Bienvenue dans l'académie eventplanner.net. Ce guide de formation vous aidera à tirer le meilleur parti de notre logiciel eventplanner.net et à vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour vous : organiser des événements remarquables.
AVIS IMPORTANT : nous mettons à jour notre portail de formation ! Pour l'instant, tous les supports de cours sont regroupés dans cet article. La certification est temporairement indisponible. Nous vous prions de nous excuser pour la gêne occasionnée et vous remercions de votre patience pendant cette mise à jour.
Grâce à notre programme de certification, vous pouvez montrer à vos clients et employeurs potentiels que vous maîtrisez la plateforme événementielle qui connaît la croissance la plus rapide du marché. Et le meilleur dans tout ça ? Notre logiciel événementiel (comme vous le savez peut-être ou non) est entièrement gratuit ! Cela signifie que vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de base sans payer un centime.
Comme pour tout logiciel, il existe certaines limites, comme le nombre de personnes avec lesquelles vous pouvez travailler, le nombre d'événements que vous pouvez organiser par an ou le nombre d'éléments sur une liste de contrôle. Mais ne vous inquiétez pas, les limites sont fixées assez haut, vous ne rencontrerez donc probablement aucun problème. Mais si vous aimez utiliser notre logiciel et que vous souhaitez contribuer, vous pouvez toujours passer à un compte premium sans limites. Suivez le lien ici pour plus d'informations.
- Important ! Nous essayons de rendre ce guide de formation aussi précis que possible, mais comme nos développeurs continuent de mettre à niveau la plateforme et de publier de nouvelles fonctionnalités, toutes les nouvelles fonctionnalités ne seront pas toujours prises en compte. Veuillez donc également vous référer à toute la documentation et aux autres supports que nous mettons à votre disposition.
Mise en place d'événements
Créer un événement
Quel meilleur endroit pour commencer que de créer un nouvel événement avec notre logiciel eventplanner.net ? Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous sur la page d'accueil du logiciel événementiel. Cliquez ensuite sur « Logiciel événementiel » en haut à droite de la barre de navigation.
Méthode n°1
Lorsque vous êtes dans le logiciel eventplanner.net, sur le côté gauche de l'écran, vous trouverez le menu, où vous verrez tous les outils dont nous disposons : Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets et Contacts.
Il existe plusieurs façons de créer un événement, mais pour plus de simplicité, nous commencerons par la plus simple.
Cliquez sur « Ajouter un nouvel événement » et saisissez les détails suivants :
- Nom de l'événement
- Date
- Type d'événement
- Nombre de personnes
- Région
- Budget
- Devise
- Case à cocher TVA
- Description
- Case à cocher de modèle vierge
Nom de l'événement : choisissez un nom spécifique qui vous permettra de le distinguer des autres événements que vous créez. Vous verrez tous vos événements sur votre tableau de bord principal sous forme de liste. En leur donnant un nom spécifique, vous pourrez accéder plus facilement au bon événement.
Date : il s'agit de la date à laquelle votre événement a lieu.
Type d'événement : vous avez le choix entre plusieurs options : événement d'entreprise, fête du personnel, lancement de produit, réunion, conférence, team building, concert, mariage, fête privée, etc. Choisissez celle qui vous convient le mieux.
Nombre de personnes : le nombre de personnes présentes. Cela devient important plus tard lorsque nous commencerons à établir nos budgets. Si vous travaillez avec des prix basés sur des unités, le nombre de personnes affectera le coût global. Par exemple, si le prix d'un traiteur est de 20 $ par personne, votre budget sera calculé en conséquence.
Région : saisissez la ville où l'événement doit avoir lieu. S'il s'agit d'un événement virtuel, indiquez simplement l'adresse enregistrée de l'entreprise, l'adresse du bureau ou l'organisateur de l'événement. Il est important de bien saisir ces informations, car notre logiciel eventplanner.net vous aidera à trouver le lieu idéal pour votre événement.
Budget : le montant que vous souhaitez allouer à la portée globale de cet événement particulier.
Devise : sélectionnez la valeur appropriée dans la liste déroulante. Il s'agit des devises actuellement disponibles au choix, et nous en ajouterons de nouvelles à l'avenir.
Case à cocher TVA : cochez cette case si vous souhaitez voir les prix dans la section Budgets hors TVA.
Description : donnez un aperçu de l’événement et incluez les détails pertinents, tels que l’objectif de l’événement, le résultat escompté et toute considération de planification.
Case à cocher Modèle vierge : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas pré-remplir votre liste de contrôle d'événement ou démarrer à partir d'une liste de contrôle vierge. Par exemple, si vous planifiez un mariage, une liste de contrôle sera ajoutée avec toutes les tâches nécessaires requises, telles que « Réserver le lieu de la cérémonie ».
- Important ! À l'heure actuelle, nous ne disposons pas de la fonctionnalité nécessaire pour commencer à utiliser notre modèle. Mais vous pouvez réutiliser une liste de contrôle pour une autre activité, comme votre feuille d'appel. Il est également possible de commencer à utiliser un événement précédent (par exemple, celui de l'année dernière) et de vous appuyer sur celui-ci. Nous vous expliquerons plus en détail comment procéder plus loin dans ce guide.
Une fois toutes les informations ci-dessus saisies, vérifiez que les détails sont corrects, puis sélectionnez « Enregistrer ».
Vous serez ensuite redirigé vers un nouvel écran, où vous verrez le nom de votre événement en haut.
- Astuce ! Si vous souhaitez ajouter un nouvel événement, cliquez sur le nom de l'événement (à côté de la flèche vers le bas) et sélectionnez l'option permettant d'ajouter un nouvel événement. À partir de là, vous pouvez également naviguer entre vos autres événements. De plus, l'une des fonctionnalités d'eventplanner.net est que vous pouvez travailler sur plusieurs événements en même temps.
Et voilà ! Les outils sont maintenant prêts à être utilisés.
Pour un exercice rapide, accédez à « Listes de contrôle » dans le volet de gauche et vous verrez (si vous avez choisi de pré-remplir la liste de contrôle) plusieurs tâches prêtes à vous aider à organiser le type d'événement que vous avez sélectionné. À partir de là, vous pouvez commencer à établir votre budget, à réaliser un brief, à sélectionner une agence événementielle et bien plus encore.
Méthode n°2
Comme mentionné précédemment, il existe d'autres moyens de créer un nouvel événement. L'un des meilleurs moyens de le faire est de créer un événement basé sur un événement précédent que vous avez organisé. Cliquez simplement sur le nom de l'événement en haut (à côté de la flèche vers le bas), puis sélectionnez l'événement que vous souhaitez utiliser comme modèle pour votre nouvel événement. Après avoir effectué votre sélection, vous verrez l'écran familier où nous saisissons les détails de notre événement. Revoyez les instructions ci-dessus si vous avez besoin d'explications supplémentaires.
- Important! Le logiciel recalculera toutes les dates des tâches et des éléments de la feuille d'appel de l'événement en fonction de la nouvelle date que vous avez saisie. Par exemple, supposons que vous ayez une tâche sur votre liste de contrôle et que la date d'échéance de la tâche soit trois mois avant la date de début de l'événement, notre logiciel recalculera alors en fonction de la date du nouvel événement.
