Avec Tickets, tu vends des billets, tu acceptes des inscriptions gratuites ou tu invites tes convives personnellement, le tout depuis ton événement dans le logiciel événementiel d'eventplanner.net. Tes invités reçoivent une page d'événement, des billets avec un code QR (un code-barres carré qu'un téléphone peut scanner) et des e-mails de confirmation. Toi, tu disposes d'une liste d'invités en temps réel, de statistiques de vente et d'une application de scan des billets pour l'entrée.

Ce guide t'explique tout, dans l'ordre où tu en auras besoin : choisir le type d'événement, la configuration, la publication, la gestion de tes invités et leur enregistrement à l'entrée. Tu veux d'abord savoir tout ce que la billetterie d'eventplanner.net peut faire ? Jette un œil à la page de présentation avant de commencer.

Où le trouver : ouvre ton événement dans le logiciel événementiel et choisis Invités et billets dans le menu de l'événement. Tout ce qui est décrit dans ce guide se passe là. Le plan de salle a aussi sa propre entrée dans le menu, Plan de salle et plan de placement.

Première fois ? La première fois que tu ouvres Tickets, on te demande d'accepter la manière dont eventplanner.net traite les données de tes invités. Tu restes responsable de ces données (en termes de vie privée, tu es le « responsable du traitement »), eventplanner.net se contente de les stocker et de les traiter pour toi.

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1. Commence par choisir le bon type d'événement

Le tout premier choix porte sur la façon dont les gens accèdent à ton événement. Il existe trois types, et ce choix détermine tout le reste :

Avec RSVP, tu attends une réponse : tu invites des personnes et elles indiquent si elles viennent ou non. Avec Gratuit, les gens s'inscrivent eux-mêmes sans payer, voir inscription gratuite à un événement. Avec Payé, ils achètent un billet en ligne.

Remarque : la billetterie payante est en accès anticipé, ce qui veut dire qu'elle n'est activée pour l'instant que pour certains comptes. Sans cet accès, l'option s'affiche dans les paramètres sous la forme Payé - Bientôt disponible !. La billetterie payante nécessite aussi un abonnement .PRO, et ton organisation doit être établie dans un pays où elle est disponible (les pays de l'UE et de l'EEE, le Royaume-Uni, la Suisse, les États-Unis ou le Canada).

Choisis bien :

• Tu peux changer de type pendant la configuration, mais changer de type réinitialise les paramètres liés à l'ancien type. Passer à RSVP supprime tous tes types de billets et toutes tes zones, passer à Gratuit supprime les prix.
• Tant que ton événement est publié, le type ne peut pas être modifié. Mets d'abord la page sur Inactif.
• Dès qu'il y a un seul invité ou une seule commande (même une commande jamais payée), le type est verrouillé. Il ne se déverrouille que si tu supprimes tous les invités et toutes les commandes.

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2. Configure ton événement

Ton événement n'est pas encore dans le logiciel événementiel ? Crée-le d'abord (un nom, une date et le type d'événement suffisent) :

Ouvre ensuite Tickets pour ton événement. Tu arrives sur le tableau des paramètres : une liste d'étapes, avec une coche pour chaque étape terminée. Les étapes se débloquent l'une après l'autre : les détails de l'événement s'ouvrent une fois ton profil d'organisateur enregistré, et les étapes des zones et de la billetterie s'ouvrent une fois les détails de ton événement complets.

Le tableau comporte ces étapes :

1. Organisateur - qui organise l'événement.
2. Événement - tout ce que tes invités voient de l'événement lui-même.
3. Zones et créneaux horaires (facultatif).
4. Seating (facultatif).
5. Billetterie - le type d'événement, tes billets et le fonctionnement des inscriptions.
6. Paramètres de paiement et de TVA - uniquement pour les événements payants.
7. Authentification à 2 facteurs - une vérification supplémentaire à la connexion, obligatoire avant de pouvoir publier.
8. Publier - la mise en ligne.

Étape 1 : ton profil d'organisateur

C'est le bloc « qui organise ? » de ta page d'événement. Il est commun à tous tes événements : tu le configures une fois et tu le réutilises partout. Les quatre champs sont obligatoires :

• Nom de l'organisateur - le nom de ton organisation ou de ta marque.
• E-mail de contact - affiché à tes invités dans chaque e-mail de billetterie, et quand un invité répond à l'un de ces e-mails, la réponse arrive à cette adresse. Les messages envoyés via le formulaire de ta page d'événement arrivent aussi à cette adresse.
• Texte d'introduction sur l'organisateur - une courte présentation de ton organisation.
• Logo - une image PNG ou JPG d'au moins 1024 x 1024 pixels. Un logo carré rend le mieux.

Les e-mails que tes invités reçoivent (invitation, confirmation, e-mails de paiement et d'annulation) sont envoyés au nom de ton organisation et se terminent par ton logo, ton nom et ton e-mail de contact.

Astuce : quand tu modifies les informations d'organisateur, elles sont mises à jour pour tous tes événements en même temps. Pour les événements payants, le nom de l'organisateur est verrouillé dès que Stripe a vérifié ton entreprise.

