaitement : "Les gens ont l'impression qu'ils doivent faire plus d'efforts émotionnels pour paraître intéressés, et en l'absence de nombreux indices non verbaux, la concentration intense sur les mots et le contact visuel soutenu sont épuisants."
Les interactions en personne, en revanche, sont essentielles pour établir et maintenir une relation, par la communication d'attitudes et de sentiments. Un événement en ligne est alors une solution palliative ou un complément, mais ne remplace pas un « événement en direct ». C'est pourquoi vous voudrez passer un peu de temps à réfléchir à la façon dont vous allez frapper le sol maintenant que l'industrie de l'événementiel se remet de la pandémie. Voyons les principales étapes à suivre lors du choix des fournisseurs pour votre prochain événement physique :
Étape 1. Énumérez les fournisseurs dont vous avez besoin et les qualités que vous recherchez chez ces fournisseurs
Avant de rechercher des fournisseurs, vous devez savoir ce que vous recherchez. Aurez-vous besoin d'une agence événementielle pour vous aider à concevoir des expériences engageantes pour vos participants ? Vous avez besoin d'aide pour la restauration ? Avez-vous besoin de quelqu'un pour vous aider à décorer le lieu?
Pour trouver les meilleurs fournisseurs d'événements avec lesquels collaborer, vous devez d'abord créer un calendrier d'événement et une ébauche de logistique de planification. Cela vous aidera à déterminer exactement ce qui doit être couvert et les tâches que les fournisseurs peuvent vous aider. Pensez également au-delà de la simple liste des principaux fournisseurs dont vous avez besoin, pensez aux qualités que vous recherchez chez un fournisseur. Par exemple, vous souhaiterez peut-être trouver des fournisseurs d'événements dans une zone très spécifique. Triez ces choses avant de passer à l'étape suivante.
Étape 2. Tirez parti de votre réseau pour la recommandation de fournisseurs
Si vous êtes dans l'industrie de l'événementiel, il y a de fortes chances que vous soyez entouré de professionnels partageant les mêmes idées qui font face aux mêmes défis que vous. Parcourez donc votre liste de contacts ou vos contacts LinkedIn pour trouver des personnes qui organisent des événements similaires et demandez-leur si elles peuvent recommander des fournisseurs. Puisqu'ils ont travaillé avec différents fournisseurs d'événements, ils peuvent avoir une meilleure idée des fournisseurs qui peuvent vous aider à offrir de la qualité.
Étape 3. Découvrez les fournisseurs que nous avons répertoriés sur eventplanner.net
Louerais-tu un logement Airbnb sans consulter les avis au préalable ? Feriez-vous confiance à une nouvelle plate-forme logicielle sans lire les commentaires que les gens laissent sur TrustPilot ou Capterra ? Il y a de fortes chances que vous vouliez d'abord voir quelles sont vos options et ce que les autres disent de leurs expériences avec une marque ou une personne spécifique avant de l'utiliser. Eh bien, il en va de même pour les fournisseurs d'événements. En fin de compte, vos événements dépendront de ces personnes, vous devrez donc choisir les meilleures options.
C'est pourquoi, chez eventplanner.net , nous avons travaillé sans relâche pour créer un espace où vous pouvez trouver différents fournisseurs d'événements, vérifier leurs notes et lire les avis des clients. Notre catalogue répertorie plus de 14 000 fournisseurs d'événements et lieux d'événements et s'agrandit chaque jour. Entrez simplement ce que vous recherchez dans notre champ de recherche, comme la restauration événementielle, la location de tentes, les agences événementielles, etc., et vous obtiendrez une liste d'entreprises potentielles avec lesquelles vous pouvez travailler pour planifier votre prochain événement.
Étape 4. Évaluer le degré d'autonomie des fournisseurs d'événements
Une chose importante qui distingue les grands fournisseurs d'événements des autres fournisseurs d'événements est leur capacité à trouver des solutions par eux-mêmes sans attendre vos instructions. Les grands fournisseurs d'événements sont créatifs et ingénieux, ce qui signifie que vous n'avez pas à être celui qui leur dit quoi faire. C'est donc un aspect que vous voudrez évaluer lors de la recherche de fournisseurs.
La meilleure façon de le faire est de leur présenter un défi de planification que vous rencontrez et de leur demander comment ils le résoudraient. Ou vous pouvez leur demander leur approche concernant les problèmes techniques inattendus lors d'un discours d'ouverture. Leurs réponses vous permettront de mieux comprendre l'approche de travail de l'entreprise et leur capacité à être autonome tout en proposant des solutions concrètes à vos problèmes de planification.
Récapitulatif rapide
Choisir les meilleurs fournisseurs d'événements à l'ère du COVID-19 ne doit pas nécessairement prendre du temps ni être stressant. Il vous suffit d'être conscient de vos besoins et de la logistique de l'événement que vous souhaitez couvrir. Utilisez votre réseau professionnel pour trouver des recommandations de fournisseurs et consultez les avis et notes de chaque fournisseur, ou consultez notre répertoire de fournisseurs d'événements et lisez leurs descriptions, avis et notes. Enfin, lorsque vous interagissez avec des fournisseurs d'événements potentiels, préparez une liste de questions ou de défis potentiels. Lorsque vous rencontrez ces fournisseurs, posez-leur ces questions et évaluez à quel point ils peuvent être innovants, autonomes ou débrouillards. Par la suite, évaluez les informations que vous avez recueillies et travaillez avec les prestataires d'événements qui répondent le mieux à vos besoins.
