Comment créer un guide minute par minute pour vos événements en ligne

Comment créer un guide minute par minute pour vos événements en ligne

Ce n'est un secret pour personne que les événements en ligne sont en quelque sorte plus faciles à exécuter que les événements physiques. Après tout, vous n'avez pas besoin de créer un lieu, de trouver un service de restauration, de contrôler le flux de vos participants ou de gérer les pauses-café. Mais les événements en ligne comportent leurs propres défis.


  • Comment organisez-vous vos conférenciers lorsque vous avez des sessions en ligne simultanées?
  • Comment gérez-vous les opérations en coulisses?
  • Comment accueillez-vous virtuellement vos nouveaux intervenants qui attendent le début de leurs sessions?
  • Et que faites-vous lorsque, en plus des sessions de connaissances, vous proposez également des divertissements en ligne et du réseautage?


Pour comprendre tous ces détails, vous avez besoin d'un guide minute par minute, qui est essentiellement une liste des activités que vous avez incluses dans le programme de l'événement, ainsi que les exigences techniques spécifiques et les détails que vous devez prendre en compte pour chacune d'entre elles. . Ce document vous aidera à organiser le travail de votre équipe et à savoir exactement ce qui se passe à chaque minute de l'événement.


Le guide fonctionne quel que soit le format de votre événement en ligne. Que votre événement comporte des sessions en ligne simultanées ou des sessions individuelles les unes après les autres, un guide minute par minute vous aidera à vous préparer pour votre événement et à réduire le niveau d'incertitude. Vous pouvez créer ce guide pour votre prochain événement en quelques étapes simples:



Étape 1: Créez une feuille de calcul Excel pour toutes les sessions événementielles

Votre guide minute par minute n'a pas besoin d'être sophistiqué. Vous pouvez créer un simple document Google Excel et le partager avec le reste de votre équipe. Ajoutez toutes les activités de l'événement, ainsi que l'heure de début et de fin de chacune. Pour une meilleure visualisation, vous pouvez marquer différentes activités dans des couleurs contrastées. Par exemple, vous pouvez mettre en évidence les sessions de connaissances avec une couleur et la dynamique du réseau en ligne avec une autre. Cela vous permettra de mieux comprendre la structure de votre programme. Ensuite, vous pouvez ajouter différentes exigences et notes pour chaque activité.



Étape 2: Désignez certaines personnes pour être à la fois dans les coulisses et sur la scène pour chaque session

Puisque vous allez organiser un événement en ligne, vous voudrez trouver une plate-forme de streaming. Pour gérer la plate-forme, cependant, vous aurez besoin de quelqu'un pour être en charge des coulisses. Cette personne peut être une personne de votre équipe qui sait gérer l'outil de streaming. Cette personne se cachera à l'arrière sans être vue par les participants, lançant la vidéo sur la scène virtuelle, changeant d'écran, partageant des présentations, etc.


Vous aurez également besoin d'un modérateur qui sera présent sur scène. Il ou elle poursuivra la session, interagira avec les orateurs, leur posera des questions, triera et lira les commentaires des gens. Ce sont les personnes qui rencontreront et accueilleront les intervenants dans les coulisses avant le début de la session. Si vous exécutez session après session sans interruption, vous aurez besoin de zones distinctes dans les coulisses.


Notez que vous aurez besoin de deux personnes par backstage (la personne responsable des détails techniques et le modérateur) pour rencontrer et saluer vos intervenants. C'est donc quelque chose que vous devrez discuter et ajouter à votre guide minute par minute.



Étape 3: Dressez la liste des actions que vous devrez entreprendre avant et après chaque session

Ferez-vous une vidéo avant chaque session? Allez-vous afficher une diapositive avec ce qui suit après chaque session? Allez-vous lancer une playlist pendant la pause entre les sessions? Vous voudrez identifier toutes ces actions, les ajouter à votre guide minute par minute et créer tous les actifs nécessaires pour gérer avec succès les sessions.



Étape 4: Notez les caractéristiques techniques de chaque session

Les événements en ligne sont assez complexes, surtout si vous souhaitez ajouter différents éléments professionnels. Par exemple, dans certains cas, vous souhaiterez peut-être fournir des traductions simultanées à vos différentes sessions de connaissances. Vous souhaitez peut-être lancer des sondages en direct lors d'une table ronde en ligne. Ou, il y a de fortes chances que vous ayez une session avec plusieurs orateurs et que chacun voudra partager sa présentation. Dans tous les cas, vous devrez lister tous les éléments techniques qui accompagnent chaque session et les inclure dans votre guide. En dehors de cela, vous devrez identifier les actions à entreprendre pour vous assurer que toutes les exigences techniques seront satisfaites pendant l'événement.



Étape 5: Incluez les numéros de téléphone pertinents des parties prenantes de votre événement

Enfin, les événements en ligne peuvent être aussi imprévisibles que les événements physiques. Par exemple, certaines de vos enceintes peuvent avoir des problèmes de connectivité, entraînant un son médiocre ou une déconnexion. Ou un modérateur peut ne pas se présenter, ou il peut y avoir des problèmes avec l'une des zones des coulisses et vous devez trouver rapidement la personne qui gère les détails techniques pour résoudre le problème. Pour éviter toute situation stressante, il est toujours préférable d'avoir les numéros de téléphone de toutes les personnes impliquées dans l'événement dans votre guide.



Résumé

Comme vous pouvez le voir, créer un guide minute par minute n'est pas un mystère. Cependant, il est préférable d'en avoir un pour savoir exactement comment organiser l'événement et réduire toute incertitude. Commencez par créer un simple Google Excel que vous pourrez ensuite partager avec l'équipe. Ajoutez toutes les sessions que vous avez préparées, ainsi que les heures de début et de fin. N'oubliez pas de lister toutes les personnes qui participeront à la session (membres de l'équipe inclus) et leurs numéros de téléphone.


Assurez-vous d'affecter des personnes responsables à la fois des coulisses et de la scène virtuelle, et répartissez leurs tâches en conséquence en fonction du format de l'événement. Assurez-vous d'ajouter les actions que vous devez effectuer avant de commencer et après la fin de chaque session. Enfin, n'oubliez pas d'indiquer tous les besoins techniques requis par chaque session. Le fait de rassembler ces informations dans un seul document vous aidera à coordonner votre événement beaucoup plus facilement.

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