Eventpartners - Bezoekersregistratie

Votre foire d’art est le point culminant de l’année. Ensuite, vous souhaitez que vos invités vivent cette exclusivité du début à la fin. Vous souhaitez les plonger dans une expérience VIP dont ils parleront pendant des heures. C'est pourquoi nous avons répertorié 10 façons étonnamment simples d'y parvenir.

Un sentiment VIP à travers vos invitations et billets

Bien entendu, l’expérience VIP commence bien avant le début de votre foire d’art. Le sentiment particulier que vous souhaitez donner à vos invités commence dès l’invitation. Il existe plusieurs façons de faire en sorte que vos invités se sentent spéciaux grâce à l'invitation ou aux billets :

1. Différenciez-vous lorsque vous invitez des personnes

Par exemple, envoyez une invitation qui vous permet de venir à un moment précis. Peut-être pour un avant-goût ou pour un toast officiel à un salon réussi. Ou offrez à vos invités un accès au salon pendant plusieurs jours avec un billet VIP.

2. Travailler avec un système de préparation

Votre invité n'a pas besoin d'imprimer ses billets à l'avance ni de préparer son téléphone pour scanner un code QR. Il lui suffit de venir au salon et tout sera prêt au comptoir. Il est important que tout soit correct pour que vos invités ne viennent pas pour rien. Bien sûr, cela enlève immédiatement tout sentiment VIP.

3. Une couleur or donne immédiatement un sentiment VIP

Par conséquent, donnez à la carte ou au portefeuille électronique une couleur dorée pour les invités spéciaux. Cela montre qu'ils sont en haut de votre liste de priorités.

4. Utilisez des billets imprimés

Bien sûr, nous faisons de plus en plus de choses en ligne. Mais comme c'est beau un billet imprimé avec un beau design sur du papier solide. Transformez-le en une œuvre d'art précieuse. Ensuite, vous donnez vraiment à vos invités quelque chose à garder.

Attention particulière à l'entrée et à l'inscription

Vous n'avez qu'une seule chance de faire une première impression. Cela signifie que l'accueil de vos invités à la foire d'art doit être immédiatement bon. Sinon, vous êtes mené 1-0. Quelques points à considérer pour bien organiser cela :

5. Assurer une réception fluide

Vos hôtesses savent ce qu'implique un traitement VIP et il n'y a pas de temps d'attente au comptoir.

6. Un bureau spécial en cas de problème

Bien sûr, quelque chose peut toujours mal tourner. Par exemple, quelqu'un ne figure pas sur votre liste d'invités. Ou vous n'êtes pas au bon endroit. Vous pouvez facilement résoudre ce problème en faisant appel à une attention personnelle à un comptoir spécial. Cela donne immédiatement un sentiment personnel.

Encore plus de conseils pour un sentiment VIP auprès de vos invités

Bien sûr, vous pouvez faire d’autres choses pour vos invités :

7. Choisissez un bon nom pour votre événement

Le label ou le nom de votre événement peut également contribuer à créer une sensation particulière. Prenez, par exemple, « Les jeunes collectionneurs » ou « Tous les professionnels de l'art ». En tant qu'invité, vous aimeriez en faire partie.

8. Prévoir un espace VIP sur place même

Vous aimez donner à vos invités VIP un sentiment d'exclusivité. Assurez-vous donc d’avoir une salle dans laquelle vous ne pouvez accéder qu’avec un laissez-passer spécial. Un accueil avec une jolie bulle et des snacks exclusifs le complète complètement.

9. Organiser un transport spécial jusqu'au salon

Vos invités viennent en avion ou en train ? Assurez-vous ensuite de les récupérer et de les amener à la porte du parc des expositions. De cette façon, ils ne manqueront de rien et pourront profiter pleinement de la foire.

10. Choisissez une décoration de haute qualité pour la foire

Un sentiment VIP dépend d'une bonne décoration de la foire. Choisissez donc de belles matières et ne lésinez pas sur les vêtements de salon et la restauration. De cette façon, votre foire d’art respire l’exclusivité.

