Le lieu détermine en grande partie l'ambiance et l'atmosphère de votre événement. On peut affirmer sans se tromper que le lieu peut faire la différence.
Le lieu idéal prend en compte tous les facteurs qui déterminent la réussite de votre événement. La liste de contrôle ci-dessous est un outil pratique pour vérifier si le lieu de vos rêves est vraiment adapté à votre événement.
Emplacements de la liste de contrôle
- Le lieu évoque-t-il l'atmosphère qui vous convient ? Pouvez-vous et avez-vous le droit d'apporter les modifications nécessaires pour obtenir le résultat souhaité ? Si possible, visitez le lieu lors d'un événement pour vous faire une idée précise de ses possibilités et de ses limites.
- Le lieu est-il facilement accessible ? Est-il situé en centre-ville et le temps de trajet moyen de vos invités reste-t-il acceptable ? Les invités peuvent-ils utiliser les transports en commun et privés ? Quelles sont les options de transport international ? L'entrée est-elle attrayante ?
- Êtes-vous susceptible de dépasser la capacité maximale ? L' agencement des différentes salles est-il pratique ? Pouvez-vous aménager l'espace vous-même grâce à des cloisons amovibles ? Pouvez-vous agrandir l'espace, par exemple en ajoutant une tente ? Évitez les salles trop grandes. Les invités se sentent parfois perdus dans des espaces trop grands (ouverts). Si nécessaire, installez des paravents ou suspendez des rideaux pour réduire visuellement l'espace.
- Y a-t-il suffisamment de salles de réunion séparées pour organiser des sessions parallèles ?
- Y a-t-il suffisamment de places de stationnement sur place ou dans les environs ? Pouvez-vous fournir un service de navette si nécessaire ? Le parking est-il sécurisé ? Y a-t-il des services de sécurité ? Y a-t-il des bornes de recharge pour voitures et vélos électriques ?
- Le lieu est -il accessible aux personnes handicapées ? Y a-t-il des places de parking à leur disposition à l'entrée ? Les toilettes sont-elles accessibles en fauteuil roulant ? Y a-t-il des obstacles, comme des escaliers ? Y a-t-il un ascenseur ?
- Y a-t-il suffisamment de toilettes ? Prévoyez une toilette pour 75 invités. Pensez également à la disponibilité de toilettes pour les femmes. Vérifiez que les toilettes ne dégagent pas d'odeurs désagréables dans la salle, car cela peut être très gênant. Si nécessaire, vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée pour masquer ces odeurs.
- Y a-t-il un vestiaire ? L'armoire est-elle assez grande ? Ou y a-t-il un espace aménageable en vestiaire ? Existe-t-il déjà un système de numérotation ?
- Y a-t-il des installations de restauration ( cuisine ) ?
- Devez-vous faire appel à des fournisseurs réguliers pour la technologie, la restauration, la décoration, etc. ? Devez-vous payer des frais de rachat si vous souhaitez travailler avec vos propres fournisseurs ?
- Pouvez-vous utiliser les tables et chaises existantes sur place ? Ou devez-vous les louer ? Les chaises sont-elles adaptées à une assise prolongée ?
- La salle dispose-t-elle de son propre matériel audiovisuel et sonore ? Le système existant est-il adapté aux animations prévues ?
- La salle offre-t-elle une bonne acoustique ? Des rideaux peuvent-ils résoudre les problèmes de son ? Y a-t-il des bruits gênants aux alentours de la salle ?
- Vérifiez si le lieu peut être obscurci si nécessaire pour votre événement, ou s'il dispose de la lumière du jour.
- Le réseau électrique est-il équipé pour une forte consommation d'électricité ? Ou faut-il installer des générateurs ?
- Y a-t-il de l'eau courante ? Existe-t-il des installations temporaires d'approvisionnement en eau et d'évacuation des eaux usées ?
- Tous les frais de consommation (électricité, eau, etc.) sont-ils inclus dans le prix de location de l'emplacement ?
L'éclairage (ambiant) est-il suffisant à l'intérieur et autour du lieu choisi ? Le parking est-il bien éclairé et sûr ? Est-ce également le cas pour les sentiers pédestres ?
Y a-t-il une scène ou avez-vous l'espace et la possibilité d'en installer une ? Y a-t-il une piste de danse ?