Il en va de même pour les éléments de la feuille d'appel. Par exemple, si vous avez une feuille d'appel et que la veille de l'événement vous avez décoré le lieu, votre nouvelle feuille d'appel en tiendra compte et modifiera la date en conséquence.
La seule différence lors de la création de cet événement, en termes d'options disponibles, réside dans les cases à cocher « Importer ces contacts ». Ici, vous pouvez décider si vous souhaitez inclure les mêmes coordonnées que les personnes avec lesquelles vous avez travaillé lors du dernier événement. Cochez toutes les cases des contacts que vous souhaitez inclure. Si vous omettez un contact, toutes les tâches et missions correspondantes vous seront attribuées, en tant qu'organisateur de l'événement. Vous pourrez toujours les réattribuer à quelqu'un d'autre à un stade ultérieur.
Allez-y et enregistrez le nouvel événement.
Dans l'en-tête de navigation (à côté de la flèche déroulante), vous verrez désormais votre événement d'origine et le nouvel événement que vous avez créé. N'oubliez pas que vous pouvez facilement basculer entre ces événements grâce à tous les outils disponibles dans la suite eventplanner.net. Si vous changez d'outil, le système se souviendra de ce sur quoi vous travailliez et vous ne perdrez rien de votre travail.
Méthode n°3
La dernière option pour créer un événement ne se fait pas à partir du logiciel d'événement lui-même, mais depuis n'importe quel endroit de notre plateforme. Par exemple, si vous êtes dans l'annuaire de notre site Web et que vous parcourez les lieux d'événements, et que vous envisagez d'organiser un événement à Anvers, saisissez simplement les détails dans la barre de recherche et cliquez sur « Rechercher ».
Après quelques instants, vous verrez une liste de résultats de recherche. Imaginez maintenant que vous avez trouvé l'endroit idéal. Après avoir cliqué sur la page, vous verrez tous les détails concernant ce lieu particulier.
Cliquez sur « Obtenir un devis » et vous serez redirigé vers une page où vous pourrez sélectionner un nouvel événement ou un événement en cours que vous planifiez. Une fois sélectionné, vous serez redirigé vers une autre page avec un formulaire Web (celui-ci sera prérempli si vous avez sélectionné un événement existant). Vérifiez que vous êtes satisfait des détails et cliquez sur « Envoyer ».
- Remarque : lorsque vous créez un événement de cette manière, vous disposez de moins d'options parmi lesquelles choisir. Tous les événements créés de cette manière seront créés avec des valeurs standard. Mais n'ayez crainte ! Vous pouvez toujours renseigner les informations requises en retournant dans le logiciel d'événements et en cliquant sur « Afficher les informations ». Vous verrez ici toutes les informations sur l'événement que vous avez saisies. Vous pouvez toujours cliquer sur « Modifier » et modifier les détails de l'événement.
Archivage des événements
Enfin, il existe également un bouton d'archivage des événements. Une fois que votre événement a eu lieu, ou s'il a été annulé, reporté ou n'est plus nécessaire, vous pouvez l'archiver sans le supprimer. Les événements archivés n'apparaissent plus aux endroits habituels, comme dans la liste déroulante lors du passage d'un événement à l'autre.
L'archivage des événements est très pratique si vous travaillez sur de nombreux événements ; votre liste déroulante deviendra vite trop grande si elle n'est pas élaguée.
Vous verrez ici un nouveau lien : « Événements archivés ». En cliquant dessus, vous serez redirigé vers les archives, où vous verrez tous les événements archivés. À partir de là, vous pouvez toujours accéder à vos événements historiques, les ouvrir et même les désarchiver.
Personnaliser votre expérience
Dernier point : vous pouvez personnaliser votre expérience en vous rendant dans l’écran des paramètres. Pour cela, cliquez sur votre nom dans le menu supérieur, puis allez dans l’onglet « Personnel ». Vous y retrouverez toutes vos préférences de communication et de notifications.
En ce qui concerne les préférences de notification, vous pouvez choisir entre trois manières de communiquer avec vous : les notifications push (via l'application eventplanner.net si vous l'avez installée), les e-mails et les notifications de site Web (celles-ci ne peuvent pas être désactivées).
De plus, vous pouvez modifier les types de notifications que vous souhaitez recevoir. Par exemple, nous pouvons envoyer des notifications lorsque vous recevez une tâche, lorsqu'un collègue vous attribue une tâche ou lorsque quelqu'un crée une entrée dans la feuille d'appel. Si vous souhaitez modifier l'une de ces préférences, cliquez sur « Modifier » et cochez les cases correspondantes.
- Important ! Quelle est la différence entre un e-mail et un e-mail consolidé ? Un e-mail est envoyé lorsque l'action se produit. Ainsi, s'il est 10 h 00 et que votre collègue vous attribue une tâche, vous recevez cet e-mail immédiatement. L'e-mail consolidé est envoyé une fois par jour, ce qui donne une répartition de toutes vos notifications tout au long de la journée.
Astuce ! Vous pouvez définir des rappels pour les tâches et modifier vos notifications. Par exemple, si une tâche vous est attribuée dans un projet donné et que vous souhaitez recevoir un rappel lorsque la tâche doit être effectuée, assurez-vous que ces rappels sont activés sur cet écran.
Et voilà, c'est tout pour savoir comment créer un événement.
Ensuite, nous allons découvrir tous les outils que nous proposons dans notre logiciel eventplanner.net. Alors, prenez un verre et on se retrouve dans la section suivante.
Moodboards
Dans cette section, nous allons découvrir les Moodboards. C'est une section assez courte, mais néanmoins importante. Les Moodboards vous aident à organiser des événements remarquables en rassemblant toutes vos inspirations dans un seul et même endroit pratique.
Tout d'abord, ouvrez le logiciel eventplanner.net (si vous ne l'avez pas déjà fait). Sur votre page principale, dans le volet de gauche, vous verrez « Moodboards ». Une fois que vous avez sélectionné cette option, si c'est la première fois que vous créez, vous verrez une section intitulée « Ajouter votre première épingle ». Cliquez sur « En savoir plus » et vous serez redirigé vers une page qui fournit des instructions détaillées sur la façon de procéder.
Votre mood board est comme un tableau d'idées créatives où vous rassemblez toutes vos inspirations pour vos événements à venir. Vous souhaiterez peut-être y inclure des lieux présélectionnés, des articles intéressants ou des entreprises événementielles.
Personnaliser votre mood board
Ajouter une épingle à votre mood board est facile. Il vous suffit d'aller sur la page commerciale de l'entreprise sur notre site et de cliquer sur « SUIVRE ». Une fenêtre contextuelle apparaîtra lorsque vous sélectionnerez l'événement auquel vous souhaitez épingler cette épingle, ou vous pourrez l'ajouter à un nouvel événement.
Il existe également un raccourci : la plupart de nos pages affichent une icône en forme de cœur (ou un lien « Enregistrer ») et, en cliquant dessus, vous enregistrerez des entreprises et des lieux dans votre mood board.
Vous pouvez ajouter plusieurs options au même tableau. Par exemple, si vous trouvez quelques traiteurs intéressants (vous aimez peut-être l'apparence d'un food truck ou vous avez trouvé un traiteur spécialisé dans la cuisine végétarienne), vous pouvez également les ajouter à votre mood board.
