Une feuille de service, c'est le déroulé de ton événement : chaque action, du montage au démontage, avec le moment où elle a lieu, l'endroit et les personnes concernées. Là où ta check-list couvre les semaines de préparation, la feuille de service couvre les jours eux-mêmes, heure par heure, pour que chaque membre de ton équipe sache où on l'attend. Les Feuilles de service font partie du logiciel événementiel d'eventplanner.net, et chaque événement a sa propre feuille de service.

Tu veux voir ce que les Feuilles de service peuvent faire pour toi avant de commencer ? Jette d'abord un œil à la page de présentation.

Où le trouver : connecte-toi, choisis logiciel événementiel dans le menu principal et ouvre Feuilles de service dans le menu de ton événement, sous Planifier.

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1. Commence par un événement

Une feuille de service appartient toujours à un événement. La première fois que tu ouvres Feuilles de service, on te demande donc d'en créer un. Clique sur Ajoute ton premier événement, indique un nom, une date et le type d'événement, puis enregistre. Lis comment créer un événement pour les détails.

Ton nouvel événement arrive avec une feuille de service qui contient une rubrique, Par défaut, avec l'entrée Exemple d'entrée à 10:00 le jour de ton événement. Elle te montre à quoi ressemble une entrée. Transforme-la en ta première vraie entrée, ou supprime-la (voir la partie 5).

Astuce : as-tu coché Commence par un modèle vierge et ne pré-remplis pas mon événement avec une check-list. en créant l'événement ? Ta feuille de service commence alors vide, avec Planifie le déroulé et les boutons Ajouter une entrée et Ajouter une rubrique.

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2. Ajoute une entrée

Une entrée est une ligne de ta feuille de service : quelque chose qui se passe à une heure précise, comme l'arrivée du traiteur, une balance son ou le discours d'ouverture. Clique sur Ajouter une entrée en haut de la page. Une fenêtre s'ouvre avec ces champs :

Clique sur Ajouter une entrée en bas de la fenêtre pour l'enregistrer. L'entrée apparaît tout de suite dans sa rubrique, dans l'ordre de son heure de début.

Astuce : appuie sur Ctrl+Entrée (Cmd+Entrée sur un Mac) pour enregistrer la fenêtre sans prendre ta souris.

Qui peux-tu ajouter ?

La liste Qui contient les contacts de ton événement : toutes les personnes que tu as ajoutées dans Équipe et accès dans le menu de ton événement. Cela comprend aussi des personnes qui n'ont aucun accès au logiciel événementiel, comme le technicien de ton lieu ou le chauffeur de ton bus. Leur nom figure sur la feuille de service et sur l'impression, pour que chacun sache qui chercher.

Il manque quelqu'un ? Quand la liste affiche Personne trouvé, le lien Ajouter un contact t'emmène vers Équipe et accès, où tu ajoutes d'abord la personne. Ce que tu avais tapé dans la fenêtre n'est pas enregistré, alors ajoute ton équipe avant de construire la feuille de service. Pour en savoir plus, lis comment utiliser les Contacts.

Les personnes qui ont accès aux Feuilles de service et un compte eventplanner.net reçoivent une notification quand tu les ajoutes à une entrée, avec l'entrée à laquelle elles sont attribuées. Selon leurs réglages de notification, elles la reçoivent aussi par e-mail ou en notification push dans l'appli.

Fichiers

Avec .PRO, clique sur Ajouter des fichiers en bas de la fenêtre pour joindre des fichiers à une entrée : des fichiers PDF, Word, Excel, PowerPoint, JPG, PNG et texte. Chaque fichier est d'abord vérifié, il peut donc s'écouler un moment avant qu'il s'ouvre. Toute personne qui voit l'entrée peut ouvrir ses fichiers. La ligne indique combien de fichiers une entrée contient : clique sur le trombone pour en ouvrir un.

Sans .PRO, la fenêtre affiche à la place Débloque la possibilité de joindre des fichiers avec .PRO. L'abonnement est vérifié par personne : c'est la personne qui joint les fichiers qui a besoin de .PRO, pas celles qui les ouvrent.

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3. Organise avec des rubriques

Une rubrique est un bloc d'entrées avec son propre nom, comme Montage, Jour J et Démontage, une rubrique par jour, ou une par scène ou par salle. Les rubriques gardent une longue feuille de service facile à lire.

Clique sur Ajouter une rubrique en haut de la page, ou sous la dernière rubrique. Indique le Nom de la rubrique et clique sur Ajouter une rubrique.

Chaque rubrique affiche son nom et, quand toutes ses entrées tombent le même jour, ce jour. Le jour même, elle indique Aujourd'hui. À côté du nombre d'entrées se trouvent trois boutons :

• Le crayon, Renommer la rubrique, change son nom. Clique sur Enregistrer la rubrique pour l'enregistrer.
• Le plus, Ajouter une entrée à cette rubrique, ouvre la fenêtre d'entrée avec cette rubrique déjà cochée. Tu trouves aussi Ajouter une entrée en bas de chaque rubrique.
• La corbeille, Supprimer la rubrique, la supprime.

