Dans cette section, nous aborderons les feuilles d'appel. Les feuilles d'appel sont essentielles à l'organisation d'un événement, en particulier le jour de l'événement et les jours précédents. Avec les feuilles d'appel, vous pouvez facilement gérer tous les points d'action de votre grand événement en quelques clics, attribuer facilement la responsabilité et le partager avec toute l'équipe.

En bref, une feuille d’appel est un outil utile pour ajouter toutes les tâches qui doivent être effectuées avant, pendant et après un événement.

Commencez avec votre feuille d'appel

Avant de commencer, revenons au tableau de bord de notre logiciel d'événements. Dans le volet de gauche, sélectionnez « Feuilles d'appel ». Vous y verrez un exemple d'entrée qui montre à quoi cela ressemblera après avoir saisi toutes les informations pertinentes.

• Conseil pratique ! Avant d'ajouter une feuille d'appel, assurez-vous de l'ajouter au bon événement. Si vous devez modifier cela, cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de l'événement en haut et sélectionnez l'option appropriée.

Pour commencer, vous pouvez soit (a) modifier l'exemple d'entrée, soit (b) cliquer sur « Ajouter une entrée ». Vous devrez ensuite saisir les informations suivantes, dont certaines sont explicites :

• Dates de début et de fin
• Heures de début et de fin
• Quelle est la tâche
• Où la tâche a lieu
• Qui est impliqué dans la tâche
• Notez toute autre information importante

Imaginons maintenant qu'un événement doit avoir lieu le 20 février, le 19 février, de 10h à 11h. Une fois les dates et les heures saisies, renseignez les informations requises dans « Quoi ? » ; par exemple, « Décorer le lieu ». Passez ensuite à « Où ? » et indiquez les détails du lieu de l'événement. Complétez la section « Qui ? » avec des informations sur la personne qui effectuera la tâche (il est possible d'affecter plusieurs personnes à une tâche). Vous pouvez également ajouter une note, par exemple, « N'oubliez pas les lumières de la fête ».

• Astuce ! Si vous commencez à saisir un nom qui n'est pas encore dans le système, une suggestion apparaîtra indiquant « Ajouter un contact ». En cliquant dessus, une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous permettra d'ajouter le personnel concerné à l'événement approprié.

Une fois toutes les informations ajoutées, cliquez sur « Ajouter une entrée » pour voir si la nouvelle entrée a été ajoutée.

Pour supprimer l'entrée d'exemple, sélectionnez l'entrée, faites défiler vers le bas des informations et cliquez sur « Supprimer ».

Ajout d'une section

Si vous créez une grande feuille d'appel, il peut être utile de la diviser en sections. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter une section ». Ensuite, nommez simplement votre section en fonction de la manière dont vous catégorisez les tâches en suspens. Une façon de procéder consiste à créer une section avant, pendant et après un événement.

La prochaine fois que vous ajouterez une entrée, vous verrez une section intitulée « Ajouter à la section ». Cochez la case de la section à laquelle vous souhaitez ajouter l'entrée, puis cliquez sur « Ajouter une entrée ». Vous pouvez modifier la section à laquelle appartient une entrée en cliquant dessus et en cochant la case correspondante.

• Remarque : les sections et les entrées sont triées en fonction de leurs dates de début.

Autres caractéristiques

D’autres fonctionnalités méritent d’être mentionnées.

• Comme pour les listes de contrôle, il est possible de filtrer les entrées en fonction du responsable. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Filtrage de ce guide.
• Il est également possible de définir des règles pour votre équipe afin que chaque personne ne puisse voir que ses propres entrées de feuille d'appel. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Ajout et attribution d'un contact dans ce guide.
• Vous pouvez également imprimer la feuille d'appel pour la conserver à portée de main. Cliquez simplement sur « Imprimer » et une version imprimée de votre feuille d'appel s'affichera. Cliquez sur « Ctrl+P » et votre feuille d'appel commencera à s'imprimer.

• Important ! Si des filtres sont appliqués lors de l'impression, l'impression contiendra uniquement ce qui est visible selon le filtre que vous avez défini.

Comme tous les autres outils de notre suite eventplanner.net, vos feuilles d'appel sont accessibles dans l'application, ce qui signifie que vous pouvez les surveiller lorsque vous êtes en déplacement.

Mais n'oubliez pas qu'il est toujours possible que vous n'ayez pas de connexion Internet lors de l'événement. C'est pourquoi nous vous recommandons toujours d'imprimer la feuille d'appel ou toute autre information dont vous avez besoin lors de l'événement. De cette façon, vous pouvez être sûr d'avoir toujours accès à votre feuille d'appel.

Prochain arrêt, les budgets !