Il y a beaucoup plus dans le divertissement que la recherche de bons actes. Il faut aussi tenir compte d'un certain nombre d'aspects pratiques. De quels permis avez-vous besoin ? Que faites-vous lorsqu'un artiste annule à la dernière minute ?
Avez-vous vraiment pensé à tout ? Nous allons vous aider avec cette 'checklist divertissement' du livre EVENTPLANNER :
- Le divertissement doit être inclus dans le script. Indiquez clairement quand les actes commencent et se terminent et s'il y a des pauses. Notez qui accompagne les artistes et qui s'occupe du montage et du démontage, de la logistique, des contrôles de son, etc.
- Demandez toujours la fiche technique des artistes afin de savoir de quelle infrastructure vous devez vous occuper. Avez-vous besoin d'une scène? Quelle doit être la taille de la scène ? Fournissez-vous du matériel audiovisuel ou est-ce l'artiste qui s'en charge ? Comment sont les instruments ?
- En plus de la fiche technique, vous recevrez également un cavalier de nombreux artistes. Celui-ci contient les souhaits personnels et les exigences de l'artiste et de son équipe. Par exemple, certains artistes demandent une nourriture ou une boisson spécifique, un espace chill-out, une douche...
- Certains actes nécessitent une alimentation solide. Vérifiez si l'infrastructure de l'emplacement est suffisante et, si nécessaire, louez un groupe électrogène.
- Avoir un bon plan A c'est bien, mais seulement quand tout va bien. Anticipez les changements à temps et préparez des scénarios d'urgence. Ensuite, vous pouvez gérer la pluie, les pannes de courant et les artistes malades. Discutez avec les artistes embauchés de ce qui se passera en cas d'absence et indiquez-le clairement dans le contrat.
- Demandez les autorisations nécessaires à temps pour d'éventuelles nuisances sonores. Informez la Sabam (B) ou la Buma (NL) lorsque vous planifiez des intermèdes musicaux et convenez qui s'occupera des droits d'auteur.
- Pensez également à la sécurité. Pour une représentation avec des artistes reconnus, vous vous assurez d'un guidage fluide et d'une sécurité jusqu'à la scène. Pour les stars (inter)nationales, vous devrez peut-être prendre des mesures de sécurité supplémentaires sur et autour du site.
- Discuter de la possibilité d'étendre les performances. Rien n'est plus ennuyeux que de devoir interrompre brutalement un acte alors que l'ambiance est au rendez-vous. Quelles sont les options et les coûts ? Comment une éventuelle extension s'intègre-t-elle dans votre scénario ?
- Discutez de qui fournira les vêtements pour les interprètes. Par exemple, vous pouvez continuer le thème de l'événement dans les vêtements des superviseurs et des artistes. Discutez des options avec eux.
- Fournir suffisamment de vestiaires où les artistes peuvent se changer ou se détendre. Pensez aux portants à vêtements, aux miroirs, à la nourriture et aux boissons. Le cas échéant, demandez-leur s'ils sont prêts à partager les vestiaires.
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