Dans cette dernière section du guide de formation eventplanner.net, nous examinerons les contacts de vos événements. Ici, vous pouvez donner accès à votre événement à d'autres personnes et choisir le niveau d'accès à accorder aux membres de l'équipe : lecture seule, commentaires, accès complet ou aucun accès.

À partir du tableau de bord d'eventplanner.net, dans le volet de gauche, nous cliquons sur « Contacts » pour entrer dans la liste des personnes pouvant accéder à votre événement.

Nous avons abordé ce sujet brièvement dans « Listes de contrôle », mais rafraîchissons-nous la mémoire et recommençons. Cette fois, nous aborderons le sujet plus en détail.

Supposons que vous souhaitez donner accès à une personne travaillant pour vous. Cliquez sur « Ajouter un contact » et commencez à saisir le « Nom de l'entreprise » à laquelle appartient la personne. Plusieurs résultats s'afficheront. Sélectionnez l'entreprise, puis continuez à remplir les informations d'identification restantes.

Vous pouvez définir le niveau d'accès individuellement pour tous les outils concernés. N'oubliez pas qu'il existe quatre options :

• Pas d'accès : l'utilisateur n'a aucune visibilité sur cet outil

Lire : l'utilisateur peut lire toutes les tâches mais ne peut rien modifier ni ajouter de commentaires

Commentaire : l'utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier

Gérer : l'utilisateur a un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches

Remarque : les commentaires ne sont disponibles que pour les listes de contrôle.

Une fois que vous avez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à travailler sur ce projet avec vous. S'il possède déjà un compte eventplanner.net, il peut accepter l'invitation, se connecter avec ses identifiants existants et commencer à travailler avec vous.

S'ils ne sont pas des utilisateurs d'eventplanner.net, ils devront créer un compte gratuit une fois l'invitation reçue, ce qui ne prend que quelques minutes. Une fois cela fait, ils auront un accès immédiat à votre projet et vous pourrez commencer à travailler ensemble.

Vous remarquerez que l'invitation apparaît comme en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain temps, ce bouton devient « Renvoyer l'invitation ».

Si la personne est nouvelle sur la plateforme eventplanner.net, veuillez partager ce guide de formation avec elle pour lui donner une longueur d’avance et l’aider à tirer le meilleur parti du logiciel.

N'oubliez pas que vous pouvez modifier les droits d'accès ou même supprimer un utilisateur à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur le nom de la personne et d'effectuer les modifications nécessaires. Cependant, la suppression n'est possible que lorsqu'aucun élément de ligne (tâches, éléments de ligne de feuille d'appel, ...) n'est attribué à la personne. Ainsi, avant de supprimer la personne, vous devez réattribuer ces éléments à d'autres personnes de votre équipe.