Chaque événement repose sur ses fournisseurs : le lieu, le traiteur, le groupe, le photographe, l'équipe de sécurité. L'outil Fournisseurs, aussi appelé la gestion des fournisseurs, les réunit tous au même endroit, événement par événement : qui ils sont, comment les joindre, quelles étapes il te reste à franchir avec eux, et les tâches, les contacts, les conversations et les lignes budgétaires qui leur appartiennent. Il fait partie du logiciel événementiel d'eventplanner.net, et chaque événement a sa propre liste de fournisseurs.

La vue fonctionne dans les deux sens. Dans la liste des fournisseurs, tu vois d'un coup d'œil chaque fournisseur de ton événement avec le statut de ses vérifications. Sur la page d'un fournisseur, tu vois tout ce qui lui est lié : ses coordonnées, ses vérifications, ses tâches, les personnes avec qui tu travailles chez lui, tes conversations avec lui et ce qu'il te coûte.

Tu veux voir ce que Fournisseurs peut faire pour toi avant de commencer ? Jette d'abord un œil à la page de présentation.

Où le trouver : connecte-toi, choisis logiciel événementiel dans le menu principal et ouvre Fournisseurs dans le menu de ton événement.

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1. Avant de commencer

Fournisseurs est un outil .PRO

Fournisseurs est réservé aux membres .PRO. Sans abonnement, tu vois Débloque les fonctionnalités .PRO à la place de la liste des fournisseurs, avec un bouton pour passer à .PRO.

L'abonnement est vérifié par personne, pas par événement. Chaque membre de l'équipe qui ouvre Fournisseurs a besoin de son propre abonnement .PRO, même si le propriétaire de l'événement est membre et lui a donné accès à l'outil. Nous recommandons .PRO pour le noyau de l'équipe d'organisation : les personnes qui ajoutent les fournisseurs, suivent les vérifications et s'occupent des contrats. Les collègues qui n'ont besoin que des tâches ou du budget peuvent continuer à travailler dans ces outils sans abonnement.

Un événement

Les fournisseurs appartiennent à un événement. La première fois que tu ouvres Fournisseurs, on te demande donc d'en créer un. Clique sur Ajoute ton premier événement, indique un nom, une date et le type d'événement, puis enregistre. Lis comment créer un événement pour les détails.

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2. Ajoute un fournisseur

Clique sur Ajouter un fournisseur. Une fenêtre s'ouvre avec les champs suivants :

Clique sur Ajouter un fournisseur en bas de la fenêtre pour enregistrer. Le fournisseur apparaît tout de suite dans la liste.

Lie une entreprise présente sur eventplanner.net

Des milliers de lieux événementiels et de fournisseurs ont une page professionnelle sur eventplanner.net. Quand tu choisis l'un d'eux dans la liste sous Nom de la société, ton fournisseur est lié à cette page professionnelle :

• son nom, son adresse, son site Internet et son numéro de TVA proviennent de la page professionnelle et restent à jour quand l'entreprise les modifie. Tu n'indiques que l'adresse e-mail et le numéro de téléphone que tu utilises pour cet événement, et le numéro de téléphone de la page professionnelle est déjà rempli pour te lancer,
• la page du fournisseur affiche son logo et la note de ses avis,
• tu peux démarrer une conversation avec l'entreprise depuis la page du fournisseur, via ta boîte de réception eventplanner.net,
• une entreprise ne peut être liée qu'une seule fois à un événement. Si tu choisis une entreprise que tu as déjà ajoutée, le formulaire refuse de l'enregistrer.

Tu as tapé le nom toi-même parce que l'entreprise n'était pas dans la liste ? Tu peux toujours la lier plus tard. La section 6 t'explique comment.

Fournisseurs sélectionnés et non sélectionnés

Chaque fournisseur se trouve dans l'une de ces deux listes :

• Les Fournisseurs sélectionnés sont les fournisseurs avec qui tu travailles pour cet événement. Ils ont des vérifications et les tâches qui vont avec, ils peuvent recevoir tes briefings, et ce sont les fournisseurs pour lesquels nous te demandons un avis après l'événement.
• Les Fournisseurs non sélectionnés sont les candidats que tu compares encore, une solution de secours, ou des fournisseurs que tu as copiés d'un événement précédent sans avoir encore tranché. Les vérifications sont réservées aux fournisseurs sélectionnés : désactive toutes les vérifications quand tu ajoutes un candidat, car une vérification place un fournisseur dans la liste des sélectionnés.

