Lorsque vous organisez un événement, vous devrez peut-être demander un ou plusieurs permis. Nous discutons des permis avec lesquels vous, en tant qu'organisateur, devrez le plus traiter.
Les permis dépendent fortement des régions, c'est pourquoi nous n'entrerons pas dans les détails ici. Contactez la ville ou la municipalité où se déroule votre événement. Dans tous les cas, il est judicieux de signaler l'organisation de votre événement aux autorités locales. Dans certains cas, cela est même obligatoire.
Permis d'événement
Vous organisez un événement dans un lieu accessible au public ? Dans ce cas, vous aurez peut-être besoin d'une autorisation d'événement de la municipalité. Pour les petits événements, il suffit parfois de simplement les signaler. Si votre événement a lieu sur ou à proximité de l'eau, vous devez généralement contacter la province ou le gouvernement responsable de l'eau en question.
Le titulaire du permis (généralement l'organisateur de l'événement) est responsable de l'ordre et de la sécurité des participants et des visiteurs sur le site de l'événement. L'autorisation indique les mesures que vous devez prendre en tant qu'organisateur pour garantir l'ordre public, la santé et la sécurité (incendie) pendant l'événement ainsi que la manière dont les incidents doivent être traités. Un plan de sécurité, un script et/ou une analyse des risques peuvent être une partie obligatoire de la procédure.
Droit d’auteur et compensation équitable
S'il y a de la musique lors de votre événement, même s'il s'agit d'une musique d'ambiance, vous devez payer les droits d'auteur via la Sabam (Belgique) ou la Buma (Pays-Bas). Outre les droits d’auteur, une compensation équitable est également perçue pour les artistes interprètes et les producteurs.
Nuisance sonore
La musique joue-t-elle un rôle important lors de votre événement ou vos invités apportent-ils avec eux les décibels nécessaires ? Vérifiez ensuite si une autorisation pour nuisances sonores est nécessaire. Cela relève du permis environnemental et limite le nombre maximum de décibels. Notamment à proximité des habitations, des mesures strictes seront prises la nuit et le dimanche en cas
de dépassement de la norme sonore. Certains emplacements sont donc équipés d'un limiteur de bruit.
Dans certains cas, vous n'êtes pas obligé de demander un permis d'environnement. Ces dernières années, la réglementation concernant les normes de bruit est devenue plus stricte et il est conseillé de mesurer le volume sonore (ce qui est obligatoire pour les grands événements). Les événements avec une moyenne de 95 décibels sur quinze minutes ou 100 décibels sur une heure sont également tenus de distribuer des casques antibruit gratuits.
Placer des tentes, des scènes, des échafaudages et des stands
Lorsque vous installez une
tente,
une scène, un échafaudage ou
un stand, vous devez demander l'autorisation à la municipalité. Les pompiers devront inspecter l'emplacement et la construction et les déclarer sûrs. Pour demander un permis, vous devez fournir des informations telles qu'un plan de la tente, ses dimensions, son agencement, le matériel, le nombre d'invités, etc. Vous indiquez également les sorties de secours et les voies d'évacuation dans le dossier.
Heure de fermeture
De nombreux
lieux de manifestations doivent respecter une heure de fermeture qui ne doit en aucun cas être dépassée. Quoi qu’il en soit, les riverains ne devraient pas être gênés par l’événement et son public après 22 heures. Vous souhaitez déroger à l’heure de fermeture habituelle ? Demandez ensuite l’autorisation écrite du gouvernement local.
Liqueurs fortes
Si vous souhaitez proposer des boissons alcoolisées, vous avez besoin de deux autorisations : une autorisation de robinetterie et une autorisation de service de spiritueux. Le
lieu de l’événement lui-même dispose généralement des autorisations nécessaires. Si ce n'est pas le cas ou si vous installez vous-même un emplacement, demandez une autorisation auprès de la commune.
Source de courant
Il existe des règles strictes liées à la préparation des aliments. Demandez toujours si les
traiteurs et les opérateurs
de food trucks disposent des approbations et permis nécessaires.
Feux d'artifice
Quiconque déclenche
des feux d'artifice (professionnels) doit obtenir une autorisation de la commune ou de la province. Vous pouvez demander à l'entreprise pyrotechnique de s'occuper de la demande de permis pour 153 permis et de l'assurance (accélérée) pour vous. L'entreprise de feux d'artifice doit également disposer des permis nécessaires pour allumer les feux d'artifice.
Néerlandais
Wanneer je een evenement organiseert, zul je hiervoor mogelijk een of meerdere vergunningen moeten aanvragen. We bespreken de vergunningen waar je als organisator het meest mee te maken krijgt.
Vergunningen zijn sterk regiogebonden, daarom gaan we hier niet in op details. Informeer bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van je event aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht.
Evenementenvergunning
Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Vindt je evenement plaats op of aan het water dan moet je meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen.
De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.
Auteursrechten en billijke vergoeding
Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Sabam (België) of Buma (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.
Geluidsoverlast
Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen je gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.
In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.
Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes
Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.
Sluitingsuur
Veel evenementenlocaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. De buurtbewoners mogen in ieder geval na 22 uur geen last ondervinden van het evenement en zijn publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur? Vraag dan schriftelijk toestemming aan de lokale overheid.
Sterke dranken
Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de eventlocatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt je zelf een locatie in, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente.
Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van foodtrucks over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.
Vuurwerk
Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Je kunt het pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag 153 vergunningen en verzekeringen (versneld) voor je te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.