Le logiciel événementiel d'Eventpartners garantit un salon sans faille

Notre logiciel événementiel fiable est toujours adapté à votre salon ou événement. Vous gardez une vue d'ensemble et tout est organisé en détail comme vous le souhaitez. Parce qu’un processus fluide est la chose la plus importante pour un sentiment VIP. Et chez Eventpartners, nous le savons mieux que quiconque. Nous organisons tout dans les moindres détails depuis des années. Vous pouvez ainsi vous concentrer sans souci sur vos invités.

En savoir plus ?

Nous avons rendu votre curiosité et vous voulez savoir ce que vous pouvez faire d'autre ?

Alors téléchargez notre article : Inscription aux événements dans les foires d'art.

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Les conférences constituent une excellente plate-forme pour partager les derniers développements et réalisations dans un domaine ou un secteur. Mais si votre conférence est organisée chaque année, il peut être tout un défi de rendre chaque édition au moins aussi intéressante et attractive pour les participants que l'édition précédente. Comment éviter que votre conférence ne semble routinière et manque d'innovation, sans devoir immédiatement investir d'énormes sommes supplémentaires ? Nous vous présentons un certain nombre de façons simples mais impressionnantes d'améliorer votre conférence, afin que cette édition reste longtemps dans la mémoire des participants.

1. Utiliser des outils pour promouvoir le réseautage

Pour accélérer la mise en réseau pendant votre conférence et garantir que tout le monde puisse se retrouver facilement, un logiciel avancé d'inscription à la conférence avec la possibilité d'imprimer des badges sur place, par exemple, constitue un avantage. Introduisez également des éléments de jeu dans les moments de réseautage, comme une chasse au trésor numérique ou un quiz qui guide les participants tout au long de l'événement. Cela encourage la participation active et rend le réseautage amusant et interactif.

2. Créer un système de récompense pour la participation

Développer un système de récompense pour promouvoir la participation et l’interaction. Par exemple, créez une « monnaie de conférence » unique que les gens peuvent gagner en participant à des sessions, puis dépenser en contenu exclusif (après), en ateliers ou en opportunités de réseautage. Cela encourage la participation. Vous pouvez également y associer des éléments de compétition. Par exemple, le participant qui aura gagné le plus de pièces lors de la conférence recevra un prix.

3. Pensez au bien-être de vos participants

Courir toute la journée en se serrant la main lors d’une conférence peut être une affaire intense. Tenez-en compte et offrez à vos participants une zone de bien-être, avec des activités telles que des séances de pleine conscience, de courtes méditations pour rafraîchir les participants et des collations et boissons saines pour se revitaliser. Prévoyez également des pauses suffisantes et suffisamment de temps entre les différentes parties du programme de la conférence. L'introduction de jeux et de réalité virtuelle peut également augmenter considérablement le plaisir de la conférence pour les participants. Tous ces types d’extras montrent que l’organisation de la conférence est attentive au bien-être des participants.

4. Rendre également les séances plénières aussi interactives que possible

Évitez les situations dans lesquelles les orateurs se contentent de rester debout et de diffuser sur scène pendant que le public s'endort secrètement en raison d'un manque d'engagement. Proposez plutôt des sondages et des commentaires en direct à l'aide de la technologie mobile pour recueillir les opinions et les préférences des participants présents dans la salle en temps réel. Cela rend la conférence plus interactive et donc passionnante. De plus, les données que vous collectez à partir du cas vous donnent des informations précieuses que vous pouvez ensuite traiter dans des articles et des documents.

5. Offrez de la flexibilité avec l’assistance en ligne

Utilisez un logiciel d'inscription à la conférence qui permet aux participants de créer leur propre agenda et de l'ajuster le jour même. Cela augmente la pertinence personnelle du programme et améliore la satisfaction des participants. L'utilisation d'une application de conférence spécifique liée peut rendre l'expérience encore plus conviviale. Avec l’aide de tout ce type de technologie, vous optimisez les flux de participants et offrez une expérience la plus personnelle possible à chacun. En analysant le comportement et les préférences des participants, vous pouvez également mieux adapter les événements futurs aux besoins de chacun.