Étape 2 : les détails de ton événement

Tout ce que la page d'événement montre de l'événement lui-même. Le formulaire ne s'enregistre que lorsque tous les champs obligatoires sont correctement remplis :

• Nom, texte d'introduction et dates de l'événement - la date et l'heure de début et de fin, ainsi que le fuseau horaire (l'heure locale dans laquelle tes horaires sont exprimés), pour que les invités venus de l'étranger voient toujours la bonne heure. Les dates doivent être dans le futur.
• Lieu - un lieu physique (nom et adresse, affichés avec une carte), un événement en ligne (une adresse de site web), ou les deux. Pour un lieu physique, tu peux déplacer l'épingle sur la carte si elle n'est pas tout à fait au bon endroit.
• Photo de couverture et image d'aperçu - la couverture est la grande bannière en haut de ta page d'événement (au moins 2564 x 804 pixels), l'aperçu est la petite image qui représente ton événement dans les listes (au moins 540 x 360 pixels). Les deux sont obligatoires, en JPG ou en PNG.
• À propos de l'événement - la description complète. Prends ton temps ici : c'est ce qui donne envie aux gens de venir.
• Politique de remboursement - obligatoire pour chaque événement, même gratuit (« C'est un événement gratuit, mais préviens-nous si tu ne peux pas venir » convient très bien). Elle est verrouillée dès que tu publies, car les invités se sont inscrits sous cette politique.
• Conditions de vente - tes propres conditions de vente. Obligatoires pour les événements payants, les acheteurs les acceptent lors du paiement. Si tu les remplis pour un événement gratuit, les personnes inscrites doivent aussi les accepter. Elles sont elles aussi verrouillées dès que tu publies.
• URL de la politique de confidentialité et Exiger le consentement ? - un lien vers ta propre politique de confidentialité (obligatoire). Si ta politique demande une autorisation explicite, réponds oui à « Exiger le consentement ? » : les invités doivent alors cocher une case avant de pouvoir s'inscrire. Ces deux champs sont verrouillés dès que le premier invité s'est inscrit.
• Mots-clés - jusqu'à 20 mots-clés qui aident les gens à trouver ton événement.

Bon à savoir : les textes que lisent tes invités peuvent être traduits. Utilise le sélecteur de langue de chaque champ de texte pour ajouter d'autres langues.

Étape 3 (facultative) : zones et créneaux horaires

Passe cette étape si chaque billet donne simplement accès à tout l'événement.

Une zone est une partie de ton lieu à laquelle seuls certains billets donnent accès : la grande salle, un balcon, un espace VIP. Un créneau horaire est une période pendant laquelle un billet est valable : une session du matin ou de l'après-midi. Dans la fenêtre qui s'ouvre, on les appelle des Sections : tu ajoutes une zone, un créneau horaire, ou une zone avec un créneau horaire. Tu choisis ensuite, pour chaque type de billet, à quelles sections il donne accès. Utilise-les pour :

• Les espaces VIP - un billet VIP donne accès à la zone VIP, un billet standard non. L'application de scan le vérifie à l'entrée.
• L'entrée par créneaux - vends le même espace en blocs du matin et de l'après-midi.
• Les zones avec places assises - sur un plan de salle, chaque zone a sa propre couleur et ses propres billets (voir l'étape 4).

Une zone a un nom et une couleur facultative (utilisée sur le plan de salle). Un créneau horaire a une date et une heure de début et de fin.

Verrouillages : dès que tu as ajouté une section, chaque type de billet doit donner accès à au moins une section. Après ta première publication, les noms et les plages horaires sont figés et plus aucune section ne peut être supprimée.

Bon à savoir : les zones et les créneaux horaires sont prévus pour les événements gratuits et payants. Sur un événement RSVP, ils n'ont aucun effet. Et le choix des places ne fonctionne pas avec les créneaux horaires : dès que ton événement a un seul créneau horaire, les acheteurs ne peuvent plus choisir leurs places.

Étape 4 (facultative) : le plan de salle

Disponible avec un abonnement .PRO, en version bêta (encore en cours de finition : tu confirmes que tu l'utilises à tes propres risques).

Passe cette étape si ton événement n'a pas de places fixes. Si c'est le cas, l'outil de conception de plan de salle te permet de dessiner ton lieu à l'échelle : tables rondes et longues, rangées de sièges, scène, piste de danse, bar, murs, portes et bien plus. Tu peux aussi importer un plan de ton lieu (PNG, JPG ou PDF, jusqu'à 15 Mo) et dessiner par-dessus, utiliser un plan publié par le lieu, ou copier le plan d'un événement précédent (tant que ton plan est encore vide).

L'essentiel :

• Les tables et les rangées appartiennent à des zones. Sélectionne des tables et des rangées sur le plan et attribue-les à l'une de tes zones de l'étape 3. Chaque zone s'affiche dans sa propre couleur. Un type de billet ne vend que des places dans les zones auxquelles il donne accès. Sans zones, chaque siège est ouvert à tous les types de billets avec place assise.
• La numérotation est souple : lettres de rangée, numéros de départ, numérotation paire ou impaire pour les rangées, et tes propres noms de sièges.
• Qui choisit la place ? Pour les événements gratuits et payants, c'est l'acheteur qui choisit pendant sa commande (de bonnes places sont proposées automatiquement, l'acheteur peut les modifier). Pour les événements RSVP, c'est toi qui places les invités en les faisant glisser sur les chaises, y compris les invités qui n'ont pas encore répondu. S'ils déclinent, leurs places redeviennent libres.
• Les sièges bloqués ne sont jamais vendus ni attribués à personne : utilise-les pour les postes techniques ou les places que tu veux garder libres.
• Tu peux télécharger le plan en PDF, l'imprimer et exporter la liste des places dans un fichier Excel.