Tu peux déplacer un fournisseur d'une liste à l'autre à tout moment : ouvre sa page, clique sur Éditer et modifie Liste des fournisseurs. Un fournisseur sans vérifications qui passe dans la liste des sélectionnés reçoit toutes les vérifications de ton événement, avec une tâche pour chacune. Un fournisseur qui passe dans la liste des non sélectionnés garde ses vérifications et ses tâches : désactive-les dans Activer les contrôles (section 4) quand tu ne le suis plus. Un fournisseur passe aussi tout seul dans la liste des sélectionnés dès que tu actives l'une de ses vérifications, que tu lui lies un contact ou que tu ajoutes une ligne budgétaire pour lui.

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3. Lis ta liste de fournisseurs

• Le tableau du haut affiche tes Fournisseurs sélectionnés, celui du bas tes Fournisseurs non sélectionnés.
• Chaque vérification de ton événement a sa propre colonne. Le point dans une colonne est le statut de la tâche de cette vérification : un cercle gris signifie à faire, une horloge signifie en cours, une coche verte signifie terminé. Une cellule vide signifie que la vérification est désactivée pour ce fournisseur.
• Clique sur le nom d'un fournisseur pour ouvrir sa page.
• Clique sur Filtrer les fournisseurs pour n'afficher qu'un ou plusieurs types de fournisseurs.

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4. Les vérifications des fournisseurs : suis chaque fournisseur étape par étape

Une vérification est une étape que tu franchis avec un fournisseur avant l'événement, du premier devis aux documents signés. Chaque événement démarre avec les cinq mêmes vérifications :

Chaque vérification activée pour un fournisseur crée une tâche sur le tableau de Check-lists, nommée d'après le fournisseur et la vérification, comme « Riverside Congress Centre - Contrat ». La date d'échéance de la tâche est fixée à une semaine, sa priorité est basse et elle se trouve dans la catégorie du type de fournisseur. Planifie-la, assigne-la à un collègue et fais-la avancer comme n'importe quelle autre tâche : le statut de la tâche est le statut de la vérification, dans la liste des fournisseurs comme sur la page du fournisseur. Sur cette page, clique sur l'icône d'une vérification dans Vérifications des fournisseurs pour ouvrir directement sa tâche. Pour en savoir plus, lis comment utiliser les Check-lists.

Choisis les vérifications d'un fournisseur

Toutes les vérifications ne s'appliquent pas à tous les fournisseurs : un groupe n'a pas besoin d'un accord de traitement des données. Ouvre la page du fournisseur et clique sur Éditer dans le bloc Vérifications des fournisseurs. La fenêtre Activer les contrôles affiche un interrupteur par vérification. Désactive une vérification et sa tâche est supprimée, active-la et une nouvelle tâche est créée. Clique sur Sauvegarder.

Modifie les vérifications de ton événement

Les cinq vérifications sont un point de départ. Tu veux ajouter « Attestation d'assurance » ou « Fiche technique », ou renommer « Contrat » en « Contrat signé » ? Clique sur Modifier les vérifications au-dessus de la liste des fournisseurs. La fenêtre liste les vérifications de ton événement :

• clique sur le crayon à côté d'une vérification pour la renommer,
• fais glisser une vérification vers le haut ou vers le bas pour changer l'ordre des colonnes,
• clique sur Ajouter une vérification pour en ajouter une,
• clique sur la croix d'une vérification pour la supprimer.

Une nouvelle vérification est ajoutée à chaque fournisseur de l'événement, avec une nouvelle tâche pour chacun. Supprimer une vérification la retire de chaque fournisseur, avec les tâches qu'elle a créées. Clique sur Sauvegarder pour appliquer tes modifications.

Astuce : configure les vérifications de ton événement avant d'ajouter tes premiers fournisseurs. Chaque fournisseur que tu ajoutes ensuite les reçoit tout de suite, et tu décides pour chaque fournisseur lesquelles s'appliquent.