De plus, lorsque vous êtes dans la section « Actualités » du site Web eventplanner.net, au lieu d'un cœur, vous verrez le mot « Enregistrer ». Cela fonctionne exactement de la même manière que de cliquer sur un cœur et épinglera ce message particulier sur votre mood board.
Revenons maintenant au logiciel d'événements en cliquant sur le lien dans le panneau d'en-tête (en haut du site Web) et en allant dans « Moodboards ». Vous verrez ici tout le contenu que vous avez épinglé, comme celui que vous avez ajouté en cliquant sur « Enregistrer » ou un cœur. eventplanner.net regroupe les épingles en fonction de leurs catégories.
Dans une section, vous pouvez voir tous les traiteurs que vous avez enregistrés ; dans une autre, vous verrez tous vos lieux d'événements consolidés ; et une autre contient tous les messages que vous avez enregistrés.
Conseil de pro ! Tout ce qui vous inspire ne se trouve pas sur le site eventplanner.net. C'est pourquoi il existe également une fonctionnalité permettant d'ajouter des liens externes à votre mood board. Pour ce faire, accédez au bas du mood board et faites défiler la page jusqu'à atteindre une section intitulée « Liens ». Collez simplement l'URL de l'article que vous avez choisi et cliquez sur « Ajouter un lien » pour l'ajouter à votre mood board.
Pendant que vous travaillez sur votre mood board, il arrivera un moment où vous souhaiterez supprimer des éléments, ce qui est également possible. Passez simplement votre curseur sur l'article en question et sélectionnez l'icône de la corbeille. Lorsque vous cliquez, il vous sera demandé : « Êtes-vous sûr ? » Cliquez sur « OK » pour supprimer définitivement cet élément du mood board.
Avantages de l'utilisation des moodboards
Les moodboards sont incroyablement utiles. Ils sont parfaits lorsque vous travaillez seul sur un événement, mais ils sont particulièrement efficaces lorsque vous travaillez avec d'autres personnes.
Imaginez que vous et un collègue organisez un événement ensemble. Vous recherchez des lieux en ligne, sur la plateforme eventplanner.net et sur d'autres sites Internet. Vous et votre collègue pouvez rassembler toutes les idées sur un même tableau en même temps et les partager entre vous. Au cours de ce processus, vous apprendrez les uns des autres et, au final, vous trouverez les meilleurs lieux et fournisseurs possibles pour votre événement.
Grâce à ces outils, vous avez la possibilité de partager et de travailler de manière interfonctionnelle et de donner accès à plusieurs personnes. Nous en parlerons plus en détail dans la section « Contacts ».
Rassurez-vous, vous pouvez restreindre l'accès à certaines parties du logiciel eventplanner.net. Par exemple, si vous souhaitez partager l'accès au mood board mais restreindre l'accès à la checklist, vous pouvez donner un accès en lecture seule. De cette façon, vos collègues peuvent voir ce que vous faites mais ne peuvent pas le modifier.
N'oubliez pas ! À tout moment, vous avez le contrôle sur qui peut accéder à quoi.
Voilà, c'est tout pour les Moodboards. Ensuite, nous allons tout apprendre sur les listes de contrôle. N'hésitez pas à faire une petite pause et nous vous retrouverons de l'autre côté.
Listes de contrôle
Dans cette section, nous allons nous intéresser aux « Listes de contrôle ». Notre outil de gestion de projet est spécialement conçu pour les organisateurs d'événements et s'intègre parfaitement à nos autres outils et à la plateforme eventplanner.net.
Même les événements les plus simples génèrent des listes de tâches infinies. Grâce aux listes de contrôle, vous pouvez suivre chaque détail important, et les nôtres sont même pré-remplies avec des suggestions d'éléments adaptées à votre type d'événement. Ajoutez, attribuez et mettez à jour le statut des tâches par simple glisser-déposer.
Vous connaissez peut-être le terme « tableau Kanban ». Pour ceux qui ne le savent pas, un tableau Kanban est un tableau sur lequel vous placez des tâches. Il vous permet de représenter visuellement le travail à différentes étapes d'un projet à l'aide de cartes qui représentent des éléments de travail et de colonnes pour représenter chaque étape.
Dans vos listes de contrôle, vous verrez trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ».
Lorsque vous créez un événement et que vous ne sélectionnez pas l'option de départ, nous pré-remplissons votre événement avec toutes les tâches pertinentes pour le type d'événement que vous organisez. N'oubliez pas qu'il existe de nombreux types d'événements différents avec des tâches différentes. Par exemple, vous devez travailler sur votre budget, vous devez rédiger un briefing, vous devez décider si vous organiserez l'événement vous-même ou embaucherez une agence événementielle, mais il existe également des tâches plus spécifiques comme la recherche d'un lieu pour l'événement.
En reprenant l’exemple précédent, si nous avons choisi Anvers comme lieu de l’événement, si vous cliquez sur « Rechercher un lieu d’événement », le logiciel recherche automatiquement dans le répertoire tous les lieux possibles à Anvers.
Ajout de tâches
Vous pouvez également « Ajouter des tâches » dans la section « Liste de contrôle ». Vous devez d'abord saisir un titre de tâche, par exemple « Envoyer des invitations ». Vous devez ensuite saisir une description de la tâche. Définissez la priorité de l'événement (faible, moyenne, élevée). Définissez ensuite la progression en sélectionnant l'une des trois options du menu déroulant (à faire, en cours, terminé).
Vous pouvez également sélectionner une catégorie pour ce type de tâche, par exemple, marketing, budget ou divertissement. Ensuite, vous devrez définir une date d'échéance. Enfin, en bas à droite, il y a également un menu déroulant dans lequel vous pouvez attribuer la tâche à quelqu'un de votre équipe. Une fois terminé, cliquez sur « Ajouter une tâche ».
Astuce ! Une tâche est généralement ajoutée au bas de la page. Si vous souhaitez la déplacer plus haut, faites-la simplement glisser et déposez-la à l'emplacement souhaité dans la liste.
Suppression de tâches
Il est également possible (et très simple) de supprimer toutes les tâches de votre liste. Lors de la création de l'événement, vous nous avez peut-être demandé de pré-remplir votre événement, ou peut-être avez-vous oublié de cocher la case « Commencer à partir d'une page vierge ». Faites simplement défiler la liste jusqu'en bas et vous verrez « Supprimer toutes les tâches », qui ressemble à un lien hypertexte. Un avertissement apparaîtra à l'écran avant d'effectuer l'action.
Important ! Par mesure de sécurité, le lien disparaîtra dès que vous commencerez à travailler sur votre liste de contrôle. Cela vous évitera de supprimer accidentellement toutes vos tâches importantes.
Vous pouvez également supprimer manuellement des tâches spécifiques. Cliquez sur le titre de la tâche que vous souhaitez supprimer et cliquez sur « Modifier ». Une fenêtre apparaîtra. En bas à gauche se trouve un bouton « Supprimer ». Cliquez dessus pour vous en débarrasser.
Ainsi, même si vous commencez avec une liste préremplie, vous pouvez toujours ajouter, supprimer ou modifier différentes tâches comme bon vous semble, personnalisant ainsi votre expérience.