Verrouillages : dès que ton événement est publié, un siège réservé ne peut plus être supprimé, bloqué ou déplacé vers une autre zone. Les sièges qui ne sont dans aucune zone ne sont pas vendus dès que ton événement utilise des zones. L'étape de publication te prévient si tu en as.

Bon à savoir : le plan de salle a son propre droit d'accès pour ton équipe, distinct du droit de billetterie. Une personne qui gère les zones a besoin des deux.

Étape 5 : les paramètres de billetterie

Le cœur de la configuration. C'est ici que tu choisis le type d'événement du chapitre 1 et que tu décides comment fonctionnent les inscriptions.

Paramètres de base

Plusieurs de ces questions n'ont pas encore de réponse : choisis oui ou non pour chacune, le formulaire ne s'enregistre pas tant que ce n'est pas fait.

• Utiliser des billets ? - avec oui, chaque invité reçoit un billet PDF avec un code QR personnel à scanner à l'entrée. Avec non, tu obtiens uniquement une liste d'invités, sans billets à scanner.
• Envoyer les invitations automatiquement ? (RSVP) - Oui, envoyer immédiatement envoie chaque invitation dès que tu ajoutes un invité. Non, envoyer plus tard les met en attente, pour que tu puisses tout envoyer d'un coup quand ta liste est prête.
• Envoyer la confirmation automatiquement ? (gratuit et payé) - Oui, envoyer immédiatement, ou Non, envoyer plus tard si tu veux envoyer toi-même les confirmations depuis la liste d'invités.
• Apple Wallet et Google Wallet (.PRO) - les invités enregistrent leur billet dans l'application Wallet de leur téléphone en un clic, et l'ont ainsi toujours sur eux. Affiché uniquement si tu utilises des billets.
• L'inscription se termine - la date et l'heure de clôture des inscriptions pour tout l'événement. Obligatoire : toute inscription finit par se clôturer.

Invités

• Nombre maximal d'invités - une limite pour tout l'événement, ou aucune limite. Quand elle est atteinte, les inscriptions se ferment automatiquement.
• Adresse requise et Exiger un numéro de téléphone - des champs obligatoires en plus pour la personne qui commande (événements gratuits et payants).
• Demander le nom de l'entreprise - un champ en plus pour l'entreprise, pratique pour les événements professionnels. Il peut être imprimé sur les badges.
• Tous les participants : noms / e-mails obligatoires - normalement, seule la personne qui commande laisse ses coordonnées, quel que soit le nombre de billets. Active cette option et chaque détenteur de billet indique son propre nom (et son adresse e-mail) lors du paiement. Fais-le chaque fois que tu as besoin de savoir qui vient vraiment. C'est aussi nécessaire pour les badges nominatifs.
• Demander le consentement pour les e-mails ? - ajoute une case à cocher lors du paiement pour les invités qui souhaitent recevoir ta newsletter. Tu vois qui a dit oui dans les détails de l'invité.

Questions supplémentaires

Crée un petit formulaire que les invités remplissent pendant leur commande :

• Choix multiple/réponse unique (2 à 4 options)
• Choix multiple/plusieurs réponses (jusqu'à 4 options)
• Texte (une réponse libre)

Pense à « Quel parcours t'intéresse le plus ? » ou « Des restrictions alimentaires ? ». Chaque question est obligatoire, et elle est posée une fois par commande (pas par billet). Les réponses se trouvent dans l'export de ta liste d'invités. Une question ne peut plus être modifiée dès que des invités y ont répondu.

Les types de billets

Pour les événements gratuits et payants, il te faut au moins un type de billet. Crée-en autant que nécessaire avec Créer un nouveau billet et range-les dans l'ordre que tu veux avec les flèches vers le haut et vers le bas :

Pour chaque type de billet, tu définis :

• Nom du billet et Description - « Early bird », « Standard », « VIP + visite des coulisses »... La description apparaît sous le nom quand les gens commandent.
• Prix (événements payants) - le prix est tout compris : c'est exactement ce que paie l'acheteur, TVA et frais inclus, donc pas de mauvaise surprise au moment de payer. Le formulaire calcule en direct ce que tu reçois par billet. Le prix minimum d'un billet payant est de 6,00 (en dessous, rends le billet gratuit).
• Taux de TVA (%) (événements payants) - la TVA qui s'applique à tes billets, entre 0 et 50 pour cent. C'est toi le vendeur, c'est donc toi qui la fixes et la déclares.
• Quantité - combien de billets de ce type peuvent être vendus. Laisse le champ vide pour ne pas fixer de limite par type (le maximum de l'événement reste valable).
• Nombre maximum de billets par commande - combien de billets un même acheteur peut prendre à la fois, par exemple 4. Sans quantité ni maximum, une commande peut contenir jusqu'à 20 billets.
• Date de fin personnalisée - arrête la vente de ce type plus tôt que les autres, mais jamais après la clôture des inscriptions. C'est comme ça que tu crées des billets early bird : donne une date de fin à « Early bird » et « Standard » prend le relais.
• S'applique à (uniquement si tu as ajouté des sections) - coche les zones et les créneaux horaires auxquels ce billet donne accès. L'application de scan n'accepte le billet qu'à ces endroits.
• Seating - Les acheteurs de ce billet choisissent leur place sur le plan de salle (uniquement si ton plan contient des places qui peuvent être vendues et que ton événement n'a pas de créneaux horaires). Le billet devient alors un billet avec place assise : les acheteurs choisissent eux-mêmes leurs places pendant leur commande.

