ASTUCE! - Gestion de projet pour événements

ASTUCE! - Gestion de projet pour événements

Un événement devient rapidement un défi complexe impliquant de nombreuses parties. En tant qu'organisateur, vous devez donc avoir les compétences en gestion de projet nécessaires pour garder une bonne vue d'ensemble à tout moment.


Vous devez séparer les problèmes principaux des problèmes secondaires, définir les bonnes priorités et déléguer des tâches dont vous n'avez pas le temps pour vous-même. Par conséquent, travaillez toujours avec soin et de manière structurée.


Puisqu'un événement est limité en temps et en ressources, et se conclut par un résultat de projet concret, vous pouvez voir l'organisation d'un événement comme un projet et appliquer des techniques classiques de gestion de projet.


Afin de travailler par projet, vous devrez structurer votre projet. Vous pouvez le faire en divisant votre événement en différentes phases. Vous pouvez utiliser le «modèle de phase» de Jan Verhaar pour cela (voir son livre: Gestion de projet - Une approche professionnelle des événements) . Vous trouverez ci-dessous un résumé des différentes phases avec le résultat de la phase (ou le document de décision) entre parenthèses.



1. Phase de lancement (proposition de projet)

Dans cette phase, vous explorez la mission et déterminez les conditions préalables et les points de départ du projet. Vous déterminez les objectifs, développez le concept de base, établissez un plan d'action et faites une planification globale et une première estimation des coûts.



2. Phase de préparation (plan de projet)

Vous élaborez davantage le concept, déterminez le programme de votre événement et mettez la planification détaillée du projet sur papier.



3. Phase d'élaboration (programme de production)

Pendant la phase de développement, vous traduisez pratiquement le plan que vous avez développé dans les phases précédentes aux membres de votre équipe. Des accords avec les fournisseurs sont conclus et les scénarios élaborés.



4. Phase de mise en œuvre (événement proprement dit)

La phase de mise en œuvre peut être subdivisée en deux étapes: la construction, l'événement lui-même et la panne. Dans cette phase, la production de l'événement est réalisée selon le scénario.



5. Phase de résolution (rapport d'évaluation)

En cela, vous fournissez le suivi et le suivi nécessaires pour l'événement. L'évaluation du projet a également lieu dans cette phase.




La prise de décision par le client potentiel peut avoir lieu sur la base des documents de décision que vous pouvez prendre à l'issue de chaque phase de préparation.


Afin de pouvoir piloter (gérer) votre projet sous tous ses aspects, vous pouvez le subdiviser en différents processus qui peuvent ou non fonctionner en parallèle les uns aux autres. Prenons, par exemple, une trajectoire de communication, une trajectoire de fond qui se concentre sur les locuteurs et le divertissement, etc.


Déterminez au sein de votre projet quels sont les facteurs critiques de succès et leurs délais. Ce sont les éléments qui doivent absolument être abordés pour réaliser le projet. Pensez à trouver un lieu convenable, la disponibilité d'un certain artiste ou conférencier, l'approbation du budget et la réalisation d'un nombre prédéterminé d'inscriptions. Après chaque facteur de succès, offrez un moment où vous évaluez les objectifs intermédiaires et décidez, avec toutes les parties impliquées, si vous continuez avec l'organisation de l'événement. Si un facteur de succès critique n'est pas réalisé, vous devrez, dans le pire des cas, annuler l'événement.


Pour chaque jalon de votre événement, définissez les différentes tâches, indiquez qui en est responsable au sein de l'équipe et fixez les délais nécessaires.

EVENTS - Kevin Van der Straeten

Vous trouverez plus d'informations sur ce sujet et de nombreux autres conseils sur l'organisation d'événements dans le livre EVENTS.

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Silvie Inghels
Silvie Inghels
Nouveau|2019-06-25 - 09:39u

Graag mij toevoegen tot jullie community !

Dennis Boon
Dennis Boon
Nouveau|2019-11-07 - 10:50u

Wil graag tot jullie horen

Jacqueline Bernardus
Jacqueline Bernardus
Nouveau|2019-12-08 - 11:37u

interesse in op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen op het gebied van eventorganisatie.

brent rombouts
brent rombouts
Nouveau|2019-12-11 - 17:44u

zijn een pas gestart team met veel interesse in ontwikkelingen op het gebied van eventorganisatie.

wout wollants
wout wollants
Nouveau|2020-03-15 - 00:48u

template draaiboek zou heel handig zijn :)

Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]
Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]
Leader|2020-03-15 - 19:12u

Dag Wout, een draaikboek template hebben we ook. Je vindt deze hier: <a href="https://www.eventplanner.be/nieuws/5658_gratis-download-draaiboek-template-voor-evenementen.html">https://www.eventplanner.be/nieuws/5658_gratis-download-draaiboek-template-voor-evenementen.html</a>

Myriam Slock
Myriam Slock
Nouveau|2020-04-13 - 16:12u

altijd benieuwd naar tips om nieuwe technologie bij een event toe te passen.

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