Une autre chose qui peut vous être utile est que si vous avez utilisé un modèle d'un événement précédent, vous trouverez ici toutes les tâches appropriées. Il vous suffira de faire glisser et de déposer toutes les tâches « Terminées » dans « À faire ».
Important ! Lorsqu'une tâche est en cours, vous devez mettre à jour son statut en la faisant glisser vers la colonne correspondante. Pour les tâches terminées, déplacez-les vers « Terminé ». Pour que l'événement soit réussi, vous devez déplacer toutes vos tâches de la colonne de gauche vers la colonne de droite.
Ajout et attribution d'un contact
Maintenant, ajoutons un contact. Nous y reviendrons plus en détail plus tard, mais nous allons l'aborder brièvement maintenant pour nous permettre de découvrir quelques fonctionnalités supplémentaires.
Accédez à « Contacts » dans le volet de gauche, puis cliquez sur « Ajouter un contact ».
Commencez à saisir le « Nom de l'entreprise » auquel appartient la personne ; un certain nombre de résultats apparaîtront. Sélectionnez l'entreprise, puis continuez à remplir les informations d'identification restantes. Dans cette fenêtre, vous pouvez accorder à un utilisateur (ou restreindre) certains accès, mais nous y reviendrons en détail plus tard. Pour l'instant, accordez à cet exemple de contact l'accès à la liste de contrôle.
Il existe quatre options :
Pas d'accès : l'utilisateur n'a aucune visibilité sur cet outil
Lire : l'utilisateur peut lire toutes les tâches mais ne peut rien modifier ni ajouter de commentaires
Commentaire : l'utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier
Gérer : l'utilisateur dispose d'un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches
Une fois que vous avez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à vous rejoindre pour travailler sur ce projet. Vous remarquerez que l'invitation apparaît comme étant en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain temps, ce bouton deviendra « Renvoyer l'invitation ».
Une fois que le destinataire accepte, si vous revenez à la liste de contrôle, vous pouvez désormais lui attribuer cette tâche.
Filtration
Un outil utile est le filtre, tout en haut. Si, par exemple, vous souhaitez voir les tâches attribuées à une personne spécifique, cliquez sur « Filtrer par personne » puis cochez la case de la personne concernée.
Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes et supprimer des filtres à tout moment pour que tout soit visible. C'est un outil idéal pour la gestion de projet et pour tenir tout le monde au courant de ce qui se passe ailleurs. C'est un outil puissant qui favorise la collaboration à toutes les étapes d'un projet.
Autres caractéristiques
Vous pouvez également commenter des tâches ou même ajouter des fichiers. Cliquez simplement sur le titre de la tâche que vous souhaitez modifier et ajoutez les détails dans la zone de commentaires.
L'ajout d'une pièce jointe est tout aussi simple. Il suffit de la glisser-déposer depuis votre dossier vers le champ de texte « Commentaires ». N'oubliez pas d'appuyer sur Envoyer (l'icône en forme d'avion en papier). Une fois le fichier chargé, il sera accessible à tous ceux qui ont une visibilité.
Remarque : lorsque vous téléchargez un fichier, vous remarquerez que le fichier est en cours de traitement. Cela est dû au fait que nous exécutons des analyses de virus sur chaque fichier, afin de protéger l'intégrité de notre système.
Lorsque les tâches comportent plusieurs étapes à réaliser, il peut être utile d'ajouter un commentaire pour les sous-tâches :
présélectionner cinq traiteurs
envoyer des e-mails
organiser un appel pour discuter des besoins
Vous pouvez modifier votre commentaire plus tard lorsque vous avez terminé une tâche.
Si vous souhaitez revenir en arrière, cliquez simplement sur la flèche gauche dans le coin supérieur gauche et vous reviendrez à la liste de contrôle sur le tableau Kanban.
Si vous sélectionnez « Lire » dans certaines catégories, une case à cocher « Uniquement les articles personnels » s'affichera. Il s'agit d'une fonctionnalité que nous avons créée pour la confidentialité et la législation européenne RGPD, mais elle est également utile pour une autre utilisation.
Supposons que vous travaillez avec un partenaire de restauration externe et que vous souhaitez lui donner accès à vos feuilles d'appel. Vous pouvez lui donner accès aux feuilles d'appel qui lui sont uniquement attribuées. Il ne verra pas les autres tâches, qui peuvent contenir des données sensibles.
Voilà, c'est tout pour les listes de contrôle. J'espère que ça n'a pas été trop éprouvant. Nous allons nous plonger tête baissée dans les feuilles d'appel dans la prochaine section. À bientôt !
Feuilles d'appel
Dans cette section, nous allons passer en revue les feuilles d'appel. Les feuilles d'appel sont un élément crucial dans l'organisation d'un événement, en particulier le jour de l'événement et les jours précédents. Avec les feuilles d'appel, vous pouvez facilement gérer tous les points d'action de votre grand événement en quelques clics, attribuer facilement la responsabilité et le partager avec toute l'équipe.
En bref, une feuille d’appel est un outil utile qui vous permet d’ajouter toutes les tâches à accomplir avant, pendant et après un événement.
Ajout d'une feuille d'appel
Avant de commencer, revenons au tableau de bord de notre logiciel d'événements. Dans le volet de gauche, sélectionnez « Feuilles d'appel ». Vous y verrez un exemple d'entrée pour vous montrer à quoi cela ressemblera après avoir saisi toutes les informations pertinentes.
Astuce ! Avant d'ajouter une feuille d'appel, assurez-vous de l'ajouter au bon événement. Si vous devez modifier cela, cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de l'événement en haut et sélectionnez l'option appropriée.
Pour commencer, vous pouvez soit (a) modifier l'exemple d'entrée, soit (b) cliquer sur « Ajouter une entrée ». Vous devrez ensuite saisir les détails suivants, dont certains sont explicites :
Dates de début et de fin
Heures de début et de fin
Quelle est la tâche
Où la tâche a lieu
Qui est impliqué dans la tâche
Notez toute autre information importante
Imaginons maintenant qu'un événement doit avoir lieu le 20 février, le 19 février, de 10h à 11h. Une fois les dates et les heures saisies, renseignez les informations requises dans « Quoi ? » ; par exemple, « Décorer le lieu ». Passez ensuite à « Où ? » et indiquez les détails du lieu de l'événement. Complétez la section « Qui ? » avec les informations relatives à la personne qui effectuera la tâche (il est possible d'affecter plusieurs personnes à une tâche). Vous pouvez également ajouter une note ; par exemple, « N'oubliez pas les lumières de la fête ».
Astuce ! Si vous commencez à saisir un nom qui n'est pas encore dans le système, une suggestion apparaîtra indiquant « Ajouter un contact ». En cliquant dessus, une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous permettra d'ajouter le personnel concerné à l'événement approprié.
Une fois toutes les informations ajoutées, cliquez sur « Ajouter une entrée » et vous verrez que la nouvelle entrée est ajoutée.
Pour supprimer l’entrée d’exemple, sélectionnez l’entrée, faites défiler vers le bas des informations et cliquez sur « Supprimer ».
