Amsterdam Conference Centre Beurs van Berlage

C'était une sensation étrange, il y a environ un an et demi. Ce que personne n'aurait cru possible s'est produit : le monde des événements et des conférences s'est arrêté d'un seul coup. Soudain, la Beurs van Berlage, comme ses collègues lieux événementiels, a été confrontée à un agenda vide. « Nous étions encore assez occupés au début », dit le . « Surtout avec des événements émouvants. Il y a beaucoup à considérer : il faut rassurer les organisateurs, créer de la place dans l'agenda déjà bien rempli, voir si la forme actuelle de l'événement conviendra encore dans un an par exemple, et en concertation avec les hôtels sur les chambres déjà réservé pour plusieurs jours. conférences.

Regarder ce qui est possible : redémarrer avec de petits événements

Les Beurs ont vite compris que rester immobile et attendre la fin de la pandémie n'était pas une solution. Il était nécessaire d'écouter attentivement les souhaits du marché afin de développer de nouveaux produits et services appropriés. Nous avons regardé ce qui était encore possible, malgré toutes les limites et les incertitudes. Cela a entraîné un redémarrage avec des événements à petite échelle, tels que des concerts et des cérémonies de remise des diplômes. Des salles ont également été mises à disposition pour les assemblées d'actionnaires et les candidats aux examens, et la Bourse a même été aménagée comme lieu de vote pour les élections nationales. « C'était un excellent moyen d'aider d'autres secteurs qui manquaient d'espace. C'était aussi bien pour notre peuple, car ne rien faire et rester immobile n'est pas dans notre ADN. »

Prochaine étape : entrer à nouveau virtuellement en Bourse

Mais les Beurs ont fait encore plus, répondant par exemple à la demande croissante d'événements hybrides et virtuels. En collaboration avec les partenaires Faber Audiovisuals, Univate et Plugged Live Shows, une plate-forme a rapidement été développée qui a permis aux organisateurs d'étendre leur événement physique avec une expérience virtuelle, voire de le rendre complètement numérique.

Avec la 'Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform', vous entrez dans les Beurs numériques en tant que participant. Le portier vous accueille personnellement, après quoi vous entrez dans le hall d'exposition. Là, vous pouvez entendre le buzz des autres participants en arrière-plan, comme lors d'une conférence en direct. Van Kessel est très enthousiaste à ce sujet, car de cette manière, il est encore possible de ressentir l'ambiance du bâtiment monumental et l'hospitalité personnelle. « Lors d'une conférence en ligne, vous obtenez souvent un lien. Lorsque vous cliquez dessus, vous vous retrouvez généralement dans un environnement de type Zoom. Mais le Beurs est précisément un endroit que vous choisissez en raison de sa riche histoire et de son apparence. Avec la plateforme, vous vous imaginez, bien que numérique, dans la Beurs van Berlage. Le carrousel de la plate-forme permet aux visiteurs de communiquer avec les autres participants à la conférence et même de poser des questions aux conférenciers en direct.

Afin d'amener les événements hybrides et virtuels à un niveau mature, la Beurs a réalisé un tout nouveau studio événementiel à la pointe de la technologie : Studio Berlage. Le Studio Berlage n'est pas seulement un écran vert dans lequel une enceinte est projetée à plat dans un autre décor, mais une véritable scène dans l'une des salles historiques de la Beurs. Nous travaillons avec une base LED entourée d'un monde virtuel, ce qui permet une interaction vivante à distance entre le public, les présentateurs et/ou plusieurs conférenciers.

De plus, la salle d'administration a été convertie en un studio plus petit, le Studio 1903, qui est entièrement équipé pour décharger les organisateurs de petits webinaires, séminaires et autres événements virtuels à petite échelle.

Reste en ligne en raison de la grande valeur ajoutée

La Beurs van Berlage part du principe que les événements hybrides resteront, car le volet en ligne est d'une grande valeur ajoutée. Un avantage important est que les organisateurs peuvent désormais augmenter leur portée. « Normalement, la Beurs van Berlage peut accueillir un maximum de 1 300 participants à la conférence. En ajoutant un volet en ligne, vous pouvez augmenter le nombre de participants, à l'infini. Mais vous pouvez également attirer un groupe cible complètement différent, car en ligne fonctionne également comme une sorte de modèle à la demande. Les personnes qui ne s'intéressent qu'à une certaine partie du congrès ne regardent que cet élément. La visualisation à distance est également intéressante pour les personnes qui ne veulent pas, ne peuvent pas ou ne sont pas autorisées à voyager. Vous pouvez également choisir de revoir les sessions plus tard. Avec les ajouts en ligne, vous obtenez plus de retour sur votre événement. Grâce au caractère partageable d'un enregistrement par exemple, vous pouvez choisir de le proposer à nouveau ultérieurement. Vous pouvez le faire via un canal numérique, par exemple via un abonnement, mais aussi lors d'un autre événement.

Les événements en direct reviennent au complet

Mais aussi précieuses que soient toutes les options en ligne, Van Kessel croit toujours au pouvoir des événements en direct. « Une conversation spontanée au sol est différente de la communication via un écran. Bien sûr, cela donne aussi un sentiment différent de visiter un événement dans un hotspot international de charme ; un bâtiment avec de la grandeur, l'endroit idéal au cœur chaleureux d'Amsterdam où des choses spéciales se produisent.

Elle est donc convaincue que les événements live reviendront dans toute leur splendeur. Selon elle, cela s'accompagne de nouveaux défis lorsqu'il y a aussi un volet en ligne. Par exemple, les personnes qui regardent à travers un écran sont souvent facilement distraites, ce qui rend plus difficile le maintien de leur attention. L'inverse : justement lorsqu'il est facile d'assister à un événement depuis le salon, cela demande un effort supplémentaire pour inciter les gens à venir sur place.

« Si vous voulez réussir avec un événement hybride, vous devez vraiment offrir deux programmes distincts. Ces programmes devront être plus distinctifs qu'auparavant. Les conférences en direct concernent le programme de toute la journée, notamment un bon déjeuner, des toilettes propres, une signalisation claire et un personnel accueillant. La partie en ligne concerne beaucoup plus des choses comme la puissance des orateurs, les sujets des sessions et le contenu.

Réussir votre événement ensemble

La Beurs van Berlage aime réfléchir avec les organisateurs de conférences et autres événements, à la meilleure façon de captiver leurs participants en direct et en ligne. « Nous avons toutes les facilités en interne pour organiser et mettre en place une conférence inoubliable complètement de A à Z, à la fois en direct, hybride et complètement virtuelle. Nos employés sont très expérimentés et, avec nos partenaires, peuvent alléger beaucoup de travail à un organisateur. Pensez à la phase préliminaire, à l'inscription, à l'organisation des hôtels pendant l'événement, à l'événement lui-même avec tous les accompagnements, mais aussi au suivi. Nous avons tout en interne pour faire de chaque événement un grand succès.

Les événements récents ont en tout cas fait resurgir beaucoup de créativité à la Beurs van Berlage. L'organisation s'est avérée résiliente et capable de réagir rapidement au changement. « Nous n'avons pas abandonné. La crise nous a appris qu'il faut toujours avoir un plan B. En conséquence, un événement peut toujours continuer, même si quelque chose d'inattendu se produit. Ainsi, nous pouvons toujours faire quelque chose pour nos clients. Ensemble, nous en faisons un succès et nous veillons à ce que nous réalisions ce dont il s'agit à la fin : que les visiteurs vivent une expérience inoubliable », conclut Evelien van Kessel.