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5. La page d'un fournisseur

Clique sur le nom d'un fournisseur dans la liste pour ouvrir sa page. Elle rassemble tout ce qui concerne ce fournisseur, par blocs :

• Les coordonnées en haut : le nom, le type de fournisseur, la liste dans laquelle il se trouve, et sous Information et Adresse son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son site Internet, son numéro de TVA et son adresse. Une entreprise liée affiche aussi son logo et la note de ses avis. Clique sur Éditer pour modifier les coordonnées, le type de fournisseur ou la liste. Pour une entreprise liée, le nom, l'adresse, le site Internet et le numéro de TVA ne peuvent pas être modifiés ici : ils appartiennent à la page professionnelle.
• Vérifications des fournisseurs : les vérifications activées pour ce fournisseur, chacune avec son statut. Éditer ouvre la fenêtre Activer les contrôles de la section 4.
• Tâches : les tâches de ce fournisseur en trois colonnes, À faire, En cours et Terminé : les tâches de ses vérifications et celles que tu as ajoutées toi-même. Clique sur Ajouter une tâche pour en ajouter une : elle est liée à ce fournisseur et déjà dans la bonne catégorie. Clique sur Éditer sur une tâche pour la modifier. Dans Check-lists, la tâche affiche un lien vers le fournisseur.

• Conversations : les conversations à propos de cet événement avec cette entreprise dans la boîte de réception eventplanner.net, quel que soit le membre de ton équipe qui les a lancées : un devis que tu as demandé depuis l'annuaire pour cet événement, ou une conversation démarrée depuis cette page. Tu vois le dernier message de chacune, et un point pour les messages non lus de tes propres conversations. Clique sur Démarrer une nouvelle conversation pour écrire à l'entreprise à propos de cet événement : ta boîte de réception s'ouvre dans un nouvel onglet. Ce bloc ne fonctionne que pour une entreprise qui a une page sur eventplanner.net.
• Contacts : les personnes avec qui tu travailles chez ce fournisseur, comme ton chargé de clientèle ou la personne présente sur place. Clique sur Ajouter un contact et indique son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Un contact ajouté ici est une fiche pour toi et ton équipe : rien n'est envoyé à la personne. Ce n'est que si tu coches Créer un utilisateur et définis son accès sous Définir l'accès au contact qu'elle reçoit une invitation à se connecter et à travailler avec toi dans le logiciel événementiel. Clique sur Éditer à côté d'un contact pour le modifier.
• Budget : les lignes budgétaires de ce fournisseur dans Budgets, regroupées par catégorie, avec leurs sous-totaux. Le nom en haut est la version du budget que tu consultes : clique dessus pour changer de version. Clique sur Ajouter une ligne budgétaire pour ajouter un coût ou un revenu pour ce fournisseur sans quitter la page. Pour en savoir plus, lis comment utiliser les Budgets.

Bon à savoir : les contacts que tu ajoutes sont des données personnelles des personnes qui travaillent chez ton fournisseur. Tu les traites en tant qu'organisateur de l'événement dans le cadre de notre accord de traitement : n'ajoute que ce dont tu as besoin, et supprime les contacts avec qui tu ne travailles plus.

Supprime un fournisseur

Clique sur Éditer en haut de la page du fournisseur, puis sur Supprimer le fournisseur et confirme. Le fournisseur, ses vérifications et les liens vers ses contacts et ses lignes budgétaires sont supprimés. Cette action est irréversible. Les contacts eux-mêmes restent dans Équipe et accès et les lignes budgétaires restent dans ton budget, sans le fournisseur.

Un fournisseur ne peut pas être supprimé tant que l'une de ses vérifications a encore une tâche. Ouvre d'abord Activer les contrôles et désactive toutes les vérifications, ce qui supprime leurs tâches, puis supprime le fournisseur. Les tâches que tu as ajoutées toi-même au fournisseur restent dans ta check-list.

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6. Lie un fournisseur à sa page professionnelle plus tard

Tu as tapé un fournisseur toi-même, et cette entreprise a depuis obtenu une page sur eventplanner.net ? Chaque jour, nous comparons tes fournisseurs non liés avec les pages professionnelles, sur leur nom, leur adresse e-mail, leur site Internet, leur numéro de TVA, leur code postal et leur ville. Quand nous trouvons une correspondance, la page du fournisseur affiche un message indiquant que l'entreprise a récemment rejoint notre plateforme, avec les pages professionnelles correspondantes listées en dessous. Clique sur Lier l'entreprise à côté de la bonne.

