Lorsque vous organisez unévénement, vous devrez peut-être demander un ou plusieurs permis. Nous discutons des permis avec lesquels vous, en tant qu'organisateur, devrez le plus traiter.
Les permis dépendent fortement des régions, c'est pourquoi nous n'entrerons pas dans les détails ici. Contactez la ville ou la municipalité où se déroule votre événement. Dans tous les cas, il est judicieux de signaler l'organisation de votre événement aux autorités locales. Dans certains cas, cela est même obligatoire.
Permis d'événement
Vous organisez un événement dans un lieu accessible au public ? Dans ce cas, vous aurez peut-être besoin d'une autorisation d'événement de la municipalité. Pour les petits événements, il suffit parfois de simplement les signaler. Si votre événement a lieu sur ou à proximité de l'eau, vous devez généralement contacter la province ou le gouvernement responsable de l'eau en question.
Le titulaire du permis (généralement l'organisateur de l'événement) est responsable de l'ordre et de la sécurité des participants et des visiteurs sur le site de l'événement. L'autorisation indique les mesures que vous devez prendre en tant qu'organisateur pour garantir l'ordre public, la santé et la sécurité (incendie) pendant l'événement ainsi que la manière dont les incidents doivent être traités. Un plan de sécurité, un script et/ou une analyse des risques peuvent être une partie obligatoire de la procédure.
Droit d’auteur et compensation équitable
S'il y a de la musique lors de votre événement, même s'il s'agit d'une musique d'ambiance, vous devez payer les droits d'auteur via la Sabam (Belgique) ou la Buma (Pays-Bas). Outre les droits d'auteur, une compensation équitable est également perçue pour les artistes interprètes et les producteurs.
Pollution sonore
La musique joue-t-elle un rôle important lors de votre événement ou vos invités apportent-ils avec eux les décibels nécessaires ? Vérifiez ensuite si une autorisation pour nuisances sonores est requise. Cela relève du permis environnemental et limite le nombre maximum de décibels. Notamment à proximité des habitations, des mesures strictes seront prises la nuit et le dimanche en cas de dépassement de la norme sonore. Certains emplacements sont donc équipés d'un limiteur de bruit.
Dans certains cas, vous n'êtes pas obligé de demander un permis d'environnement. Ces dernières années, la réglementation concernant les normes de bruit est devenue plus stricte et il est conseillé de mesurer le volume sonore (ce qui est obligatoire pour les grands événements). Les événements avec une moyenne de 95 décibels sur quinze minutes ou 100 décibels sur une heure sont également tenus de distribuer des casques antibruit gratuits.
Placer des tentes, des scènes, des échafaudages et des stands
Lorsque vous installez une tente, une scène, un échafaudage ou un stand, vous devez demander l'autorisation à la municipalité. Les pompiers devront inspecter l'emplacement et la construction et les déclarer sûrs. Pour demander un permis, vous devez fournir des informations telles qu'un plan de la tente, ses dimensions, son agencement, le matériel, le nombre d'invités, etc. Vous indiquez également les sorties de secours et les voies d'évacuation dans le dossier.
Heure de fermeture
De nombreux lieux de manifestations doivent respecter une heure de fermeture qui ne doit en aucun cas être dépassée. Quoi qu’il en soit, les riverains ne devraient pas être gênés par l’événement et son public après 22 heures. Vous souhaitez déroger à l’heure de fermeture habituelle ? Demandez ensuite l’autorisation écrite du gouvernement local.
Esprits
Si vous souhaitez proposer des boissons alcoolisées, vous avez besoin de deux autorisations : une autorisation de robinetterie et une autorisation de service de spiritueux. Le lieu de l’événement lui-même dispose généralement des autorisations nécessaires. Si ce n'est pas le cas ou si vous installez vous-même un emplacement, demandez une autorisation auprès de la commune.
Alimentation
Il existe des règles strictes liées à la préparation des aliments. Demandez toujours si les traiteurs et les opérateurs de food trucks disposent des approbations et permis nécessaires.
Feux d'artifice
Quiconque déclenche des feux d'artifice (professionnels) doit obtenir une autorisation de la commune ou de la province. Vous pouvez demander à l'entreprise pyrotechnique de s'occuper de la demande de permis pour 153 permis et de l'assurance (accélérée) pour vous. L'entreprise de feux d'artifice doit également disposer des permis nécessaires pour allumer les feux d'artifice.
