Comment créer un guide minute par minute pour vos événements en ligne

25/04/2022|Sauvegarder

Ce n'est un secret pour personne que les événements en ligne sont en quelque sorte plus faciles à organiser que les événements physiques. Après tout, vous n'avez pas besoin de mettre en place un lieu, de trouver un service de restauration, de contrôler le flux de vos participants ou de gérer les pauses-café. Mais les événements en ligne comportent leurs propres défis.

Comment organisez-vous vos intervenants lorsque vous avez des sessions en ligne simultanées ?
Comment gérez-vous les opérations en coulisses ?
Comment accueillez-vous virtuellement vos nouveaux intervenants qui attendent le début de leurs sessions ?
Et que faites-vous lorsque, en plus des sessions de connaissances, vous proposez également du divertissement en ligne et du réseautage ?

Pour comprendre tous ces détails, vous avez besoin d'un guide minute par minute, qui est essentiellement une liste des activités que vous avez incluses dans le programme de l'événement, ainsi que les exigences techniques spécifiques et les détails que vous devez prendre en compte pour chacune d'entre elles. . Ce document vous aidera à organiser le travail de votre équipe et à savoir exactement ce qui se passe pendant chaque minute de l'événement.

Le guide fonctionne quel que soit le format de votre événement en ligne. Que votre événement comporte des sessions en ligne simultanées ou des sessions individuelles l'une après l'autre, un guide minute par minute vous aidera à préparer votre événement et à réduire le niveau d'incertitude. Vous pouvez créer ce guide pour votre prochain événement en quelques étapes simples :

Étape 1 : créer une feuille d'appel pour toutes les sessions de l'événement

Votre guide minute par minute n'a pas besoin d'être sophistiqué. Vous pouvez créer une feuille d'appel et la partager avec le reste de votre équipe grâce aux outils de planification gratuits d'eventplanner.net. Ajoutez toutes les activités de l'événement, ainsi que l'heure de début et de fin de chacune.

Étape 2 : affectez certaines personnes pour être à la fois dans les coulisses et sur scène pour chaque session

Étant donné que vous organiserez un événement en ligne, vous voudrez trouver une plate-forme de streaming. Pour gérer la plate-forme, cependant, vous aurez besoin de quelqu'un pour être en charge des coulisses. Cette personne peut être une personne de votre équipe qui sait gérer l'outil de streaming. Cette personne se cachera dans le fond sans être vue par les participants, lancera la vidéo sur la scène virtuelle, changera d'écran, partagera des présentations, etc.

Vous aurez également besoin d'un modérateur qui sera présent sur scène. Il ou elle poursuivra la session, interagira avec les intervenants, leur posera des questions, et triera et lira les commentaires des personnes. Ce sont ces personnes qui rencontreront et accueilleront les intervenants dans les coulisses avant le début de la session. Si vous courez session après session sans pause entre les deux, vous aurez besoin de zones de coulisses séparées.

Notez que vous aurez besoin de deux personnes par backstage (le responsable des détails techniques et le modérateur) pour rencontrer et accueillir vos intervenants. C'est donc quelque chose que vous devrez discuter et ajouter à votre guide minute par minute.

Étape 3 : énumérez les actions que vous devrez effectuer avant et après chaque session

Allez-vous diffuser une vidéo avant chaque session ? Allez-vous afficher une diapositive avec la suite après chaque session ? Lancerez-vous une playlist pendant la pause entre les sessions ? Vous voudrez identifier toutes ces actions, les ajouter à votre guide minute par minute et constituer tous les atouts nécessaires pour gérer avec succès les sessions.

Étape 4 : Notez les caractéristiques techniques pour chaque session

Les événements en ligne sont assez complexes, surtout si vous souhaitez ajouter différents éléments professionnels. Par exemple, dans certains cas, vous souhaiterez peut-être fournir des traductions simultanées à vos différentes sessions de connaissances. Vous souhaitez peut-être lancer des sondages en direct lors d'une table ronde en ligne. Ou, il y a de fortes chances que vous ayez une session avec plusieurs conférenciers et que chacun veuille partager sa présentation. Dans tous les cas, vous devrez lister tous les éléments techniques qui accompagnent chaque séance et les inclure dans votre guide. En dehors de cela, vous devrez identifier les mesures que vous devez prendre pour vous assurer que toutes les exigences techniques seront remplies pendant l'événement.

Étape 5 : Incluez les numéros de téléphone pertinents des parties prenantes de votre événement

Enfin, les événements en ligne peuvent être aussi imprévisibles que les événements physiques. Par exemple, certains de vos haut-parleurs peuvent avoir des problèmes de connectivité, entraînant un son de mauvaise qualité ou une déconnexion. Ou un modérateur peut ne pas se présenter, ou il peut y avoir des problèmes avec l'une des zones des coulisses et vous devez trouver rapidement la personne qui gère les détails techniques pour résoudre le problème. Pour éviter toute situation stressante, il est toujours préférable d'avoir les numéros de téléphone de toutes les personnes impliquées dans l'événement dans votre guide.