Bon à savoir : la feuille de service se trie toute seule. Les rubriques suivent l'heure de leur première entrée, et les entrées d'une rubrique suivent leur heure de début. Une rubrique sans entrées vient en dernier. Tu ne peux pas faire glisser les rubriques ou les entrées dans un autre ordre : change plutôt la date ou l'heure.

Attention : tu ne peux supprimer qu'une rubrique vide. Déplace ses entrées vers une autre rubrique, ou supprime-les, puis réessaie. Une feuille de service contient jusqu'à 400 rubriques.

Une entrée peut appartenir à plus d'une rubrique : coche-les toutes dans le champ Rubrique. Elle apparaît alors dans chacune d'elles.

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4. Ta feuille de service

Chaque rubrique est un tableau avec l'heure, Quoi, Où, Qui et Remarques de chaque entrée. Les personnes dans Qui apparaissent avec leurs initiales (ou leur photo de profil) : passe ta souris dessus pour voir leurs noms. Avec plus de quatre personnes sur une entrée, tu en vois trois et un nombre pour les autres. À côté du titre de la page, tu vois combien d'entrées sont terminées, par exemple « 7 sur 11 terminées ».

• Terminé : coche la case au début d'une ligne quand l'entrée est terminée. C'est enregistré tout de suite, et le résumé en haut suit.
• Maintenant : le jour même, une ligne verte marquée Maintenant avec l'heure passe entre l'entrée qui a commencé en dernier et la suivante. Elle montre l'heure à laquelle la page a été ouverte : recharge la page pour la faire avancer.
• Ouvrir une entrée : clique sur son Quoi, ou n'importe où sur sa ligne, pour l'ouvrir dans la fenêtre et la modifier.
• Sur un téléphone, chaque entrée est empilée : l'heure, quoi, où et qui les uns sous les autres, les remarques en dessous.

Astuce : l'Aperçu de ton événement montre aussi ta feuille de service, dans la tuile Feuilles de service avec les prochaines entrées. Pour en savoir plus, lis comment créer un événement.

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5. Modifie, duplique et supprime

Passe ta souris sur une ligne et clique sur les trois points à son extrémité. Le menu contient :

• Modifier l'entrée : ouvre la fenêtre avec tous les champs. Change ce dont tu as besoin et clique sur Enregistrer l'entrée.
• Dupliquer l'entrée : ajoute une copie de l'entrée, avec les mêmes heures, rubriques, personnes et remarques. La copie n'est pas terminée et n'a pas de fichiers. Pratique pour quelque chose qui se répète : duplique-la et change l'heure. Les personnes sur la copie reçoivent une notification, comme pour une nouvelle entrée.
• Marquer comme terminée ou Marquer comme non terminée : la même chose que la case au début de la ligne.
• Supprimer l'entrée : supprime l'entrée après ta confirmation. Ses fichiers sont supprimés avec elle, et c'est irréversible.

Tu trouves aussi Supprimer l'entrée en bas de la fenêtre quand tu ouvres une entrée.

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6. Travaille à plusieurs

Une feuille de service est faite pour être partagée : ton régisseur, ton animateur, ton traiteur et tes techniciens doivent chacun connaître leur partie. Ajoute les personnes avec qui tu travailles dans Équipe et accès, et sous Définir l'accès au contact, choisis ce que chacune d'elles peut faire avec les Feuilles de service :

Coche Uniquement tes propres éléments pour ne montrer à un contact que les entrées dans lesquelles il figure. Avec Lis, il voit ses propres entrées, avec Gérer, il peut aussi les modifier et ajouter de nouvelles entrées, mais seulement pour lui-même. C'est utile pour un fournisseur ou un freelance qui n'a besoin que de sa propre partie de la journée, ou quand tout le monde ne doit pas voir tout le programme, comme un numéro surprise.

Un contact reçoit une invitation par e-mail et se connecte avec son propre compte eventplanner.net.

Filtrer par contact

Tu veux voir ce qu'une personne doit faire ? Clique sur Filtrer en haut de la feuille de service, choisis Qui et coche un ou plusieurs noms. Personne montre les entrées où personne ne figure. Le filtre apparaît comme une puce au-dessus de la feuille de service : clique sur est pour le passer à n'est pas, clique sur la croix pour le retirer, ou sur Effacer pour retirer tous les filtres.

Le filtre reste dans l'adresse de la page : en rechargeant la page ou en ouvrant un lien que tu partages, on retrouve la feuille de service avec le même filtre. Seules les personnes qui voient toutes les entrées ont le filtre : avec Uniquement tes propres éléments, il n'y a rien à filtrer.