À partir de là, le fournisseur fonctionne comme une entreprise choisie dans la liste à la section 2 : son nom, son adresse, son site Internet et son numéro de TVA suivent la page professionnelle, tu vois son logo et la note de ses avis, et tu peux démarrer une conversation depuis sa page. Vérifie ensuite l'adresse e-mail et le numéro de téléphone : ceux que tu avais tapés sont effacés lors de la liaison, alors indique-les à nouveau si tu en as encore besoin.

Bon à savoir : le site Internet que tu indiques pour un fournisseur nous aide à retrouver sa page professionnelle, et une entreprise qui n'est pas encore sur eventplanner.net peut en obtenir une plus tard. Tu n'as rien à faire pour cela : dès que la page existe, la page de ton fournisseur te propose de la lier.

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7. Travaille à plusieurs

Fournisseurs est utile quand tu organises seul, et encore plus quand tu organises avec une équipe. Ajoute les personnes avec qui tu travailles dans Équipe et accès dans le menu de ton événement. Sous Définir l'accès au contact, choisis ce que chacune d'elles peut faire dans Fournisseurs :

Un contact reçoit une invitation par e-mail et se connecte avec son propre compte eventplanner.net. Pour en savoir plus, lis comment gérer les utilisateurs dans le logiciel événementiel.

Deux choses à garder en tête :

• Chaque personne qui ouvre Fournisseurs a besoin de son propre abonnement .PRO, quel que soit son accès. Un collègue sans abonnement voit Débloque les fonctionnalités .PRO, même avec l'accès Gérer.
• Les blocs de la page d'un fournisseur suivent l'accès à leur propre outil : un contact ajoute des tâches avec son accès Check-lists, des contacts avec son accès Contacts et des lignes budgétaires avec son accès Budgets.

Astuce : la page d'un fournisseur contient des informations sensibles, comme les prix de tes fournisseurs et les conversations avec eux. Ne donne l'accès Gérer qu'aux personnes qui travaillent vraiment avec les fournisseurs, et réfléchis bien avant de donner à un fournisseur l'accès à la liste des fournisseurs de ton événement.

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8. Fournisseurs dans le reste de ton logiciel événementiel

Fournisseurs relie les autres outils de ton événement. Tu saisis un fournisseur une fois et tu le retrouves partout :

• Check-lists : chaque vérification crée une tâche, et chaque tâche que tu ajoutes depuis la page d'un fournisseur affiche un lien vers ce fournisseur sur le tableau.
• Budgets : les lignes budgétaires qui ont un fournisseur apparaissent dans le bloc Budget de ce fournisseur. Tu ajoutes une ligne dans Budgets pour un fournisseur qui n'est pas encore dans ta liste ? Coche Créer un fournisseur sous le champ du fournisseur pour l'ajouter en même temps à la liste.
• Équipe et accès : un contact que tu ajoutes dans Équipe et accès pour une entreprise qui est déjà un fournisseur est lié automatiquement à ce fournisseur. Quand tu modifies un contact, Fournisseur lié te permet de le lier à n'importe quel fournisseur de l'événement. Un fournisseur avec un contact lié ou une ligne budgétaire passe dans la liste des sélectionnés.
• Briefings : envoie à tes fournisseurs sélectionnés les informations dont ils ont besoin pour l'événement. Dans un briefing, choisis les fournisseurs ou tout un type de fournisseur comme destinataires. Le briefing part vers les contacts liés à ces fournisseurs, alors ajoute d'abord les bons contacts.
• Moodboards : une entreprise que tu épingles sur le moodboard de ton événement est ajoutée à ses fournisseurs non sélectionnés, pour que tu puisses la comparer et la sélectionner plus tard.