Résumer

Comme vous pouvez le voir, créer un guide minute par minute n'est pas un mystère. Cependant, il est préférable d'en avoir un pour savoir exactement comment gérer l'événement et réduire toute incertitude. Commencez par créer une simple feuille d'appel que vous pourrez ensuite partager avec l'équipe. Ajoutez toutes les sessions que vous avez préparées, ainsi que les heures de début et de fin. N'oubliez pas de lister toutes les personnes qui participeront à la session (membres de l'équipe inclus) et leurs numéros de téléphone.

Assurez-vous d'affecter des personnes responsables à la fois des coulisses et de la scène virtuelle, et répartissez leurs tâches en conséquence en fonction du format de l'événement. Assurez-vous d'ajouter les actions que vous devez effectuer avant de commencer et après la fin de chaque session. Enfin, n'oubliez pas d'indiquer tous les besoins techniques que chaque session nécessitera. La collecte de ces informations dans un seul document vous aidera à coordonner votre événement beaucoup plus facilement.

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Anglais

It’s no secret that online events are in some way easier to run than running physical ones. After all, you don’t have to set up a venue, find catering, control the flow of your attendees, or manage coffee breaks. But online events come with their own set of challenges.

How do you organize your speakers when you have simultaneous online sessions?
How do you manage the backstage operations?
How do you virtually welcome your new speakers who are waiting for their sessions to begin?
And what do you do when, apart from knowledge sessions, you’re also providing online entertainment and networking?

To figure out all of these details, you need a minute-by-minute guide, which is basically a list of the activities you’ve included in the event program, along with the specific technical requirements and details you need to consider for each one. This document will help you organize your team’s work and know exactly what’s happening during each minute of the entire event.

The guide works regardless of your online event format. Whether your event has simultaneous online sessions or individual sessions one right after another, a minute-by-minute guide will help you prepare for your event and reduce the uncertainty level. You can create this guide for your next event in just a few easy steps:

Step 1: Create a Callsheet for all the event sessions

Your minute-by-minute guide doesn’t have to be sophisticated. You can create a Callsheet and share it with the rest of your team with the free eventplanner.net planning tools. Add all of the event activities, along with the starting and ending time for each.

Step 2: Assign certain people to be both backstage and onstage for each session

Since you’ll be running an online event, you’ll want to find a streaming platform. To manage the platform, however, you’ll need someone to be in charge of the backstage. This person can be someone from your team who knows how to manage the streaming tool. This person will be lurking in the back without being seen by the attendees, launching the video on the virtual stage, changing screens, sharing presentations, etc.

You’ll also need a moderator who’ll be present on-stage. He or she will be carrying on the session, interacting with the speakers, asking them questions, and sorting and reading people’s comments. These are the people who’ll be meeting and welcoming the speakers backstage before the session starts. If you’ll be running session after session without a break in between, you’ll need separate backstage areas.

Note that you’ll need two people per backstage (the person responsible for the technical details and the moderator) to meet and greet your speakers. So that’s something you’ll need to discuss and add to your minute-by-minute guide.

Step 3: List the actions you’ll need to take before each and after each session

Will you be running a video before each session? Will you display a slide with what’s next after each session? Will you launch a playlist during the break between sessions? You’ll want to identify all these actions, add them to your minute-by-minute guide, and build all the assets necessary to successfully manage the sessions.

Step 4: Note the technical characteristics for each session

Online events are quite complex, especially if you want to add different professional elements. For example, in some cases, you may want to provide simultaneous translations to your different knowledge sessions. Maybe you want to launch live polls during an online roundtable conversation. Or, chances are you’ll have a session with multiple speakers and each one will want to share his or her presentation. In any case, you’ll need to list all of the technical elements that accompany each session and include them in your guide. Apart from that, you’ll need to identify the actions you have to take to ensure that all of the technical requirements will be met during the event.

Step 5: Include the relevant phone numbers of your event stakeholders

Finally, online events can be as unpredictable as physical events. For example, some of your speakers may have connectivity issues, leading to poor sound or disconnection. Or a moderator may not show up, or there might be problems with one of the backstage areas and you need to quickly find the person handling the technical details to resolve the issue. To avoid any stressful situations, it’s always better to have the phone numbers of everyone involved in the event in your guide.

Recap

As you can see, creating a minute-by-minute guide isn’t a mystery. However, it’s better to have one to know exactly how to run the event and reduce any uncertainty. Start by creating a simple Callsheet you can later share with the team. Add all the sessions you’ve prepared, along with the starting and ending hours. Don’t forget to list all the people who’ll be participating in the session (team members included) and their phone numbers.

Make sure to assign people to be responsible for both the backstage and virtual stage, and distribute their tasks accordingly depending on the event format. Be sure to add the actions you need to take before starting and after ending each session. Finally, don’t forget to indicate all the technical needs each session will require. Having this information collected in a single document will help you coordinate your event much easier.

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