Ajout d'une section
Si vous créez une grande feuille d'appel, il peut être utile de la diviser en sections. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter une section ». Ensuite, nommez simplement votre section en fonction de la manière dont vous souhaitez classer les tâches en suspens. Une façon de procéder consiste à créer une section avant, pendant et après un événement.
La prochaine fois que vous ajouterez une entrée, vous verrez une section intitulée « Ajouter à la section ». Cochez la case de la section à laquelle vous souhaitez ajouter l'entrée, puis cliquez sur « Ajouter une entrée ». La section à laquelle appartient une entrée peut être modifiée en cliquant simplement sur une entrée et en cochant la case correspondante.
Remarque : les sections et les entrées sont triées en fonction de leurs dates de début.
Autres caractéristiques
Il y a d’autres fonctionnalités qui méritent d’être mentionnées.
Comme pour les listes de contrôle, il est possible de filtrer les entrées par attributaire. Reportez-vous à la section Filtrage de ce guide pour plus de détails.
Il est également possible de définir des règles pour votre équipe afin qu'une personne ne puisse voir que ses propres entrées de feuille d'appel. Reportez-vous à la section Ajout et attribution d'un contact dans ce guide pour plus de détails.
Vous pouvez également imprimer la feuille d'appel pour la conserver à portée de main à tout moment. Cliquez simplement sur « Imprimer » et une version imprimée de votre feuille d'appel s'affichera. Cliquez sur « Ctrl+P » et votre feuille d'appel commencera à s'imprimer.
Important ! Si vous avez appliqué des filtres lors de l'impression, l'impression contiendra uniquement ce qui est visible selon le filtre que vous avez défini.
Tout comme tous les autres outils de notre suite eventplanner.net, vos feuilles d'appel sont accessibles dans l'application, ce qui signifie que vous pouvez les garder un œil sur elles lorsque vous êtes en déplacement.
Mais n'oubliez pas qu'il est toujours possible que vous n'ayez pas de connexion Internet lors de l'événement. C'est pourquoi nous vous recommandons toujours d'imprimer la feuille d'appel ou toute autre information dont vous avez besoin lors de l'événement. De cette façon, vous pouvez être sûr d'avoir toujours accès à votre feuille d'appel.
Prochain arrêt, les budgets !
Budgets
Dans cette section, nous allons apprendre à créer le budget de votre événement avec notre logiciel de planification d'événements. Les budgets permettent de suivre toutes les dépenses liées à votre événement et, si vous le souhaitez, également les revenus. Ils s'intègrent également parfaitement dans un plan financier solide. Ainsi, vous ne manquerez jamais la cible lorsqu'il s'agira de budgétiser votre événement.
Accédez à « Budgets » dans le volet de gauche. En haut, aligné à gauche, vous remarquerez que vous êtes dans le même événement que lors de votre dernière action dans le logiciel eventplanner.net. Si c'est votre première fois ici, le budget s'affichera actuellement vide.
Ajouter un budget
Tout d’abord, cliquez sur « Ajouter une ligne budgétaire ».
Ensuite, nous devons entrer une catégorie. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Inspiration
Agence événementielle
Restauration
Lieu
Divertissement
Décoration
Photo/vidéo
De location
Personnel
Sécurité
Transport
Invités
Logiciel
Budget
Commercialisation
Une fois la catégorie sélectionnée, insérez une description (celle que vous jugez la plus appropriée, de préférence quelque chose de distinctif et facile à identifier).
Vous avez ensuite la possibilité de sélectionner soit un coût (par exemple, l'impression de billets) soit un revenu (par exemple, la vente de billets).
Dans la section « Fournisseur », commencez simplement à saisir le nom et un certain nombre de résultats apparaîtront. Sélectionnez l'entreprise, puis remplissez les informations d'identification restantes. Si le fournisseur n'est pas sur la plateforme eventplanner.net, vous pouvez simplement y saisir ce que vous voulez.
Déterminez si le coût ou le revenu est un prix fixe ou un prix unitaire. Si vous devez modifier le nombre d'unités, cochez la case « Modifier manuellement le nombre d'unités ».
Important ! Le prix unitaire sera multiplié par le nombre de participants. N'oubliez pas que ce montant est déterminé lorsque vous créez un nouvel événement, sauf si vous le modifiez manuellement.
Si le nombre total de participants change, par exemple en raison d'annulations, il est préférable de le mettre à jour dans les paramètres de l'événement en sélectionnant « Afficher les informations » sur n'importe quelle page, puis en cliquant sur « Modifier ». Les modifications seront répercutées sur tous les autres outils du logiciel eventplanner.net, y compris vos calculs de budget (sauf si vous avez coché la case pour une saisie manuelle).
Lorsque tous les champs sont renseignés, sélectionnez « Ajouter une ligne budgétaire ».
Si vous ajoutez d'autres coûts sous la même catégorie, vous remarquerez qu'ils sont regroupés comme tels dans l'écran budgétaire principal. En haut, vous voyez le coût total de l'événement.
Différents scénarios
La prochaine chose que nous pouvons faire, et qui est vraiment utile si vous organisez des événements de plus grande envergure, est de créer différentes versions de votre budget. Vous souhaiterez peut-être avoir une visibilité sur un scénario optimiste et pessimiste de votre événement.
Pour ce faire, vous pouvez soit :
(a) créer une nouvelle version du budget à partir d'une feuille vierge
ou
(b) copier la version actuelle, la renommer et la modifier si nécessaire.
Cliquez simplement sur la flèche déroulante à côté du titre du budget et choisissez l'une des options. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
C'est également une bonne idée pour le contrôle des versions. Vous pouvez enregistrer périodiquement une copie du budget afin de toujours disposer d'une référence utile pour revenir sur l'historique du projet.
Calcul de la TVA
Une autre chose à garder à l’esprit est de savoir si vous souhaitez inclure ou exclure la TVA dans vos calculs.
Cliquez sur le bouton « Afficher les informations », puis sur « Modifier ». À mi-chemin de la page, vous verrez une case à cocher indiquant « Utiliser les prix hors TVA dans les budgets »
Par défaut, tous les prix incluent la TVA, ce qui signifie que l'outil utilise les prix bruts dans ses calculs. Mais supposons que vous souhaitiez travailler hors TVA, vous pouvez le faire en cochant cette case.
Important ! Vous pouvez modifier le budget d'un événement pour qu'il s'applique hors TVA. Mais n'oubliez pas qu'une fois que vous l'aurez fait, vous ne pourrez plus revenir en arrière. C'est une voie à sens unique. Si vous souhaitez créer un budget d'événement sans TVA, le mieux est de cocher cette case lors de la création de l'événement.
Lorsque vous cochez la case TVA, vous verrez désormais une autre colonne dans vos budgets indiquant « TVA ». À l'heure actuelle, le pourcentage de TVA est vide, car nous ne saisissons pas ces données lors de la création des budgets.
Si vous modifiez le statut de TVA du projet après avoir créé des lignes budgétaires, vous devez les modifier à nouveau et saisir manuellement le pourcentage, une par une. Cliquez simplement sur chaque ligne budgétaire que vous souhaitez modifier, saisissez le pourcentage correct, puis enregistrez.