Verrouillage : un type de billet ne peut être modifié ou supprimé que tant qu'aucun billet de ce type n'a été commandé. Une inscription gratuite ou une commande non payée compte aussi.

À l'entrée : paramètres du scanner

Ces options déterminent ce qui se passe quand les invités sont enregistrés à l'entrée (voir le chapitre 7) :

• Noms complets dans l'application de numérisation - le scanner masque normalement les noms des invités (il affiche K**** V**). C'est une protection supplémentaire des données dans le cadre du RGPD : les données personnelles ne sont pas stockées sur les téléphones quand elles n'y sont pas nécessaires. Tu peux quand même rechercher les invités par leur nom complet dans le scanner, tant que le téléphone a une connexion Internet. Active cette option pour voir les noms complets. Les noms sont enregistrés sur chaque téléphone qui scanne, jusqu'à 10 jours après l'événement : tu confirmes donc que tu prends la responsabilité de ces téléphones.
• Impression des badges (.PRO) - imprime un badge nominatif sur une imprimante d'étiquettes (une petite imprimante d'autocollants) dès qu'un invité est enregistré. Il te faut une imprimante Zebra ZD421 avec l'option Wi-Fi et Bluetooth : l'application s'y connecte en Bluetooth. Tu veux utiliser l'impression des badges ? Contacte-nous d'abord, pour qu'on t'aide à démarrer. Tu choisis ce qui figure sur le badge à côté du nom : le nom de l'entreprise (si tu le demandes), la place et le code QR, avec un aperçu en direct. Nécessite les noms complets.
• Imposer des créneaux horaires dans l'application de numérisation (uniquement avec des créneaux horaires) - si l'option est activée, le scanner refuse les billets en dehors de leur créneau horaire. Si elle est désactivée (par défaut), il affiche le créneau horaire mais laisse entrer tout le monde.

Qui a besoin de .PRO ? Les billets Wallet et l'impression de badges sont des fonctionnalités .PRO, y compris pour les événements gratuits et RSVP. Elles dépendent de l'abonnement de la personne qui modifie le paramètre : un membre de l'équipe sans .PRO ne peut pas les activer ni les désactiver. Toutes les personnes ou tous les téléphones qui enregistrent les invités n'ont donc pas besoin d'une licence .PRO : pour scanner, le droit de lecture suffit. Nous recommandons des licences .PRO pour toutes les personnes de ton équipe d'organisation principale.

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3. Événements payants : recevoir ton argent (accès anticipé)

Les événements payants ont une étape en plus : Paramètres de paiement et de TVA. Elle concerne la façon dont l'argent de tes acheteurs te parvient. Découvre-en plus sur la vente de billets en ligne avec eventplanner.net.

• Connecte-toi avec Stripe. Stripe est la société de paiement qui encaisse l'argent de tes acheteurs et le verse sur ton compte bancaire. Pour cela, il te faut ton propre compte Stripe : clique sur Connecte-toi avec Stripe et remplis les formulaires de Stripe (Stripe vérifie ton identité et ajoute ton compte bancaire). Seule une personne du compte propriétaire de l'événement peut le faire, et cela se fait une seule fois pour tous tes événements.
• La vérification prend un peu de temps. Après les formulaires, Stripe doit encore vérifier ton compte. Les moyens de paiement sont généralement disponibles en quelques heures. Tu ne peux publier un événement payant qu'une fois qu'ils le sont.
• Ton numéro de TVA. eventplanner.net est une entreprise belge. Si ton organisation est établie dans un autre pays de l'UE, ajoute ton numéro de TVA pour qu'aucune TVA belge ne soit facturée sur nos frais de service. Les organisations établies en Belgique paient toujours la TVA belge, celles établies hors de l'UE jamais. Toute modification de ton numéro de TVA est vérifiée par notre équipe avant d'être appliquée, et le numéro ne peut pas être modifié tant que tu as un événement payant publié et pas encore terminé.
• Moyens de paiement. Tes acheteurs paient par Carte de crédit, Bancontact ou iDEAL. Ils ne voient que les moyens de paiement que Stripe a activés pour ton compte. Les prix et les paiements sont toujours en euros.
• Versements. L'argent ne reste jamais chez eventplanner.net : chaque paiement va directement sur ton compte Stripe, et Stripe le verse sur ton compte bancaire selon les paramètres de versement de ton compte Stripe. Tu suis les paiements, les versements et les remboursements dans ton tableau de bord Stripe (ton propre compte sur le site de Stripe).
• Frais. eventplanner.net prélève de petits frais de service fixes par billet vendu (plus la TVA si elle s'applique), et Stripe facture ses propres frais par paiement. Les deux sont déduits de chaque paiement et affichés par type de billet pendant que tu fixes ton prix, avec une estimation de ce que tu reçois. Comme les prix sont tout compris, tes acheteurs paient exactement le prix qu'ils voient. Chaque mois, tu reçois une facture pour nos frais, pour ta comptabilité. Elle est déjà réglée, puisque les frais ont été déduits des paiements.