Copie tes fournisseurs vers ton prochain événement

Quand tu crées un nouvel événement à partir d'un événement précédent, l'assistant de copie comporte une étape Copie ces fournisseurs. Chaque fournisseur est coché : décoche ceux que tu ne veux pas emmener, ou clique sur Tout déselectionner et fais ton choix. Les fournisseurs copiés arrivent avec leur type de fournisseur, leurs coordonnées, leurs contacts, leurs vérifications et les tâches de ces vérifications. Ils atterrissent tous dans la liste des non sélectionnés du nouvel événement, pour que tu décides à nouveau avec qui tu travailles, et rien n'est envoyé aux fournisseurs. Pour en savoir plus, lis comment créer un événement.

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9. Après l'événement

Une semaine après la date de ton événement, nous t'envoyons un e-mail : Évalue tes prestataires d'événements. Il liste les fournisseurs sélectionnés de ton événement qui ont une page professionnelle sur eventplanner.net, chacun avec un lien pour laisser un avis. Un avis prend quelques minutes et aide tes fournisseurs autant que les autres organisateurs. Nous ne l'envoyons que si tu es abonné à nos e-mails, alors vérifie tes paramètres de newsletter s'il n'arrive pas.

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Questions fréquentes

Est-ce que Fournisseurs est gratuit ? Non. Fournisseurs est un outil .PRO. Sans abonnement, tu vois Débloque les fonctionnalités .PRO avec un bouton pour passer à .PRO. Tous les autres outils du logiciel événementiel continuent de fonctionner sans abonnement, avec les limites de la version gratuite.

Mon collègue a accès à Fournisseurs mais voit Débloque les fonctionnalités .PRO. Pourquoi ? L'abonnement est vérifié pour la personne qui ouvre l'outil. Ton collègue a besoin de son propre abonnement .PRO, même si tu es membre et que tu lui as donné l'accès Gérer.

Combien de fournisseurs puis-je ajouter ? Autant que tu en as besoin. Il n'y a pas de limite pour les membres.

Le fournisseur sait-il que je l'ai ajouté ? Non. Rien n'est envoyé à un fournisseur quand tu l'ajoutes, le modifies, le copies ou le supprimes. Seul un contact que tu ajoutes avec Créer un utilisateur reçoit une invitation, et tes fournisseurs reçoivent un briefing quand tu en publies un dans Briefings.

Pourquoi est-ce que je ne peux pas supprimer un fournisseur ? Un fournisseur dont les vérifications ont encore des tâches ne peut pas être supprimé. Ouvre Activer les contrôles sur sa page, désactive toutes les vérifications et enregistre, puis supprime le fournisseur.

Pourquoi le site Internet est-il refusé ? Le site Internet doit être l'adresse complète d'un site en ligne, comme https://www.example.com. Une adresse mal orthographiée, un site hors ligne ou une page qui n'existe pas sont refusés.

Pourquoi est-ce que je ne peux pas ajouter deux fois la même entreprise ? Une entreprise qui a une page sur eventplanner.net ne peut être liée qu'une seule fois à un événement. Ouvre plutôt le fournisseur que tu as déjà et modifie-le.

Quelle est la différence entre un fournisseur et un contact ? Un fournisseur est une entreprise : le lieu, le traiteur, le groupe. Un contact est une personne : ton chargé de clientèle chez le traiteur ou le régisseur du groupe. Tu lies des contacts à un fournisseur sur sa page, et tu donnes à un contact l'accès à ton événement dans Équipe et accès.

Puis-je modifier les vérifications après avoir ajouté des fournisseurs ? Oui. Clique sur Modifier les vérifications au-dessus de la liste des fournisseurs. Une nouvelle vérification est ajoutée à chaque fournisseur de l'événement, avec une tâche pour chacun, et tu la désactives pour les fournisseurs où elle ne s'applique pas.

Comment marquer une vérification comme terminée ? Une vérification n'a pas de case à cocher à elle : son statut est celui de sa tâche. Ouvre la tâche, depuis la page du fournisseur ou depuis le tableau de Check-lists, et règle Progrès sur Terminé, ou fais glisser la tâche vers la colonne Terminé du tableau.

Pourquoi un fournisseur que j'ai copié depuis un autre événement n'a-t-il pas de vérifications ? Les fournisseurs copiés atterrissent dans la liste des non sélectionnés, avec les vérifications et les tâches de l'original. Une copie sans vérifications n'en avait pas non plus dans l'événement d'origine. Déplace le fournisseur vers la liste des sélectionnés sur sa page et il reçoit toutes les vérifications du nouvel événement.