Le résultat ? Vous pouvez maintenant constater que la TVA est calculée séparément. Les prix sont indiqués hors TVA, le montant de la TVA, puis le total TVA comprise.
N'oubliez pas que lorsque vous travaillez avec plusieurs versions du budget, les versions précédentes ne changent pas lorsqu'une version a été modifiée. Vous devrez répéter les étapes décrites ci-dessus pour chaque version de budget dont vous disposez. C'est pourquoi il est si important de bien faire les choses lors de la création de l'événement, afin d'éviter de dupliquer vos efforts.
N'oubliez pas que vous pouvez également partager votre budget avec vos pairs, ce qui vous permet de l'examiner et de collaborer ensemble.
Notre prochaine et dernière étape est « Contacts », où nous apprendrons tout ce qu'il y a à savoir sur les utilisateurs et les contacts de vos événements. À bientôt de l'autre côté !
Billets
Ce guide de formation vous montre comment utiliser la fonction Tickets dans eventplanner.net. Comme tous nos autres outils, vous trouverez Tickets dans le menu principal avec Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets et Contacts.
Avant de commencer à configurer les tickets, nous devons optimiser certains paramètres. Accédez à Tickets dans le menu du panneau de gauche. Sélectionnez ensuite l'événement approprié dans la flèche déroulante.
Informations sur l'organisateur
La première chose que vous devez configurer est les informations de l'organisateur. Cliquez sur « Configurer » et une fenêtre apparaîtra. Vous devez saisir :
Nom de l'organisateur
E-mail de contact (qui se remplit automatiquement)
Présentation de l'organisateur
Une image qui distingue cet événement (taille minimale 1024x1024px)
Une fois les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer ».
Informations sur l'événement
Ensuite, vous devez configurer les informations de votre événement. Cliquez sur « Configurer » dans la ligne Événement. Nous commençons par saisir quelques informations de base : le nom de l'événement. Vous l'avez déjà défini précédemment lors de la configuration de votre profil d'événement principal, mais vous pouvez le modifier ici si vous souhaitez afficher un nom différent à votre public.
Ensuite, entrez quelques détails dans le texte d'introduction de l'événement, comme ce qui se passera pendant l'événement, pourquoi c'est important et les résultats auxquels les participants peuvent s'attendre. Il s'agit simplement d'une introduction, donc deux à trois phrases suffiront. Nous rédigerons prochainement une description plus détaillée de l'événement.
Une fois l'introduction de l'événement terminée, saisissez la date et l'heure de début (et la date et l'heure de fin) pertinentes.
Important ! Assurez-vous de définir le bon fuseau horaire pour la destination de l'événement.
Vous avez le choix entre trois types d'emplacements : un événement physique, un événement en ligne ou les deux. Si vous choisissez un événement en ligne (ou les deux), vous devrez saisir une URL. Lorsque vous choisissez un événement physique, vous devez saisir l'adresse, y compris :
Nom du lieu
Numéro de maison
Rue
Ville
Code postal
Pays
Une fois les informations saisies, la carte trouve automatiquement l'adresse et place un marqueur à cet endroit. Vous pouvez le déplacer s'il n'est pas tout à fait correct.
Ensuite, nous devons télécharger quelques images : une image de couverture et une image d'aperçu. Veillez à utiliser des images haute résolution, car les clients verront des versions agrandies de celles-ci. Pour de meilleurs résultats, utilisez un fichier PNG avec une résolution minimale de :
Image de couverture : 2564x804px
Image d'aperçu : 540x360px
Ensuite, nous devons saisir des informations plus détaillées sur l'événement. Si votre événement comprend de la musique live, par exemple, vous pouvez donner un aperçu des artistes, du genre musical et des détails particuliers du spectacle, tels que les restrictions d'âge et les informations d'accessibilité.
Pour les billets payants, il est particulièrement important d'inclure votre politique de remboursement dans le champ suivant. Pour être conforme à la législation RGPD de l'UE, vous devez également inclure une URL vers votre page de confidentialité afin que les clients et les participants sachent quelle est votre politique de confidentialité. Si vous traitez ou stockez des données client, vous devez obtenir le consentement des clients. Sélectionnez « Oui » ou « Non ».
Vous pouvez également ajouter des tags à votre événement, par exemple « événement professionnel ». Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur « Enregistrer ».
Sections
Ensuite, nous devons nous rendre dans Sections et cliquer sur « Configurer ». Cette section particulière n'est pas obligatoire car de nombreux événements n'ont pas de sections (qui sont essentiellement différents types de billets, tels qu'un créneau horaire particulier ou des zones désignées). Ici, vous verrez trois options parmi lesquelles choisir :
Zone
Plage horaire
Zone et plage horaire
Si vous avez un événement pour lequel vous avez des billets pour les clients réguliers et les clients VIP, vous pouvez définir ces zones ici. Si vous avez plusieurs scènes, vous pouvez également les définir ici.
Une section peut également être un créneau horaire. Par exemple, si vous avez un événement qui se déroule sur plusieurs jours, vous pouvez attribuer aux utilisateurs l'accès à un ticket pour un seul jour ou proposer un ticket combiné. Vous pouvez même faire des combinaisons entre un créneau horaire et une zone, et vous pouvez ajouter autant de sections que vous le souhaitez.
Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer » et passez à l'étape suivante, qui est la billetterie.
billetterie
Il y a quelques paramètres de base que nous devons définir ici. Vous avez trois choix à votre disposition à ce stade. Nous pouvons organiser des événements RSVP lorsque vous avez une liste d'invités, envoyer les invitations et demander aux destinataires de répondre s'ils prévoient d'assister à votre événement.
Nous proposons également des billets gratuits et, dans un avenir proche, nous proposerons également des billets payants via notre plateforme. Une fois que vous avez sélectionné le type d'événement approprié, vous devez décider si vous souhaitez :
Générer un code QR numérisable pour chaque ticket, ou
Envoyer automatiquement une confirmation de réservation lorsque quelqu'un s'inscrit.
Il est possible que vous ne souhaitiez pas effectuer cette opération pour certains événements, par exemple si vous souhaitez vérifier les participants inscrits avant de leur délivrer un billet. Vous pouvez ensuite définir une date et une heure de fin d'inscription, par exemple dix jours avant l'événement à midi.
Ensuite, vous pouvez choisir si le nombre d'invités est limité. Cochez la case « Aucune limite » si vous souhaitez saisir manuellement un nombre spécifique.
Vous devez ensuite préciser les informations que vous souhaitez obtenir de l'acheteur du billet. Avez-vous besoin de son adresse et de son numéro de téléphone ? Quant aux participants, précisez si vous avez besoin de leurs noms et adresses e-mail.
Important ! Il peut y avoir une différence entre un acheteur et les participants. Par exemple, un client peut acheter trois billets : un pour lui-même et deux pour ses amis.
Vous pouvez demander le consentement par courrier électronique des utilisateurs si vous souhaitez qu'ils autorisent leur envoi ultérieur d'e-mails marketing.
N'oubliez pas ! Avec la billetterie, vous traitez beaucoup de données. Dans ce cas, eventplanner.net fait office de plateforme, mais il s'agit de vos données et vous êtes responsable de leur gestion.
eventplanner.net est certifié ISO 27001 et répond aux normes les plus strictes en matière de protection des données. De plus, nous sommes approuvés par le RGPD. Mais puisque vous traitez ces données, vous devez vous assurer que vous avez le consentement pour le faire.