Bon à savoir : quand tu rembourses un billet, l'acheteur récupère son argent, mais les frais de service de ce billet restent dus.

Pourquoi l'acheteur paie un prix « tout compris » : personne n'aime qu'un prix de 35 EUR se transforme en 41,80 EUR à la dernière étape du paiement. Tu fixes le prix final (calcule ton prix en tenant compte des frais), et les frais sont à ta charge, en toute transparence.

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4. Publie ton événement

L'étape Publier met ta page d'inscription en ligne. Tu ne peux publier que si :

• les étapes organisateur, événement et billetterie sont terminées,
• pour les événements payants, Stripe est connecté et les moyens de paiement sont actifs,
• et l'authentification à 2 facteurs (2FA) est activée pour le compte propriétaire de l'événement. Avec la 2FA, il faut, en plus de ton mot de passe, un code reçu sur ton téléphone pour te connecter. Tu traites des données d'invités, c'est pourquoi nous demandons cette protection supplémentaire.

Ton équipe a aussi besoin de la 2FA : chaque membre de l'équipe qui travaille avec les billets, même uniquement pour consulter la liste d'invités ou scanner des billets, doit activer la 2FA sur son propre compte.

Dans la fenêtre Édition, tu choisis qui peut accéder à la page d'inscription :

• Événement public - tout le monde peut y accéder - tout le monde peut trouver et ouvrir la page. Ton événement reçoit sa propre page d'événement publique.
• Privé - toute personne disposant d'un lien peut accéder - la page n'est répertoriée nulle part, tu reçois un lien secret (une adresse que personne ne peut deviner) à partager.
• Privé - seules les personnes disposant du mot de passe peuvent accéder - les visiteurs ont besoin du mot de passe que tu choisis (au moins 6 caractères).
• Événements RSVP : ici, pas de choix. Les invités passent toujours par leur lien d'invitation personnel.

Mets ensuite le Statut de la page sur Actif.

Jette un œil avant de publier : pour un événement public, le propriétaire de l'événement peut ouvrir la page d'événement avant sa publication (le lien se trouve dans la fenêtre Édition). Elle n'est visible que par le propriétaire.

Dépublier. Mets le statut de la page sur Inactif et l'événement est immédiatement hors ligne : les visiteurs et les personnes en train de commander voient « Événement pas encore publié ». Les invités qui ont déjà des billets les conservent. Certains éléments restent verrouillés après la dépublication : ta politique de remboursement et tes conditions de vente, les noms et horaires de tes sections, les sièges réservés, les types de billets qui ont des commandes, ta politique de confidentialité et ton paramètre de consentement dès qu'une personne s'est inscrite, ainsi que le type d'événement tant qu'il y a des invités ou des commandes.

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5. Ce que vivent tes invités

Un petit tour de l'autre côté, pour que tu saches exactement ce que voient tes invités.

La page d'événement (événements publics uniquement). Ta photo de couverture, les dates, le lieu avec une carte (pour un lieu physique), le texte « à propos », ta politique de remboursement, ton profil d'organisateur et un grand bouton Commander des billets. Les visiteurs peuvent te contacter via un formulaire (le message arrive à ton adresse e-mail de contact) et partager l'événement. Pour un événement privé ou RSVP, il n'y a pas de page d'événement publique : tes invités passent directement à la commande via ton lien ou leur invitation.

La commande fait passer ton invité par quelques étapes rapides :

1. Sélectionne des billets - tes types de billets avec leurs prix, leurs descriptions et un nombre à choisir. Les types épuisés ou dont la date de fin est passée affichent « Ventes terminées ».

 

2. Sélectionne les sièges (billets avec place assise uniquement) - de bonnes places sont proposées automatiquement, l'invité peut cliquer pour les changer. Les places choisies sont réservées pendant 15 minutes, pour que personne d'autre ne puisse les prendre pendant que l'invité termine sa commande.

 

3. Commander - les coordonnées, les noms des détenteurs de billets (si tu les demandes), l'adresse, le numéro de téléphone et l'entreprise (si tu les demandes), tes questions supplémentaires et les cases de consentement. Les invités qui ont un compte eventplanner.net peuvent se connecter pour remplir leurs coordonnées plus vite.

 

4. Paiement (événements payants) - carte de crédit, Bancontact ou iDEAL, dans le formulaire de paiement sécurisé de Stripe. L'acheteur voit aussi ton nom de vendeur vérifié. La commande et ses places sont réservées pendant 30 minutes. Si le paiement n'est pas terminé à temps, les billets et les places redeviennent disponibles, et l'acheteur reçoit un e-mail à ce sujet. L'acheteur peut aussi annuler la commande à cette étape.

 

5. Confirmation - à l'écran, avec un récapitulatif de la commande, et par e-mail (sauf si tu envoies toi-même les confirmations, voir l'étape 5 de la configuration).