6. Améliorez ce sac de cadeaux

Consultez les exposants et les sponsors de votre conférence pour savoir comment créer un sac de cadeaux digne et vraiment significatif. Soyez créatif avec ce que vous ajoutez au sac et pensez au-delà d’un stylo et d’un cahier. La meilleure chose que vous puissiez obtenir avec un cadeau est que les participants l'utiliseront fréquemment dans la vie quotidienne, de sorte qu'ils se souviendront de votre conférence toute l'année et y seront certainement de nouveau l'année prochaine.

7. Faites du développement durable votre priorité

Allez plus loin que les initiatives de développement durable conventionnelles telles que l'élimination du plastique à usage unique. Essayez par exemple de faire de votre conférence un événement zéro déchet, ou de compenser généreusement l'empreinte carbone de la conférence. La communication à ce sujet renforce la valeur sociale du titre de votre conférence.

En appliquant les conseils inattendus mais logiques ci-dessus, vous porterez votre conférence au plus haut niveau. Non seulement vous augmenterez la satisfaction et l’engagement des participants, mais vous créerez également une expérience unique et mémorable qui restera gravée dans leur mémoire longtemps après l’événement. Le succès d'une conférence ne se mesure pas seulement par le contenu, mais aussi par la manière dont vous engagez et inspirez les participants.

Les exposants ont déjà de quoi s'inquiéter à l'approche de la foire d'art. Heureusement, Eventpartners est là pour les soulager de la corvée d'inviter leurs clients et relations, ce qui est un défi en soi. Cinq façons de procéder pour le KunstRAI.

1. Un environnement protégé

Chaque exposant a eu accès à son propre environnement en ligne, sécurisé par une authentification à 2 facteurs. Cela leur a permis de gérer les données de leurs propres relations et d'inviter leurs invités à des jours et à des moments précis.

2. Un système d'invitation sur mesure

Le système d'invitation a été adapté à l'avance aux souhaits des exposants, afin que l'invitation de leurs invités puisse être simple et rapide.

3. Informations en temps réel

Dans leur propre environnement personnel, les exposants ont pu voir comment leurs RSVP progressaient. Si vous le souhaitez, un rappel pourrait être envoyé.

4. Invitations imprimées

Préférez-vous envoyer une invitation imprimée ? Aucun problème. Le code QR nécessaire à l'entrée a été imprimé sur le plan par Eventpartners.

5. Bureau d'inscription avec système de récupération

Les visiteurs qui n’avaient pas leur billet en main pouvaient s’inscrire au salon auprès de notre bureau d’inscription.

La vie privée : un sujet qui devient de plus en plus important. Quiconque entre en contact avec les données d'autrui doit se conformer à toutes sortes de lois et réglementations. En tant qu'organisateur de salon, vous devez également gérer de nombreuses données personnelles. Par exemple, des exposants et de leurs relations. Mais aussi des sponsors et autres visiteurs du salon. La prudence est donc de mise et cela s'avère parfois assez difficile. Parce que vous ne voulez pas commettre d’erreurs en matière de données privées. Mais quelles sont les règles concrètes que vous devez respecter ? Et comment offrez-vous une protection suffisante à vos exposants et à vos relations ?

La protection des données personnelles est un droit fondamental de chacun

La loi Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur en Europe depuis 2018. Aux Pays-Bas, nous avons intégré cette loi européenne dans le règlement général sur la protection des données (RGPD). L'Autorité néerlandaise de protection des données (AP) veille à ce que toutes ces règles soient respectées.

En tant qu'organisateur d'une foire d'art, vous traitez également des données personnelles

Il s'agit souvent non seulement des données des exposants, mais aussi des sponsors, des visiteurs, des constructeurs de stands et de la presse. Un groupe qui nécessite une attention particulière est celui des clients et des relations de vos exposants. Pour les exposants, leurs clients sont leur raison d'être. Ils ne transmettent généralement pas ces données. Il est donc important d’en tenir compte et de trouver une solution.