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7. Imprime-la

Clique sur l'icône d'imprimante en haut de la page : passe ta souris dessus et elle indique Imprimer. L'aperçu avant impression de ton navigateur s'ouvre tout de suite, en A4. L'impression contient :

• Le nom de ton événement, sa date et son lieu, et le nombre d'entrées.
• Sous Contacts, les personnes de la feuille de service avec leur entreprise, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail.
• Un tableau par rubrique, avec toutes les personnes dans Qui par leur nom complet, les remarques en entier et les noms des fichiers.
• Une case devant chaque entrée à cocher à la main, et un bloc Remarques avec des lignes pour écrire.
• En bas de chaque page, la date d'impression et le numéro de page.

Important : l'impression suit ton filtre. Filtrée sur une personne, elle ne contient que ses entrées, et le haut de la feuille indique Filtré pour avec son nom.

Astuce : le lieu n'a pas toujours une bonne connexion internet. Imprime la feuille de service la veille, et imprime-la à nouveau après les derniers changements : la date en bas de chaque page montre quelle version chacun a en main.

Bon à savoir : l'impression indique les numéros de téléphone et les adresses e-mail des personnes de la feuille de service, et toute personne qui voit la feuille de service peut l'imprimer. Ne partage les impressions qu'avec ton équipe, et récupère ou détruis les exemplaires en trop après l'événement.

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8. Le jour J, dans l'appli

La feuille de service fonctionne aussi dans l'appli eventplanner.net sur iOS et Android : touche l'onglet des outils et choisis Feuilles de service. Toi et ton équipe voyez la même feuille de service, avec les mêmes accès, et cochez les entrées comme terminées depuis votre téléphone. Les personnes que tu ajoutes à une entrée reçoivent leur notification en notification push.

L'appli a besoin d'une connexion internet pour afficher la feuille de service. Garde un exemplaire imprimé à portée de main pour les endroits où la connexion coupe.

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Questions fréquentes

Puis-je utiliser les Feuilles de service gratuitement ? Oui. Les Feuilles de service font partie du logiciel événementiel gratuit. Dans la version gratuite, un événement contient jusqu'à 75 entrées de feuille de service. Avec .PRO, il en contient jusqu'à 400, et tu peux joindre des fichiers aux entrées. La limite suit l'abonnement de la personne qui ajoute les entrées.

Que se passe-t-il quand j'atteins le nombre maximum d'entrées ? Dans la version gratuite, Ajouter une entrée ouvre alors une fenêtre qui t'invite à passer à .PRO. Supprime les entrées dont tu n'as plus besoin pour faire de la place, ou fais la mise à niveau.

Les personnes dans Qui ont-elles besoin d'un compte eventplanner.net ? Seulement pour voir elles-mêmes la feuille de service. Toute personne de la liste de contacts de ton événement peut figurer dans Qui, avec ou sans compte ou accès. Une personne sans accès ne reçoit pas de notification : donne-lui une impression, ou envoie-lui un briefing (voir plus bas).

Pourquoi est-ce que je ne peux pas cocher des entrées comme terminées, ni en ajouter ? Tu as un accès Lis à cette feuille de service. Demande au propriétaire de l'événement de te donner un accès Gérer dans Équipe et accès.

Pourquoi est-ce que je ne vois pas toutes les entrées de l'événement ? Ton accès est limité à Uniquement tes propres éléments, tu ne vois donc que les entrées dans lesquelles tu figures. Le propriétaire de l'événement peut changer cela dans Équipe et accès.

Pourquoi est-ce que je ne peux pas supprimer une rubrique ? Elle contient encore des entrées. Déplace-les d'abord vers une autre rubrique ou supprime-les.

Puis-je mettre les rubriques dans un autre ordre ? Pas à la main. La feuille de service trie les rubriques selon l'heure de leur première entrée, et les entrées selon leur heure de début. Une rubrique sans entrées vient en dernier.

La ligne Maintenant avance-t-elle toute seule ? Non. Elle montre l'heure à laquelle tu as ouvert la page. Recharge la page pour la faire avancer.

La feuille de service est-elle copiée quand je copie un événement ? Oui. Quand tu crées un nouvel événement à partir d'un événement précédent, ses rubriques et ses entrées sont copiées. Les dates suivent la date du nouvel événement, chaque entrée repart comme non terminée, et les fichiers ne sont pas copiés. Les entrées d'un contact que tu ne copies pas te sont attribuées.

Mes fournisseurs peuvent-ils voir leur partie de la feuille de service sans compte ? Oui, grâce aux Briefings : chaque destinataire d'un briefing voit les entrées de la feuille de service dans lesquelles il figure, aussi via un lien personnel. Pour en savoir plus, lis comment utiliser les Briefings.