 

L'e-mail de confirmation confirme l'inscription. Pour les commandes payantes, il indique le montant payé, qui a vendu le billet et le nom que l'acheteur verra sur son relevé bancaire. Si tu utilises des billets, il contient le code QR de chaque billet (avec la place et, si tu demandes les noms, le nom du détenteur), les boutons Apple Wallet et Google Wallet (.PRO) et une pièce jointe tickets.pdf : une page par billet avec le code QR, les détails de l'événement, le lieu, le type de billet et la place. Avec Bancontact ou iDEAL, la confirmation d'un paiement peut prendre un peu plus de temps : l'acheteur voit alors « Ton paiement est en cours de traitement » et reçoit ses billets par e-mail dès que le paiement est passé.

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6. Gérer tes invités

La page Tickets de ton événement, c'est ta salle de contrôle : la liste d'invités, les statistiques et toutes les actions par invité au même endroit.

Pour les événements RSVP : la liste d'invités et les invitations

• Ajouter des invités un par un (nom, adresse e-mail, nombre de billets, langue préférée), ou Importer depuis un fichier : un fichier Excel ou CSV avec les colonnes FirstName, LastName, E-mail, Tickets et Language. Le prénom, le nom, l'e-mail et le nombre de billets sont obligatoires pour chaque invité. La langue est en, nl, fr, de ou es. Les lignes qui ne peuvent pas être importées peuvent être téléchargées en CSV, corrigées puis importées à nouveau. Tu peux inviter des personnes dès que ton événement est publié, jusqu'à la clôture des inscriptions.

 

Astuce : utilise le fichier Excel pour l'import. Un fichier CSV doit utiliser des virgules entre les colonnes. Le CSV qu'Excel enregistre avec des paramètres néerlandais ou belges utilise des points-virgules et ne peut pas être lu. Le fichier peut faire jusqu'à 5 Mo, et chaque adresse e-mail ne peut figurer qu'une seule fois dans la liste.

• Chaque invité reçoit un lien d'invitation personnel. L'e-mail d'invitation (« Tu es invité à ... ») est rédigé dans la langue de l'invité et contient son code personnel. Si l'invité a déjà un compte eventplanner.net, c'est la langue de ce compte qui est utilisée. Avec Oui, envoyer immédiatement, les invitations partent dès que tu ajoutes un invité. Sinon, utilise Envoyer des invitations pour les envoyer en masse : à tous ceux qui n'ont pas encore été invités, ou un rappel à tous ceux qui n'ont pas répondu. L'envoi en masse et le renvoi d'une invitation individuelle sont possibles une fois tous les 5 jours, pour que tes invités ne reçoivent jamais trop d'e-mails. Les adresses pour lesquelles l'e-mail n'a pas pu être distribué et celles auxquelles eventplanner.net n'envoie plus rien sont ignorées.

 

• Nombre de billets se définit par invité et inclut l'invité lui-même : donne 2 billets à quelqu'un pour l'inviter « +1 », jusqu'à 50 billets par invité. Via son lien personnel, l'invité répond Participer ou Refusé et, s'il vient, remplit les coordonnées des personnes qui l'accompagnent. Il peut revenir plus tard sur le même lien pour changer sa réponse, tant que les inscriptions sont ouvertes.

 

• La colonne de statut te montre où tu en es : Pas de réponse, Participer, Refusé, ou Non distribué quand l'invitation n'a pas pu être remise (vérifie l'adresse et renvoie-la). Non distribuable signifie qu'eventplanner.net n'envoie plus aucun e-mail à cette adresse, parce qu'elle a rebondi ailleurs ou a été bloquée : vérifie l'adresse avec ton invité et saisis la bonne.
• Tu gardes le contrôle : ouvre un invité pour modifier ses coordonnées ou son nombre de billets, renvoyer l'invitation ou la confirmation, télécharger son billet, définir toi-même son statut (pour les invités qui répondent par téléphone) ou le supprimer.

Attention : si tu mets un invité qui participe sur Refusé ou Pas de réponse, ou si tu supprimes un invité, tous ses billets sont supprimés, y compris ceux qui ont déjà été scannés à l'entrée. Réduire le nombre de billets ne supprime jamais un billet déjà scanné.

Pour les événements gratuits et payants : commandes et invités

• Chaque commande correspond à une ligne. Les commandes de plusieurs billets se déplient pour afficher chaque détenteur de billet.
• Rechercher par le nom ou l'adresse e-mail de la personne qui a commandé, et utilise le menu de chaque commande pour Afficher tous les détails des invités, Modifier les détails de l'invité, renvoyer la confirmation ou Télécharger le billet.
• Téléchargement : récupère la liste dans un fichier Excel, avec les réponses à tes questions supplémentaires. Elle contient les commandes confirmées et les billets valables.
• Supprimer l'invité (sous Modifier les détails de l'invité) supprime la commande et rend ses billets invalides. L'invité n'est pas prévenu. Une commande payée ne peut être supprimée qu'une fois tous ses billets remboursés, et une commande dont le paiement est encore en cours de traitement ne peut pas être supprimée.
• Remboursements (événements payants) : chaque billet a une action Annulation + remboursement, pour les membres de l'équipe qui ont le droit de gestion. Elle rend à l'acheteur le prix du billet (ou ce qu'il reste à rembourser sur ce paiement), invalide le code QR et le billet Wallet, libère la place et prévient l'acheteur par e-mail. Cette action est définitive. Tu veux rendre une partie de l'argent, ou rembourser à titre de geste commercial ? Fais-le dans ton tableau de bord Stripe. Ces remboursements apparaissent dans Remboursements à examiner, où tu choisis Invalider le billet ou Garder les billets valides. Les remboursements qui ont échoué y sont aussi listés.