À quoi devez-vous penser en tant qu’organisateur d’une foire d’art ?

La prudence est donc de mise. Mais comment faire cela correctement ? Un certain nombre de sujets à prendre en compte :

- Minimisation des données

Demandez uniquement les données que vous utilisez réellement. Ainsi, par exemple, aucune information d'adresse si vous travaillez avec des billets en ligne.

- Transparence

Assurez-vous de pouvoir indiquer clairement à l'avance pourquoi vous avez besoin de ces données et ce que vous faites avec les données demandées. Et qui peut le voir.

-Droit à l'oubli

Si quelqu'un souhaite que vous supprimiez ses données, vous devez accéder à cette demande et supprimer les données de votre dossier.

Voulez-vous savoir si, en tant qu'organisateur, vous respectez toutes les règles en matière de confidentialité ?

Nous comprenons que c’est parfois toute une quête. Mais vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Il existe de nombreuses lignes d'assistance téléphonique. Par exemple, jetez un œil au site Web de l’autorité néerlandaise de protection des données (AP). Vous y trouverez l' aide à la réglementation RGPD. Cela vous permet de vérifier si vous respectez la réglementation en vigueur. Ou que vous devez agir.

Le logiciel événementiel d'Eventpartners offre un contrôle et une vue d'ensemble

Chez Eventpartners, nous savons ce qui est important lors de l’organisation d’une foire d’art. Également en matière de confidentialité et de sécurisation des données personnelles. La fiabilité est en tête de notre liste de priorités et grâce à nos années d'expérience, nous savons comment y parvenir au mieux. Un petit aperçu:

- Chaque exposant bénéficie de son propre environnement sécurisé avec authentification à 2 facteurs pour inviter ses relations. En tant qu'organisateur, vous concluez un accord de traitement avec vos exposants à ce sujet. Cela signifie que vous pouvez offrir à vos exposants la certitude que personne d’autre ne verra ces données.

- Nous travaillons uniquement avec des hébergeurs qui répondent aux certifications ISO requises et écrivons nos logiciels conformément aux principes de confidentialité par défaut et de confidentialité dès la conception. C'est pourquoi nous prenons déjà des mesures de protection de la vie privée lors du développement de nos logiciels. Et les paramètres par défaut sont définis pour être aussi respectueux de la confidentialité que possible. Cela crée le système le plus sûr possible et le logiciel est étanche au maximum.

- Nous vous conseillons en tant qu'organisateur tout au long du processus. Ensemble, nous examinerons les données dont vous avez réellement besoin. Comment pouvons-nous collecter ces données et à quoi pouvez-vous les utiliser ?

Un système efficace d’enregistrement et de suivi des visiteurs est essentiel pour les organisateurs de conférences. Ces systèmes jouent un rôle crucial non seulement dans la gestion et la logistique de l'événement, mais également pour garantir la sécurité, la confidentialité et une expérience fluide et personnalisée pour chaque participant. Mais comment organiser cela intelligemment ? Tout ce que tu as besoin de savoir.

Inscription à la conférence et traitement des données personnelles

En tant qu'organisateur de conférences, vous collectez diverses données personnelles lors de l'inscription des visiteurs de la conférence. Du nom et des coordonnées aux exigences alimentaires et préférences pour certaines sessions. Il est important que vous collectiez et traitiez ces données de manière ordonnée. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur en Europe. Cette législation garantit que les données personnelles sont stockées en toute sécurité et utilisées uniquement à des fins spécifiques avec le consentement du participant. En tant qu'organisateur de conférence, vous devez prendre en compte un certain nombre de sujets en fonction du RGPD :

- N'enregistrez que ce qui est nécessaire

Ne demandez que les données dont vous avez réellement besoin et que vous utilisez. Par exemple, n'enregistrez pas les coordonnées si vous travaillez avec des billets en ligne.

