Comment organiser un événement dans le logiciel événementiel eventplanner.net

Quel meilleur endroit pour commencer notre cours que de créer un nouvel événement avec notre logiciel eventplanner.net ? Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous sur la page d'accueil du logiciel événementiel. Cliquez ensuite sur « Logiciel événementiel » en haut à droite de la barre de navigation.

Méthode n°1

Lorsque vous êtes dans le logiciel eventplanner.net, sur le côté gauche de l'écran, vous trouverez le menu, où vous verrez tous les outils dont nous disposons : Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets et Contacts.

Il existe plusieurs façons de créer un événement, mais pour plus de simplicité, nous commencerons par la plus simple.

Cliquez sur « Ajouter un nouvel événement » et saisissez les détails suivants :

• Nom de l'événement
• Date
• Type d'événement
• Nombre de personnes
• Région
• Budget
• Devise
• Case à cocher TVA
• Description
• Case à cocher de modèle vierge

Nom de l'événement : choisissez un nom spécifique qui vous permettra de le distinguer des autres événements que vous créez. Vous verrez tous vos événements sur votre tableau de bord principal sous forme de liste. En leur donnant un nom spécifique, vous pourrez accéder plus facilement au bon événement.

Date : il s'agit de la date à laquelle votre événement a lieu.

Type d'événement : plusieurs options sont disponibles : événement d'entreprise, fête du personnel, lancement de produit, réunion, conférence, team building, concert, mariage, fête privée, etc. Choisissez celle qui vous convient le mieux.

Nombre de personnes : le nombre de personnes présentes. Cela devient important plus tard lorsque nous commencerons à établir nos budgets. Si vous travaillez avec des prix basés sur des unités, le nombre de personnes affectera le coût global. Par exemple, si le prix d'un traiteur est de 20 $ par personne, votre budget sera calculé en conséquence.

Région : saisissez la ville où l'événement doit avoir lieu. S'il s'agit d'un événement virtuel, indiquez simplement l'adresse enregistrée de l'entreprise, l'adresse du bureau ou l'organisateur de l'événement. Il est important de bien saisir ces informations, car notre logiciel eventplanner.net vous aidera à trouver le lieu idéal pour votre événement.

Budget : le montant que vous souhaitez allouer à la portée globale de cet événement particulier.

Devise : sélectionnez la valeur appropriée dans la liste déroulante. Il s'agit des devises actuellement disponibles au choix, et nous en ajouterons de nouvelles à l'avenir.

Case à cocher TVA : cochez cette case si vous souhaitez voir les prix dans la section Budgets hors TVA.

Description : donnez un aperçu de l’événement et incluez les détails pertinents, tels que l’objectif de l’événement, le résultat escompté et toute considération de planification.

Case à cocher Modèle vierge : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas pré-remplir votre liste de contrôle d'événement ou démarrer à partir d'une liste de contrôle vierge. Par exemple, si vous planifiez un mariage, une liste de contrôle sera ajoutée avec toutes les tâches nécessaires requises, telles que « Réserver le lieu de la cérémonie ».

• Important ! Actuellement, nous ne disposons pas de la fonctionnalité permettant de créer vos propres modèles. Mais vous pouvez réutiliser une liste de contrôle d'un autre événement, de même pour les feuilles d'appel, ... Il est possible de configurer un événement basé sur un événement précédent. Nous vous expliquerons plus en détail comment procéder plus tard dans ce guide (méthode 2).

Une fois toutes les informations ci-dessus saisies, vérifiez que les détails sont corrects, puis sélectionnez « Enregistrer ».

Vous serez ensuite redirigé vers un nouvel écran, où vous verrez le nom de votre événement en haut.

• Astuce ! Si vous souhaitez ajouter un nouvel événement, cliquez sur le nom de l'événement (à côté de la flèche vers le bas) et sélectionnez l'option permettant d'ajouter un nouvel événement. À partir de là, vous pouvez également naviguer entre vos autres événements. Avec eventplanner.net, vous pouvez travailler sur plusieurs événements simultanément et basculer entre eux.

Et voilà ! Les outils sont maintenant prêts à être utilisés.

Pour un exercice rapide, accédez à « Listes de contrôle » dans le volet de gauche et vous verrez (si vous avez choisi de pré-remplir la liste de contrôle) plusieurs tâches prêtes à vous aider à organiser le type d'événement que vous avez sélectionné. À partir de là, vous pouvez commencer à établir votre budget, à réaliser un brief, à sélectionner une agence événementielle et bien plus encore.

Méthode n°2

Comme mentionné précédemment, il existe d'autres moyens de créer un nouvel événement. L'un des meilleurs moyens de le faire est de créer un événement basé sur un événement précédent que vous avez organisé. Cliquez simplement sur le nom de l'événement en haut (à côté de la flèche vers le bas), puis sélectionnez l'événement que vous souhaitez utiliser comme modèle pour votre nouvel événement. Après avoir effectué votre sélection, vous verrez l'écran familier où nous saisissons les détails de notre événement. Revoyez les instructions ci-dessus si vous avez besoin d'explications supplémentaires.

• Important! Le logiciel recalculera toutes les dates des tâches et des éléments de la feuille d'appel de l'événement en fonction de la nouvelle date que vous avez saisie. Par exemple, supposons que vous ayez une tâche sur votre liste de contrôle et que la date d'échéance de la tâche soit trois mois avant la date de début de l'événement, notre logiciel recalculera alors en fonction de la date du nouvel événement.