À ce stade, vous pouvez ajouter des questions sur mesure :
Questions à choix multiples/réponse unique – lorsque vous souhaitez que l’acheteur du billet spécifie une réponse parmi les choix proposés.
Questions à choix multiples/réponses multiples – lorsque l’acheteur du billet peut sélectionner plusieurs réponses parmi les choix proposés.
Texte – lorsque vous souhaitez donner à l’acheteur du billet la possibilité de fournir un commentaire sans restriction.
Voici un exemple de question à choix multiples/réponses multiples : « Avez-vous des besoins alimentaires particuliers ? » Les options suivantes sont généralement proposées : Non, Végétarien, Sans lactose, Sans gluten, Halal, Kasher et allergies spécifiques. Un client peut être végétarien et avoir une allergie aux noix.
Il est maintenant temps de créer les tickets réels. Si vous avez créé des zones spécifiques précédemment, vous devrez créer des tickets pour chacune d'entre elles en sélectionnant « Créer un nouveau ticket ». Vous devez ensuite spécifier :
Nom du billet
Date de fin personnalisée, par exemple, billets à tarif réduit
Quantité (la quantité totale disponible)
Nombre maximum de billets par commande
Description (informations plus détaillées sur votre événement).
Cela sera particulièrement utile lorsque vous définirez des prix différents lorsque la fonctionnalité sera disponible. En attendant, jouez avec les paramètres.
Une fois que vous avez entré tous les détails pertinents, cliquez sur « Enregistrer ».
Authentification à deux facteurs
La prochaine étape consiste à configurer l'authentification à deux facteurs. La gestion des données client implique une grande responsabilité, en particulier lorsque vous organisez de grands événements avec des milliers, voire des dizaines de milliers de participants.
La configuration est simple et rapide ! Vous devrez télécharger une application d'authentification telle que :
Authentificateur Google ( iOS ou Android )
Authentificateur Microsoft
Authentificateur
Au fait, ils sont totalement gratuits, alors n'hésitez pas à les télécharger et à vous les faire une idée avant de vous engager sur votre favori.
Une fois votre application téléchargée, scannez simplement le code QR. Vous devrez saisir ce code dans eventplanner ainsi que votre mot de passe.
Ensuite, vous devrez saisir votre numéro de téléphone mobile pour configurer la vérification par SMS et cliquer sur « Envoyer le code ». Il s'agit d'une deuxième couche de sécurité au cas où vous ne pourriez pas accéder à l'application. Un code sera envoyé sur votre téléphone que vous devrez saisir dans le champ prévu à cet effet.
Cliquez sur « Vérifier » pour activer votre authentification à deux facteurs.
Si vous accordez également à d'autres utilisateurs l'accès à la billetterie, vous devrez leur appliquer l'authentification à deux facteurs dans votre compte.
Publier votre événement
Ensuite, nous passons à la publication de l'événement. Sélectionnez « Actif ». Veuillez noter que vous ne pourrez pas modifier certains paramètres après la publication de votre événement (comme changer le type de RSVP en Tickets).
Dans la section suivante (Paramètres de partage), vous pouvez choisir parmi :
Événement public - accessible à tous
Événement privé - toute personne disposant d'un lien sécurisé spécifique peut y accéder
Événement privé - seules les personnes disposant du mot de passe peuvent y accéder
La sélection de l'option 2 ou 3 générera un lien pour votre événement. Si vous suivez ce lien, vous serez redirigé vers une page de paiement où vous verrez les types de billets que vous avez créés. Si vous suivez le processus en tant que client, vous verrez que les règles prédéterminées sont en place, telles que le nombre maximum de billets par client, les informations client requises et toutes les questions supplémentaires que vous posez.
L'utilisateur peut décider s'il souhaite ou non créer un compte eventplanner.net. C'est à lui de décider. Après avoir cliqué sur « Acheter des billets », il sera redirigé vers une page de confirmation de commande.
Gérer vos billets
Si nous revenons à notre page Billets, vous verrez une liste d'invités mise à jour. Dans la colonne de droite, vous verrez quelques actions, indiquées par des points de suspension (...). En cliquant dessus, vous découvrirez quelques options :
Afficher et modifier les détails des invités
Renvoyer la confirmation
Télécharger le billet
Vous pouvez modifier le nom, par exemple, si un utilisateur a saisi une adresse e-mail ou un nom erroné. Vous pouvez sélectionner « Renvoyer la confirmation » si, par exemple, l'utilisateur n'a pas reçu d'e-mail de confirmation.
Important ! Il est conseillé de demander à l'utilisateur de vérifier son dossier de courrier indésirable. Il arrive parfois qu'un client de messagerie trop zélé empêche nos e-mails d'atteindre les clients. Si le problème persiste, vous pouvez télécharger manuellement le ticket vous-même et l'envoyer comme n'importe quel e-mail normal.
Vous pouvez facilement imprimer des billets ou simplement les enregistrer sur votre téléphone. Notre application pratique de planification d'événements est dotée d'un scanner de billets intégré. L'application est disponible gratuitement dans les magasins d'applications Android et iPhone. Si vous cliquez en bas du scanner de billets, vous pouvez sélectionner votre événement.
La numérisation des billets est très simple. Avec votre appareil photo, il vous suffit de scanner le billet et vous pouvez le scanner avec plusieurs appareils en même temps. Si vous organisez un événement de grande envergure, assurez-vous de créer plusieurs utilisateurs à l'avance et de leur donner accès à la billetterie.
L'écran devient vert lorsque l'analyse est réussie.
L'écran devient jaune si un ticket a été scanné deux fois.
L'écran devient rouge s'il s'agit d'un ticket invalide.
En règle générale, vous avez besoin d'un accès Internet pour traiter tous les billets scannés et les synchroniser avec notre serveur. Mais l'application est intelligente dans le sens où elle passe en mode hors ligne si la connexion est interrompue pendant votre événement. Vous pouvez toujours scanner des billets en mode hors ligne. Lorsque votre accès Internet revient en ligne, tout se synchronise automatiquement.
Important ! En mode hors ligne, si vous avez deux visiteurs qui entrent avec le même billet à des points de contrôle différents à l'entrée de votre événement, les deux pourraient entrer avec le même billet pendant que l'internet est en panne.
Il est plus important que vous puissiez continuer à scanner les billets plutôt que de faire attendre vos invités que la connexion Internet soit rétablie.
L'application indiquera quand elle est en mode hors ligne et vous pourrez choisir d'utiliser ou non le mode hors ligne.
Et c'est ainsi, en un mot, que fonctionnent les billets gratuits (et comment fonctionneront les billets payants lorsque nous lancerons cette fonctionnalité).
RSVP
Avant de conclure, nous allons rapidement expliquer comment fonctionnent les RSVP. Revenez à la page Tickets en sélectionnant cette option dans le volet de gauche. Vous devrez configurer un nouvel événement, car vous ne pouvez pas modifier le type d'événement une fois qu'un ticket d'événement a été publié.
Disons, par exemple, que nous organisons un mariage, un événement pour lequel vous utilisez généralement une liste RSVP.