- Soyez transparent sur ce que vous enregistrez

Assurez-vous de pouvoir indiquer clairement à l'avance pourquoi vous avez besoin des données, comment et dans quel but vous utilisez les données et qui est autorisé à consulter les données. Les participants doivent donc être bien informés avant de saisir leurs coordonnées. Vous devez également offrir à vos visiteurs la possibilité de refuser l'autorisation de traiter ces données.

- Supprimer les données sur demande

Si une personne a saisi ses coordonnées lors de son inscription et souhaite par la suite que vous supprimiez ses coordonnées, vous devez accéder à cette demande et supprimer les données de votre dossier. Cela concerne le droit à l’oubli.

Enregistrement des visiteurs et sécurité

La sécurité passe avant tout à chaque conférence. Un système d'inscription et de surveillance fiable aide les organisations de conférence à identifier les participants et à orchestrer les flux de visiteurs avant et pendant la conférence, ce qui est important pour éviter les foules indésirables et gérer les situations d'urgence si elles surviennent.

Surveiller les visiteurs (flux) pendant la conférence

Les systèmes modernes d’inscription aux événements offrent souvent des options étendues de surveillance et d’analyse. En suivant quelles sessions sont les plus populaires et comment les participants se déplacent au cours de l'événement, les organisateurs peuvent obtenir des informations précieuses grâce à la numérisation des badges. Par exemple, quels stands sont fréquemment visités et lesquels ne le sont pas ? Ces données peuvent être utilisées pour améliorer l'expérience lors d'événements futurs, par exemple en optimisant l'agencement des salles ou en adaptant le programme aux intérêts des participants.

Enregistrement des visiteurs et attribution des points d'accréditation

Pour de nombreuses conférences professionnelles, l’attribution de points d’accréditation constitue un pilier important. Les participants tels que les médecins spécialistes et les avocats peuvent utiliser ces points pour démontrer qu'ils continuent à se développer dans leur domaine. Un système avancé d’enregistrement et de surveillance peut automatiser le processus d’attribution de ces points. Et comme il est possible de contrôler le jour même de la conférence à quelles sessions les participants ont participé et pendant combien de temps, un système étanche est créé pour l'attribution des points d'accréditation.

Choisissez un système avancé d’inscription aux événements

Un système avancé d’enregistrement et de suivi des visiteurs est indispensable à l’organisation réussie d’une conférence. Cela garantit non seulement une expérience simplifiée tant pour les organisateurs que pour les participants, mais contribue également à la sécurité, respecte la vie privée et soutient le développement professionnel des participants. En choisissant soigneusement un système répondant à ces critères, vous posez les bases d’un événement réussi et mémorable.

Le logiciel événementiel d'Eventpartners offre un contrôle et une vue d'ensemble

Eventpartners a des années d'expérience dans l'enregistrement des visiteurs lors de conférences et sait ce qui est important pour l'organisation de conférences. Pour nous, efficacité, fiabilité et confidentialité vont de pair. C’est pourquoi les organisations de conférences choisissent notre service d’inscription et de suivi d’événements :

- Nous fournissons un environnement sécurisé pour inviter des personnes. L'organisateur principal conclut à cet effet un accord de traitement avec les autres parties invitantes.

- Nous travaillons uniquement avec des hébergeurs qui répondent aux certifications ISO requises et écrivons nos logiciels selon les principes de confidentialité par défaut et de confidentialité dès la conception. C'est pourquoi nous prenons déjà des mesures de protection de la vie privée lors du développement de nos logiciels. Et les paramètres par défaut sont définis pour être aussi respectueux de la confidentialité que possible. Cela crée le système le plus sûr possible et le logiciel est étanche au maximum.

- Nous proposons des fonctionnalités avancées pendant la conférence, comme un photomaton pour l'impression des badges sur place et un système de file d'attente numérique pour les visites de stand, afin que les visiteurs n'aient pas à faire physiquement la queue.

- Nous vous conseillons en tant qu'organisateur tout au long du processus. Ensemble, nous examinerons les données dont vous avez réellement besoin. Comment pouvons-nous collecter ces données et à quoi pouvez-vous les utiliser ?