Il en va de même pour les éléments de la feuille d'appel. Par exemple, si vous avez une feuille d'appel et que la veille de l'événement vous avez décoré le lieu, votre nouvelle feuille d'appel en tiendra compte et modifiera la date en conséquence.

La seule différence lors de la création de cet événement, en termes d'options disponibles, réside dans les cases à cocher « Importer ces contacts ». Ici, vous pouvez décider si vous souhaitez inclure les mêmes coordonnées que les personnes avec lesquelles vous avez travaillé lors du dernier événement. Cochez toutes les cases des contacts que vous souhaitez inclure. Si vous omettez un contact, toutes les tâches et missions correspondantes vous seront attribuées, en tant qu'organisateur de l'événement. Vous pourrez toujours les réattribuer à quelqu'un d'autre à un stade ultérieur.

Allez-y et enregistrez le nouvel événement.

Dans l'en-tête de navigation (à côté de la flèche déroulante), vous verrez désormais votre événement d'origine et le nouvel événement que vous avez créé. N'oubliez pas que vous pouvez facilement basculer entre ces événements grâce à tous les outils disponibles dans la suite eventplanner.net. Si vous changez d'outil, le système se souviendra de ce sur quoi vous travailliez et vous ne perdrez rien de votre travail.

Méthode n°3

La dernière option pour créer un événement ne se fait pas à partir du logiciel d'événement lui-même, mais depuis n'importe quel endroit de notre plateforme. Par exemple, si vous êtes dans l'annuaire de notre site Web et que vous parcourez les lieux d'événements, et que vous envisagez d'organiser un événement à Anvers, saisissez simplement les détails dans la barre de recherche et cliquez sur « Rechercher ».

Après quelques instants, vous verrez une liste de résultats de recherche. Imaginez maintenant que vous avez trouvé l'endroit idéal. Après avoir cliqué sur la page, vous verrez tous les détails concernant ce lieu particulier.

Cliquez sur « Obtenir un devis » et vous serez redirigé vers une page où vous pourrez sélectionner un nouvel événement ou un événement en cours que vous planifiez. Une fois sélectionné, vous serez redirigé vers une autre page avec un formulaire Web (celui-ci sera prérempli si vous avez sélectionné un événement existant). Vérifiez que vous êtes satisfait des détails et cliquez sur « Envoyer ».

• Remarque : lorsque vous créez un nouvel événement de cette manière, vous disposez de moins d'options parmi lesquelles choisir. Tous les événements créés de cette manière seront créés avec des valeurs standard. Mais n'ayez crainte ! Vous pouvez toujours renseigner les informations requises en retournant dans le logiciel d'événements et en cliquant sur « Afficher les informations ». Vous verrez ici toutes les informations sur l'événement que vous avez saisi. Vous pouvez toujours cliquer sur « Modifier » et modifier les détails de l'événement.

Archivage des événements

Enfin, il existe également un bouton d'archivage des événements. Une fois que votre événement a eu lieu, ou s'il a été annulé, reporté ou n'est plus nécessaire, vous pouvez l'archiver sans le supprimer. Les événements archivés n'apparaissent plus aux endroits habituels, comme dans la liste déroulante lors du passage d'un événement à l'autre.

L'archivage des événements est très pratique si vous travaillez sur de nombreux événements ; votre liste déroulante deviendra vite trop grande si elle n'est pas élaguée.

Vous verrez ici un nouveau lien : « Événements archivés ». En cliquant dessus, vous serez redirigé vers les archives, où vous verrez tous les événements archivés. À partir de là, vous pouvez toujours accéder à vos événements historiques, les ouvrir et même les désarchiver.

Personnaliser votre expérience

Dernier point : vous pouvez personnaliser votre expérience en vous rendant dans l’écran des paramètres. Pour cela, cliquez sur votre nom dans le menu supérieur, puis allez dans l’onglet « Personnel ». Vous y retrouverez toutes vos préférences de communication et de notifications.

En ce qui concerne les préférences de notification, vous pouvez choisir entre trois manières de communiquer avec vous : les notifications push (via l'application eventplanner.net si vous l'avez installée), les e-mails et les notifications de site Web (celles-ci ne peuvent pas être désactivées).

De plus, vous pouvez modifier les types de notifications que vous souhaitez recevoir. Par exemple, nous pouvons envoyer des notifications lorsque vous recevez une tâche, lorsqu'un collègue vous attribue une tâche ou lorsque quelqu'un crée une entrée dans la feuille d'appel. Si vous souhaitez modifier l'une de ces préférences, cliquez sur « Modifier » et cochez les cases correspondantes.

• Important ! Quelle est la différence entre un e-mail et un e-mail consolidé ? Un e-mail est envoyé lorsque l'action se produit. Ainsi, s'il est 10 h 00 et que votre collègue vous attribue une tâche, vous recevez cet e-mail immédiatement. L'e-mail consolidé est envoyé une fois par jour, ce qui donne une répartition de toutes vos notifications tout au long de la journée.

Astuce ! Vous pouvez définir des rappels pour les tâches et modifier vos notifications. Par exemple, si une tâche vous est attribuée dans un projet donné et que vous souhaitez recevoir un rappel lorsque la tâche doit être effectuée, assurez-vous que ces rappels sont activés sur cet écran.

Et voilà, c'est tout pour savoir comment créer un événement.

Ensuite, nous allons découvrir tous les outils que nous proposons dans notre logiciel eventplanner.net. Alors, prenez un verre et on se retrouve dans la section suivante.

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