L'établissement d' unbudgetest une tâche de longue haleine où l'on oublie facilement un poste de dépenses. Avec la liste de contrôle ci-dessous, qui ne prétend certainement pas être exhaustive, nous vous aidons à rendre votre budgétisation aussi détaillée et complète que possible.
L'établissement d'un budget est un processus continu. Il est préférable de commencer par une estimation globale. Vous le faites avant de demander des devis. De cette façon, vous pouvez immédiatement voir si vous travaillez de manière réaliste. Vous ajustez systématiquement le budget prévisionnel lorsque vous recevez des devis ou lorsque vous pouvez faire une estimation plus ciblée.
Votre budget est trop élevé ? Ensuite, vérifiez tous les éléments de coût un par un et voyez s'il existe des alternatives moins chères, ou si vous pouvez réduire certaines dépenses, mais ne faites jamais de compromis sur la qualité. Vous pouvez également envisager de sponsoriser pour augmenter le budget de votre événement. Un partenariat avec une autre entreprise qui souhaite toucher le même groupe cible peut également être une solution. Vous pouvez alors partager les frais.
Événements de la liste de contrôle budgétaire
Communication
❐Site Web
❐ Impression
❐ Commercialisation
❐ Application mobile
❐Médias sociaux
❐ Billetterie (frais fixes ou commission ?)
…
Emplacement/tente
❐ Location de salle
❐ Vestiaire
❐ Scène/piste de danse
❐ Mobilier, tribune...
❐ Ameublement et décoration
❐ Vestiaires
❐ Signalétique
❐ Frais de stationnement
❐ Toilettes (n'oubliez pas les toilettes dames)
❐ Chauffage/Climatisation
❐ Nettoyage
...
restauration
❐ Restauration
❐ Boire
❐ Restauration de l'équipage
❐ Couverts, verrerie, vaisselle, linge de table
❐ Bars, buffets...
...
Achèvement
❐ Divertissement
❐ Présidents de journée et conférenciers
❐ Activités (ateliers...)
❐ Animations pour enfants
❐ Musique
❐ Copyright : Sabam (B) ou Buma (NL)
...
Support audiovisuel
❐ Projection
❐ Écrans plasma et LCD
❐ Micros
❐ Système audio
❐ Pose lumière
❐ Captation vidéo ou reportage photo
❐ Effets spéciaux (feux d'artifice, neige...)
❐ Réseau Wi-Fi
❐ Événements hybrides (live streaming…)
...
Personnel
❐ Gestionnaire(s) d'étage et d'événements
❐ Coordinateur Sécurité
❐ Hôtesses
❐ Préposés au stationnement
❐ Sécurité
❐ Équipe de premiers secours
❐ Machinistes/technique
❐ Personnel de restauration (serveurs...)
❐ Vestiaire et toilettes dames
❐ Interprètes/Traducteurs
...
Divers
❐ Frais de port
❐Cadeaux
❐ (vip) transports
❐ Frais d'hôtel
❐ Permis et assurances
❐ Tout dommage ou vol
❐ Électricité, eau...
❐ Traitement des déchets
❐ Logistique
Frais d'organisation (internes et externes)
TVA et taxes
Dépenses imprévues
(fournir 10 pour cent)
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