Y a-t-il des loges pour le personnel et les artistes ? Sont-elles équipées de miroirs, de cintres, etc. ? Y a-t-il un salon en coulisses où les artistes peuvent se détendre ? Les artistes peuvent-ils accéder facilement à la scène depuis les loges (sans avoir à traverser la salle) ?
Existe-t-il un volume maximal autorisé ou une heure de fermeture à connaître ? Existe-t-il des options de permis pour contourner ces restrictions ?
Le chauffage et/ou la climatisation sont-ils suffisants ? À l'arrivée des invités, la température des chambres monte souvent (trop) vite. Consultez une entreprise spécialisée pour obtenir de l'aide. Elle pourra également vous conseiller sur les sas d'aération pour éviter les gros froids à l'entrée.
Pouvez-vous aérer suffisamment la ou les salles entre les séances ? Un manque d'oxygène peut rapidement entraîner une perte de concentration lors de conférences et de séminaires.
Les services de l'établissement (secrétariat, préposé aux toilettes, vestiaire, etc.) sont-ils inclus dans la location ?
Quels sont les équipements de premiers secours disponibles ? Y a-t-il un DEA ou un défibrillateur à disposition ?
Le lieu dispose-t-il d'une signalisation (numérique) pour guider les invités d'une salle à l'autre ? Y a-t-il des écrans d'information pour afficher le programme ?
Y a-t-il des connexions internet et un point d'accès Wi-Fi public pour les invités ? Demandez les codes d'accès à l'avance et testez la connexion. L'entrée est-elle gratuite ou faut-il acheter un bon ? Vérifiez que la connexion internet est suffisamment rapide pour que tous les invités puissent surfer simultanément (c'est particulièrement important lors des conférences).
Existe-t-il un responsable de lieu disponible qui peut vous aider pendant les préparatifs et également s'assurer que tout se déroule bien pendant l'événement lui-même ?
Y a-t-il suffisamment de chambres d'hôtel disponibles à proximité du lieu ?
Louez-vous le lieu en exclusivité ou d'autres événements sont-ils également organisés ? Comment éviter toute perturbation entre les participants ?
Quels sont les équipements de presse et de communication ? Un espace peut-il être aménagé en salle de presse ou en centre de communication ? Y a-t-il de l'électricité et une connexion Internet ?
Existe-t-il un bureau de production à partir duquel vous pouvez coordonner l’événement ?
Soyez également attentif à la sécurité. Y a-t-il suffisamment d'issues de secours et d'extincteurs ? Vérifiez également que les détecteurs de fumée ne sont pas sensibles aux effets de la fumée que vous prévoyez d'utiliser sur scène.
Renseignez-vous sur les options de montage et de démontage pour votre événement. Vous pouvez généralement louer la salle pour une ou plusieurs journées supplémentaires à un tarif raisonnable.
Le lieu est-il facilement accessible pour les opérations logistiques, telles que l'approvisionnement et l'enlèvement de marchandises pendant la construction et le démontage de l'événement ?
Vérifiez que les portes d'accès sont suffisamment larges pour accueillir le matériel nécessaire. Il serait dommage que, lors du lancement d'une nouvelle voiture, celle-ci ne puisse pas y entrer.
La structure du toit est-elle suffisamment solide pour supporter de lourdes fermes ? Les plafonds sont-ils assez hauts ?
Si vous organisez un événement dans vos propres locaux (par exemple, la cantine de l'entreprise ou un hangar), contactez votre agent d'assurance pour savoir si votre assurance couvre tous les risques possibles.
Les fumeurs ne sont-ils pas laissés pour compte ? L'interdiction de fumer dans les espaces publics ne dissuadera pas vos invités de fumer de temps en temps. Existe-t-il un espace fumeur (à l'extérieur) ou peut-on installer un abri avec des éléments chauffants ?
Vérifiez toujours le permis environnemental du lieu de l'événement!
Quelles sont les conditions d'annulation, de livraison et de paiement du lieu ? Existe-t-il d'autres conditions générales ?
Et bien sûr… consultez toujours les avis sur les lieux d'événements et les salles de fête sur fr.eventplanner.be. Ils vous indiqueront immédiatement ce que les autres organisateurs ont pensé du lieu. Vous pouvez en apprendre beaucoup !
La liste de contrôle « Lieu » du livre EVENTPLANNER est bien plus complète, mais la liste ci-dessus vous aidera sans aucun doute à démarrer. Notre guide ultime pour trouver un lieu d'événement peut également être un point de départ utile.
Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!