Vous remplissez les étapes suivantes comme décrit ci-dessus pour compléter les sections, Informations sur l'organisateur, Événement et Sections.
Ensuite, dans la section Billetterie, nous devons maintenant définir cette option sur RSVP et sélectionner « Non » sous « Utiliser les billets ». Les paramètres suivants sont complétés exactement de la même manière que décrit ci-dessus. Vous devez remplir :
envoi automatique d'invitations
fin des inscriptions
nombre maximum d'invités
tous les participants
demander le consentement par courrier électronique
questions supplémentaires
Si vous n'avez pas encore configuré l'authentification à deux facteurs, revenez à la section de cet article intitulée « Authentification à deux facteurs ».
Dans Publier, définissez l'événement comme actif. Contrairement à la billetterie gratuite, il n'y a pas de lien à partager avec les participants. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ». Ensuite, vous devez cliquer sur « Ajouter des invités ». À titre de test, ajoutez-vous en tant qu'invité en indiquant votre nom et votre adresse e-mail, et attribuez-vous trois billets. Cliquez ensuite sur « Ajouter un invité » et répétez cette opération pour tous vos invités.
Lorsque vous revenez à l'aperçu de la liste des invités, vous voyez immédiatement que trois tickets sont attribués à votre nom mais que vous n'avez pas encore répondu (voir Statut).
Après avoir complété votre liste d'invités, vous pouvez cliquer sur « Envoyer les invitations ». Vous avez le choix d'envoyer les invitations à :
Quiconque n'a pas reçu l'invitation
Tous ceux qui n'ont pas répondu à l'invitation
Vos invités recevront un e-mail contenant un lien vers la page RSVP. Ils devront ensuite choisir s'ils participent ou refusent votre invitation. Ils pourront ensuite saisir les informations relatives aux détenteurs de billets pour tous ceux qui les accompagnent.
Les informations sur le détenteur principal du billet sont déjà pré-remplies, mais si plusieurs billets lui ont été attribués, il peut ajouter les informations sur les personnes qui le rejoignent. Une fois les informations renseignées, vos invités n'ont plus qu'à cocher toutes les cases correspondantes :
Je suis d'accord avec la politique de confidentialité de eventplanner.net
J'accepte les Conditions d'utilisation, les Conditions de vente et déclare avoir pris connaissance de la Politique de confidentialité
Je souhaite donner mon consentement à l'organisateur de cet événement pour m'envoyer des mises à jour et des promotions sur cet événement et d'autres événements
Je souhaite créer un compte eventplanner.net pour commander des billets plus rapidement et organiser moi-même des événements.
Une fois toutes les cases cochées, cliquez sur « Confirmer » - et c'est tout ! L'événement est confirmé.
Si vous revenez à votre liste d'invités, vous verrez qu'elle a été mise à jour avec les billets confirmés. Vous pouvez cliquer sur les noms des principaux détenteurs de billets pour découvrir qui a confirmé sa présence dans son groupe. Si nécessaire, vous pouvez modifier les données et renvoyer la confirmation de l'événement, comme vous le feriez avec des billets normaux.
Comme mentionné précédemment, la billetterie payante arrive bientôt. Alors restez à l'écoute et merci de votre lecture !
Contacts
Dans cette dernière section du guide de formation eventplanner.net, nous allons examiner les contacts pour vos événements. Ici, vous pouvez donner à d'autres l'accès à votre événement et choisir le niveau d'accès à donner aux membres de l'équipe : lecture seule, commentaires, accès complet ou aucun accès.
En partant du tableau de bord d’eventplanner.net, dans le volet de gauche, nous cliquons sur « Contacts » pour entrer dans la liste des personnes qui ont accès à votre événement.
Nous avons déjà abordé ce sujet brièvement dans la section « Listes de contrôle », mais rafraîchissons-nous la mémoire et recommençons. Cette fois, nous aborderons le sujet plus en détail.
Supposons que vous souhaitez donner accès à une personne travaillant pour vous. Cliquez sur « Ajouter un contact » et commencez à saisir le « Nom de l'entreprise » à laquelle appartient la personne. Plusieurs résultats s'affichent. Sélectionnez l'entreprise, puis remplissez les informations d'identification restantes.
Vous pouvez définir le niveau d'accès individuellement pour tous les outils concernés. N'oubliez pas qu'il existe quatre options :
Pas d'accès : l'utilisateur n'a aucune visibilité sur cet outil
Lire : l'utilisateur peut lire toutes les tâches mais ne peut rien modifier ni ajouter de commentaires
Commentaire : l'utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier
Gérer : l'utilisateur dispose d'un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches
Remarque : les commentaires ne sont disponibles que pour les listes de contrôle.
Une fois que vous avez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à vous rejoindre pour travailler sur ce projet. S'il possède déjà un compte eventplanner.net, il peut simplement accepter l'invitation et se connecter avec ses identifiants existants et commencer à travailler avec vous.
S'ils ne sont pas encore utilisateurs d'eventplanner.net, une fois l'invitation reçue, ils devront créer un compte gratuit, ce qui ne prend que quelques minutes. Une fois cela fait, ils auront un accès immédiat à votre projet et vous pourrez commencer à travailler ensemble.
Vous remarquerez que l'invitation apparaît comme en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain temps, ce bouton devient « Renvoyer l'invitation ».
Si la personne est nouvelle sur la plateforme eventplanner.net, veuillez partager ce guide de formation avec elle pour lui donner une longueur d’avance et l’aider à tirer le meilleur parti du logiciel.
N'oubliez pas qu'il est possible de modifier les droits d'accès, voire de supprimer un utilisateur, à tout moment. Il suffit de cliquer sur le nom de la personne et d'effectuer les modifications nécessaires. Cependant, la suppression n'est possible que lorsqu'aucun élément de ligne n'est attribué à la personne. Avant de supprimer la personne, vous devez donc réattribuer ces éléments à d'autres personnes de votre équipe.
C'est tout pour l'instant !
Nous espérons que vous avez trouvé les informations ci-dessus utiles. Au cours des prochains mois, nous ajouterons de nombreuses nouvelles fonctionnalités, alors restez à l'affût de mises à jour intéressantes. Vous pouvez le faire en vous inscrivant à notre newsletter. Chaque fois qu'une mise à jour importante sera disponible, nous ne manquerons pas de mettre à jour ce guide afin que vous puissiez bénéficier des dernières formations sur la façon de tirer le meilleur parti du système.
Et enfin, n'oubliez pas de compléter le quiz après avoir terminé cette formation. Si vous réussissez le quiz, vous obtiendrez une certification officielle eventplanner.net, que vous pourrez ajouter à votre CV ou à votre profil LinkedIn – pour montrer au monde que vous maîtrisez le logiciel événementiel le plus populaire du marché !
Merci d'avoir pris le temps de lire ce guide de formation. Si vous avez des commentaires à nous faire sur la manière dont nous pouvons améliorer notre logiciel, n'hésitez pas à nous contacter via le widget de chat situé dans le coin inférieur droit de toutes les pages Web du logiciel eventplanner.net.
Alors, merci encore de votre lecture et bonne chance pour l’organisation de vos événements !
Meilleurs vœux,
équipe eventplanner.net.
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