Statistiques

Les statistiques suivent tes ventes au fur et à mesure : ventes ou inscriptions par type de billet, chiffre d'affaires pour les événements payants, réponses pour les événements RSVP (participe, vient accompagné, refusé, pas de réponse) et, avec un plan de salle, les places vendues par zone.

Qui fait quoi dans ton équipe

Invite les membres de ton équipe comme contacts sur ton événement et donne-leur le droit de billetterie :

• Lis - voir la liste d'invités et scanner les billets.
• Écrire - en plus, ajouter et modifier des invités et télécharger la liste d'invités.
• Gérer - en plus, modifier les paramètres et rembourser des billets.

Chaque membre de l'équipe qui travaille avec les billets doit activer l'authentification à 2 facteurs sur son propre compte (voir le chapitre 4).

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7. À l'entrée : le scanner de billets

Scanne les billets avec l'application eventplanner.net sur iOS et Android, sans aucun matériel supplémentaire. Découvre-en plus sur le scanner de billets et l'enregistrement. Tous les membres de ton équipe qui ont au moins le droit de lecture peuvent ouvrir le scanner. Utilise plusieurs téléphones côte à côte pour une entrée très fréquentée : chaque scan est vérifié sur la même liste d'invités.

L'application affiche tes événements publiés, jusqu'à 7 jours après leur fin. Enregistrer un invité, c'est marquer son billet comme présent, en le scannant ou à la main. Le scan est instantané et la couleur te dit quoi faire :

• Vert - un billet valable, l'invité est enregistré.
• Jaune - ce billet a déjà été enregistré (« Déjà enregistré », ou « Déjà scanné dans » une zone).
• Rouge - non valable : ce n'est pas un billet pour cet événement, c'est un billet annulé ou remboursé, il ne donne pas accès à cette zone ou, si tu imposes les créneaux horaires, il est en dehors de son créneau.

Encore à l'entrée :

• Fonctionne hors ligne. Pas de réseau au sous-sol ? Le scanner continue de fonctionner avec la dernière liste d'invités téléchargée et se met à jour dès que la connexion revient. Hors ligne, un billet annulé entre-temps peut encore passer au vert, et deux téléphones hors ligne ne voient pas les scans l'un de l'autre.
• Compteur d'enregistrements. En haut de l'écran de scan, à côté de Check in guests, un compteur indique combien d'invités sont enregistrés, sur le total.
• Recherche et enregistrement à la main pour les invités qui ont oublié leur billet : tape leur nom dans le champ Enter a name et touche Check In à côté du bon billet. Les invités déjà enregistrés affichent Checked in. La recherche porte sur les noms complets, même quand le scanner les masque. Cela nécessite une connexion.
• Les zones comme points d'accès. Avec des zones, chaque téléphone choisit l'entrée où il scanne : l'entrée principale ou une zone précise. Un billet standard scanné à la zone VIP passe au rouge. Pour choisir l'entrée, ouvre ton événement dans le scanner et touche le bouton avec l'épingle de localisation en haut à droite de l'écran de scan. Il affiche l'entrée actuelle : Main entrance (l'entrée principale) ou le nom d'une zone. Choisis l'entrée dans la liste (les zones avec un créneau horaire affichent leurs horaires sous le nom). Le téléphone retient ce choix pour l'événement, tu ne le règles donc qu'une fois par téléphone. Le compteur en haut compte alors les enregistrements de cette zone, et un invité qui entre dans une zone sans être passé par l'entrée principale reçoit la mention Not checked in at main entrance (pour information seulement, l'invité peut quand même entrer). Le bouton ne s'affiche que si ton événement a des zones.
• Noms. Le scanner masque les noms (la première lettre suivie d'astérisques), sauf si tu as activé Noms complets dans l'application de numérisation. Les membres de l'équipe qui ont le droit d'écriture ou de gestion voient bien les noms complets quand ils font une recherche.
• Impression des badges (.PRO) : connecte une imprimante d'étiquettes Zebra en Bluetooth et chaque premier enregistrement imprime un badge nominatif, selon tes réglages. Un invité scanné une deuxième fois ne reçoit pas de deuxième badge. Pour réimprimer un badge, par exemple après une faute de frappe ou une étiquette coincée, touche Print badge sur le résultat du scan, ou recherche l'invité et touche Print badge dans les résultats de recherche. Sans « noms obligatoires », chaque badge d'une commande porte le nom de la personne qui a commandé.

Configurer l'imprimante de badges

L'imprimante se configure une seule fois par téléphone, dans l'application :

1. Allume l'imprimante et maintiens son bouton FEED enfoncé pendant 5 secondes, jusqu'à ce que son voyant clignote. L'imprimante est alors détectable pendant 2 minutes.
2. Dans l'application, ouvre les paramètres et touche Set up printer dans la ligne Printer.
3. Sur Android, touche Scan for printers et choisis ton imprimante (Android te demande de l'associer la première fois). Sur un iPhone, associe d'abord l'imprimante dans Réglages > Bluetooth de l'iPhone (son nom est le numéro de série indiqué sur l'étiquette sous l'imprimante), puis reviens dans l'application.
4. Touche ton imprimante dans la liste.
5. Vérifie le format d'étiquette, Label size (100 x 50 mm par défaut), et touche Print test label.

