Chez Astro Rent, nous travaillons avec des plans d'aménagement pour chaque événement. Où seront situés les points d'accès ? Comment passeront les câbles ? Où seront installés les tentes et les scènes ? Nous recevons généralement ces plans au format PDF, PowerPoint ou, pour être honnête, sous forme de photo d'un croquis sur papier.
Nous avons récemment découvert VenueMap, un outil web gratuit qui permet de dessiner un plan d'étage directement sur la carte satellite de votre emplacement. Saisissez l'adresse, chargez la carte et placez les éléments à l'échelle, avec les dimensions.
Pourquoi cela intéresse les organisateurs d'événements
La plupart des organisateurs avec lesquels nous discutons utilisent des outils non adaptés à l'organisation d'événements : Excel pour la gestion des lieux, PowerPoint pour les supports visuels, ou encore des logiciels spécialisés qui coûtent des centaines d'euros et offrent bien plus de fonctionnalités que nécessaire.
VenueMap se situe entre les deux. Assez simple pour élaborer votre premier plan en cinq minutes. Mais vous pouvez également l'utiliser pour soumettre une demande d'autorisation.
Ce qui nous a frappés : on travaille directement sur la carte, et non sur une page blanche. Cela facilite grandement la communication avec la municipalité et les services d’urgence. Le partage se fait par un lien ; aucun compte n’est nécessaire pour consulter un plan. Une version PDF est également disponible pour ceux qui préfèrent le format papier.
La liste d'attente est ouverte.
VenueMap a récemment ouvert une liste d'attente. Nous nous sommes inscrits, curieux de voir comment cela fonctionnera concrètement pour notre planification quotidienne. Si le service tient ses promesses, il nous épargnera de nombreux échanges de courriels concernant les plans de salle.
Pour les organisateurs qui utilisent régulièrement des plans de salle : l’essai est gratuit. Plus d’informations sur https://www.venuemap.eu