Bon à savoir : un seul téléphone à la fois peut utiliser une imprimante, et le téléphone ne s'y connecte que lorsque le scanner est ouvert. Pendant le scan, une icône d'imprimante en haut de l'écran de scan indique si l'imprimante est connectée (point vert) ou non (point rose). Les badges ne s'impriment que si l'impression des badges est aussi activée pour l'événement (voir le chapitre 2).

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8. Après l'événement (et avant le suivant)

• Export. Télécharge ta liste d'invités finale dans un fichier Excel (avec le droit d'écriture), tant que les données des invités n'ont pas encore été anonymisées. Conserver les données personnelles de cet export plus de 13 mois nécessite une raison valable, documentée dans ta propre documentation RGPD en tant qu'organisateur. Nous utilisons 13 mois parce que beaucoup d'événements reviennent chaque année : tu as ainsi encore les données pour ta prochaine édition.
• Respect de la vie privée dès la conception. Les données des invités ne sont pas conservées éternellement : 13 mois après la fin de ton événement, les noms et adresses e-mail de tes invités sont anonymisés automatiquement, c'est-à-dire remplacés pour que plus personne ne puisse être reconnu. Cette opération est définitive. Le propriétaire de l'événement reçoit un rappel un mois et deux semaines avant, pour que tu puisses d'abord exporter ce dont tu as besoin. Tu peux aussi anonymiser plus tôt toi-même avec Anonymiser maintenant (droit de gestion).
• Prochaine édition ? Crée ton nouvel événement en copiant l'ancien. L'assistant de copie reprend tes types de billets (noms, prix, quantités, qui démarrent en brouillon), tes paramètres de billetterie, tes zones et le plan de salle, et décale les dates en fonction de la nouvelle date de l'événement. Ce qui n'est pas copié : les ventes, les invités et les réservations de places, les détails de ta page d'événement et tes questions supplémentaires. Noms complets dans l'application de numérisation et l'impression de badges repartent désactivés. Un événement RSVP n'a pas de types de billets, seul son plan de salle est donc copié.

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Questions fréquentes

Puis-je changer le type d'événement après la publication ? Mets d'abord la page sur inactif, puis change le type, mais seulement tant qu'il n'y a encore ni invités ni commandes. Changer de type réinitialise les paramètres de l'ancien type (passer à RSVP supprime les types de billets et les zones).

Puis-je ajouter des billets ou augmenter le maximum pendant les ventes ? Oui. Les quantités, le nombre maximal d'invités et la clôture des inscriptions restent modifiables, et tu peux ajouter de nouveaux types de billets à tout moment. Seuls les types de billets qui ont déjà des commandes sont verrouillés.

Pourquoi je ne peux pas publier ? Vérifie le tableau des paramètres : chaque étape obligatoire doit avoir sa coche. Les oublis les plus fréquents sont les images dans les détails de l'événement, la politique de remboursement, l'URL de la politique de confidentialité et l'authentification à 2 facteurs sur le compte propriétaire de l'événement. Les événements payants ont aussi besoin de Stripe connecté et de moyens de paiement actifs.

Un invité a perdu son billet. Ouvre l'invité dans ta liste et choisis renvoyer la confirmation, ou Télécharger le billet et envoie-le toi-même. Avec les billets Wallet, cela arrive rarement : le billet est dans son téléphone.

Quelqu'un a acheté un billet mais ne peut pas venir (événement payant). Utilise Annulation + remboursement sur son billet ou, si ta politique de remboursement exclut les remboursements, change le nom du détenteur du billet pour qu'un collègue puisse venir à sa place.

Comment les membres de mon équipe obtiennent-ils l'accès ? Invite-les comme contacts sur ton événement et donne-leur le droit de billetterie : Lis, Écrire ou Gérer (voir le chapitre 6). Toute personne qui travaille avec les billets doit activer l'authentification à 2 facteurs.

Les inscriptions se ferment-elles automatiquement ? Oui, à la date de clôture des inscriptions que tu as fixée, ou plus tôt si le nombre maximal d'invités est atteint. Chaque type de billet se ferme à sa propre date de fin ou quand il est épuisé. Tu peux aussi tout fermer d'un coup en mettant la page sur inactif.

Combien ça coûte ? Événements RSVP et gratuits : c'est gratuit (les billets Wallet et l'impression de badges nécessitent .PRO). Événements payants : de petits frais de service fixes par billet vendu, plus les frais de paiement de Stripe, toujours affichés pendant que tu fixes tes prix. Ton acheteur paie exactement le prix que tu annonces.

Est-ce conforme au RGPD ? Oui. Le RGPD est la loi européenne sur la protection de la vie privée. Tu restes responsable des données de tes invités (le « responsable du traitement »), et eventplanner.net les traite pour toi dans le cadre de l'accord de traitement que tu acceptes quand tu commences à utiliser Tickets. Des cases à cocher pour ta propre politique de confidentialité et ta newsletter sont intégrées au paiement, et les données des invités sont anonymisées automatiquement 13 mois après l'événement.